Gestionnaire économat Recherche, Mécénat - Paris, France - Groupe Hospitalo-Universitaire APHP. Université Paris-Saclay

Groupe Hospitalo-Universitaire APHP. Université Paris-Saclay

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

DU POSTE:
**Hôpital Bicêtre AP-HP**

Métier : Gestionnaire économat recherche, mécénat

Grade : Adjoint administratif ou fonctionnaire hospitalier ou contractuel

Poste à pourvoir : 02/05/2024

Modalités de recrutement : Titulaire, Contractuel

Schéma horaire : JOUR

Horaires de travail : 07h30 par jour

Repos : week-end et jours fériés

Quotité de travail : 100%

PRÉSENTATION DU SERVICE:
La direction recherche est localisée au sein de l'hôpital Bicêtre. La direction de la recherche regroupe les activités suivantes:

- Recherche et innovation
- Mécénat

COMPOSITION DE L'EQUIPE:
Une directrice ; une directrice déléguée du mécénat ; un adjoint à la directrice responsable de la cellule recherche; une responsable adjointe à la cellule recherche, une chargée de l'économat recherche et mécénat, 4 correspondants recherche clinique, un gestionnaire économat recherche et mécénat, un chargé des RH, un gestionnaire temps de travail et émission de titres de recettes, 1 assistante de direction

ACTIVITÉS

Missions générales:
Sous la responsabilité de la chargée de l'économat recherche et mécénat
- Assurer la gestion des commandes en matière de recherche (fonds recherche dédiés ou enveloppes intéressement recherche) ou de mécénat de classe 6 émanant des services, la liquidation et de la demande de mise en paiement des factures selon les règles de la comptabilité publique et le respect du Code des Marchés publics. Les commandes passées sont en lien avec l'ensemble des missions de la DRIM (recherche, innovation et mécénat).
- Assurer l'instruction des dossiers de frais avancés et de remboursement de frais de mission

Missions permanentes:

- Vérifier les demandes d'achat établies par les services, les investigateurs ou par l'URC (notamment la disponibilité des fonds)
- Faire viser chaque demande d'achat par les acteurs concernés (service demandeur)
- Faire la demande de création des fournisseurs dans le fichier central AP-HP, SAP
- Etablir les bons de commandes en matière de recherche ou de mécénat dans le progiciel SAP
- Faire signer le bon de commande au responsable de la cellule recherche
- Adresser par mail ou par fax le bon de commande aux fournisseurs
- Suivre le bon de commande, contrôler le service fait et enregistrer la facture
- Relancer les fournisseurs pour s'assurer que les commandes sont bien enregistrées
- Participer à la procédure de clôture de l'exercice, en suivant la récupération des bons de livraison
- Traiter les dossiers de frais de mission, de frais avancés et de déplacement (via le progiciel dédié)
- Inscrire dans la base Access les commandes et toutes autres informations, correspondantes pour chaque commande
- Créer, classer et assurer l'archivage des dossiers de commande
- Assurer la bonne tenue des archives de la cellule
- Assurer le suivi budgétaire (recettes, suivi des dépenses, bilans intermédiaires et bilan final) de projets spécifiques (enveloppes intéressement recherche, projets mécénats, missions internationales, tout autre projet à la demande de l'adjoint à la directrice) en lien avec les demandes d'achats.

Missions spécifiques:

- Autres missions à la demande du responsable

Particularités du poste:

- Une connaissance de l'outil SAP ou d'un autre outil de comptabilité est souhaitable (formation à l'outil SAP possible)
- Une connaissance des outils informatiques est souhaitable, notamment Excel
- Pour les personnes non formées et/ou ne connaissant pas le logiciel SAP, une formation interne par le responsable pourra être délivrée, puis une formation institutionnelle dans un deuxième temps

EXPÉRIENCE REQUISE
- Expérience dans un secteur financier ou dans la comptabilité ou dans le domaine de la recherche ou dans le domaine informatique

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières:

- Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP
- Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, notamment Excel, et Access)

Qualités professionnelles requises:

- Réactivité, dynamisme
- Sens de l'organisation, rigueur et efficacité
- Capacité à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité
- Capacité à mettre en uvre des procédures simples
- Capacité à effectuer du travail à caractère répétitif
- Capacité rédactionnelle, afin de répondre par mail à des demandes simples

AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION:

- Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre)

AIDE A L'INSTALLATION ET AU LOGEMENT:

- Aide à l'installation (jusqu'à 1000 euros versés par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires

AVANTAGES SOCIAUX:

- Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables
- Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux
- Place en cr