Assistant Maitrise Ouvrage - Sillingy, France - LIP Solutions RH Annecy

LIP Solutions RH Annecy

Entreprise vérifiée

Sillingy, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Le Groupe LIP Intérim et Recrutement compte 150 agences d'emploi spécialisées par secteur d'activité et vous propose des postes en CDI, CDD ou Intérim. La branche LIP Solutions RH est dédiée aux professionnels du tertiaire, des services et de l'ingénierie.
Notre client, spécialisé dans la conception, la réalisation des ouvrages de construction recherche son Assistant(e) Technique et Administratif(ve).
Sous le Responsable du Pôle Administratif et/ou Directeur Général/Président, vos MISSIONS PRINCIPALES seront:
Application du Plan d'Assurance Qualité tout au long du projet (PAQ ) et de manière non exhaustive:

- Gestion administrative des dossiers en lien permanent avec les pôles Conception et Réalisation,
- Phase consultation des entreprises (préparation des pièces administratives en marchés privés comme publics, suivi et relances des réponses des entreprises),
- Participation à l'ouverture des plis, établissement et gestion du Rapport d'Analyse en lien avec le pôle Conception,
- Préparation et mise au point des marchés de travaux puis notification,
- En phase chantier, gestion administrative et établissement des différents PV, notifications, correspondances, classement des mails et courriers en GED, gestion des DOEen lien avec le pôle Réalisation.
- Gestion financière en lien permanent avec le pôle Réalisation
- Envoi d'avenants signés des entreprises au maître d'ouvrage,
- Tenue des marchés,
- Etablissement et diffusion des Certificats de Paiement ou factures d'entreprises,
- Etablissement des DGD et suivi de la libération des RG,
- Etablissement et suivi du tableau financier par opération.
- Gestion administrative de société, en polyvalence avec l'Assistante Administrative de l'entreprise
- Garant(e) du bon accueil physique et téléphonique au sein de l'entreprise,
- Gestion des salles de réunion,
- Gestion de la boite mail générique de la société,
- Récupération et gestion du courrier entrant (boîte aux lettres,),
- Ouverture du courrier, enregistrement et suivi des LRAR,
- Envoi des documents à tous les interlocuteurs nécessaires à une tâche,
- Tri avant archivage puis Archivage,
- Prise en charge et accompagnement des stagiaires.

ORGANISATION
- Rendre compte autant que nécessaire au responsable de pôle, au comité de pilotage et éventuellement
à la Direction,
- Etre pro-actif(ve) en cas de difficultés rencontrées, présenter des solutions de remplacement ou
d'adaptation argumentées, pour la résolution du problème,
- Compléter le logiciel Everwin-GX (gestion des temps) de manière hebdomadaire,
- S'assurer du classement informatique et papier suivant les processus de la société (GED ),
- S'assurer de répondre à toutes demandes externes ou internes,
- Etre force de proposition pour améliorer les processus de l'entreprise,
- Planifier ses tâches hebdomadairement en lien avec tous les intervenants sur les dossiers,
- Assister ponctuellement un collègue pour des phases nécessitant un renfort en effectif,
- S'informer/se former régulièrement pour maintenir et développer son niveau de compétence,
- S'impliquer et collaborer avec l'ensemble des acteurs de la société,
- Réaliser toutes tâches demandées par la Direction en fonction des besoins de l'entreprise,
- Garantir la bonne transmission des appels téléphoniques et messages au sein de l'entreprise.

BUT DE LA FONCTION
- Assurer la gestion technique et administrative de toutes les phases des différentes missions
exercées et pratiquées par l'entreprise,
- Assurer la polyvalence des fonctions d'accueil au niveau de l'entreprise,
- S'assurer de la satisfaction du Maitre d'Ouvrage et de ses clients finaux,
- Participer à l'optimisation des connaissances métier de l'équipe du pôle Administratif.

Mission intérim un mois évolutif en CDI.

**Profil recherché**:
CARACTERISTIQUES
- Travail administratif,
- Rigueur,
- Sens critique,
- Sens de l'organisation,
- Bon sens relationnel en interne et en externe,
- Travail en mode projet avec reporting régulier.

CONNAISSANCES
- Notion des Règlementations et normes de la construction (y compris environnementales),
- CCAG Publics et Normes des marchés privés,
- Maîtrise des processus de fonctionnement d'un PAQ en maîtrise d'œuvre de bâtiment,
- Maitrise des missions de maîtrise d'œuvre.

**Rémunération**:
Rémunération € selon expérience et profil + TR + PEE