Assistant Administratif à La Direction de - Annemasse, France - Annemasse Agglo

Annemasse Agglo

Entreprise vérifiée

Annemasse, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

OFFRE D'EMPLOI

*ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
*

**Date de publication : 22/02/2023 Type de contrat **:Poste vacant
**Lieu de travail **:Annemasse **Statut **:Contractuel / Titulaire
**Filière **:Administrative **Catégorie statutaire **:C - Adjoint administratif

*Poste à pourvoir au plus vite
*

La Direction de l'Habitat d'Annemasse Agglo développe des projets afin de répondre à l'ensemble des besoins en
logements. Elle veille au bien vivre ensemble en assurant une répartition équilibrée et diversifiée des logements sur
le territoire notamment par le développement de l'habitat et le renouvellement urbain et en transversalité avec les
directions opérationnelles d'Annemasse agglo.

**Vos missions**:
**1. Le secrétariat de la Direction**:

- Appui aux chargés de mission sur les dossiers les concernant (accueil téléphonique et physique, cour
- riers, mise en forme et finalisation de documents, organisation de réunions, logistique, préparation des
comptes rendus ) ;
- Suivi des actes administratifs et des conventions
- Suivi des actions de communication du service ;
- Devenir référente sur le classement et l'archivage : Procéder à l'archivage régulièrement;
- Suivi administratif de la Direction (suivi et alimentation des bases de données nécessaires à la Direc
- tion, référente Maarch et courrier)
- Assurer les tournées de courriers papier selon le planning établi avec le service de la MDH
- Participation ponctuelles à des réunions pour prise de notes et compte-rendu

**2. Le suivi administratif et financier de la Direction - (logiciel CIRIL et tableur excel)**:

- Préparation et suivi des budgets annuels (BP-BS-reports)
- Appui au Directeur et suivi de l'élaboration du Plan Pluriannuel d'Investissement (PPI) du service
- Suivi administratif et financier des marchés publics (CIRIL + tableur excel);
- Suivi des demandes de subvention aux organismes extérieurs
- Suivi comptable du service à l'aide de bases de données et du logiciel CIRIL

**3. Des tâches inter-Direction**:

- Assurer les tâches inter-direction du plateau partagé selon le tournus décidé par les directeurs concer
- nés (tableau de répartition à l'appui et principe de tournus des assistantes sur les tâches par an);
- Ponctuellement et en cas de surcharge temporaire, appui aux autres Directions pour les tâches de se
- crétariat.

**4. Appui au Service de la Maison de l'Habitat**:

- En cas de sous-effectif du service, et sur demande du responsable avec l'accord de la Direction,
- Appui à l'enregistrement des demandes à l'aide du logiciel PELEHAS

**5. Participation aux actions du service**:

- Participer à la dynamique du service et à la co-construction des actions en faveur de l'Habitat
- Au vu des perspectives potentielles d'évolution des missions du service en lien avec d'autres missions
pourront être ajoutées ou modifiées à la marge dans leur contenu.

Participation ponctuelle à des évènements, en soirée et le WE (séminaires, réunions publiques )

*Nous recherchons:

- *

Connaissances de base dans le suivi budgétaire / comptable et la gestion administrative (notamment
marchés publics)
- L'intérêt pour la politique locale (notamment politiques liées au territoire) est un plus.
- Une expérience dans un poste équivalent est vivement souhaitée.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels comptables
- Capacité de rédaction / mise en forme de textes simples
- Création de tableaux de suivi des dispositifs
- Rigueur dans le travail et capacité d'autonomie
- Très bon sens du contact et diplomatie
- Capacité d'adaptation et de réactivité
- Prise d'initiative

*Les petits plus (sous certaines conditions en fonction du contrat et de l'ancienneté):
*

Prime annuelle, Complément indemnitaire annuel, Tickets restaurants, remboursement trajet domicile-travail
(abonnement train, bus et tram uniquement), Participation d'Annemasse Agglo à la protection sociale complémentaire
des agents (sous conditions 6 mois d'ancienneté), comité d'entreprise : le CNAS (Comité National d'Action Sociale,
sous conditions d'ancienneté). Possibilité de télétravail 1 jour/semaine

*Organisation de travail:
*

Travail sur 4.5 jours en moyenne, 36h30 par semaine. 22.5 Jours de congés annuels et 7.5 jours de RTT

**d'une lettre de motivation)** à Monsieur le Président d'Annemasse Agglo,
en précisant l'intitulé exact du poste, par mail à :à:
*

Type d'emploi : Temps plein