Assistant Gestion Financiere,Budget Ou Compta - Bouches-du-Rhone, France - Département des Bouches-du-Rhône

Description

Mission

L'assistant de gestion financière, budgétaire ou comptable recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et financier de la DSIUN.
Il suit les marchés en cours de passation/d'exécution et gère les dossiers selon l'organisation mise en place.
Il participe à la mise en place du processus achat.
Il assiste un ou plusieurs gestionnaires de marché dans l'organisation de marché.
Il doit être en capacité d'assurer toute autre mission de service public correspondant à son cadre d'emploi et à son domaine d'intervention.

Activités

1. Traitement des dossiers et saisie de documents

• Saisir les engagements comptables dans l'outil de gestion Coriolis et traiter les factures correspondantes

• Enregistrement, contrôle, suivi et mandatements des factures

• Gérer les opérations et les affectations

• Assurer la reconduction des marchés et le calcul des révisons de prix

• Récupération des attestations fiscales et sociales semestriellement

• Utiliser l'outil informatique (en particulier Excel), le logiciel de gestion Coriolis et le logiciel de gestion du parc informatique Easy Vista

• Rédiger les documents administratifs : refus, renvoi de factures...

• Gérer et actualiser les indicateurs financiers des marchés: commandes, factures, pénalités

• Rechercher des informations notamment réglementaires et vérification de la validité des informations traitées

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

• Réceptionner, filtrer et réorienter les courriers électroniques

• Saisir les documents de formes et de contenus divers

2. Planification et suivi

• Renseigner les tableaux de suivi des activités du service et notamment des activités financières (tableau de suivi des commandes et factures des différents marchés)

• Renseigner les tableaux de bord concernant la facturation de la DSIUN

• Assurer le suivi financier réglementaire (virement de crédit, pénalités de retard, renvoi de factures...)

• Participer à l'amélioration des performances financières de la DSIUN

3. Gestion de l'information, classement et archivage de documents

• Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers

• Rechercher, synthétiser et diffuser les informations

Capacités requises

Fort d'une expérience dans une fonction analogue, vous avez développé une solide compétence dans la gestion administrative et financière des marchés publics.

1. Compétences professionnelles et techniques :

• Bonne connaissance en matière comptable et budgétaire

• Utilisation du progiciel de gestion CORIOLIS et des logiciels de bureautique en particulier Excel

• Connaissance des procédures de passation des marchés publics

• Respect de l'organisation collective du travail : gestion des marchés, partage de l'information, reporting, prise en compte des orientations stratégiques du service et de la direction

• Appliquer les procédures du service

• Capacité à organiser son activité, de se fixer des objectifs et d'évaluer ses résultats

• Capacité à faire des propositions et à prendre des décisions

• Capacité à mettre en œuvre les procédures administratives et les techniques de secrétariat

2. Aptitudes et capacités

• Sens du travail en équipe et mode projet

• Sens de l'autonomie, de l'organisation de son travail, tenue des engagements donnés

• Prendre des initiatives et savoir adopter une attitude constructive

• Esprit analytique et rigoureux, capacité à développer ses compétences, bon rédactionnel

• Capacité à assurer ses missions en mode télétravail : autonomie, sens des responsabilités, capacité à rester en contact avec ses collèges, sa hiérarchie et l'Institution, reporting, à l'aise avec les outils numériques tels que la visioconférence, les logiciels collaboratifs

Dossier à compléter obligatoirement et à joindre à votre réponse