Assistant Projet - Saint-Denis, France - Société du Grand Paris

Société du Grand Paris

Entreprise vérifiée

Saint-Denis, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Département métier

Administration

Type de contrat

CDI

Statut

Non cadre

Référence

**Contexte du projet**:
La SGP recherche un(e) assistant(e) projet pour sa direction des lignes

Vous rejoindrez une entreprise à taille humaine, où les collaborateurs et collaboratrices experts de leurs domaines pilotent et coordonnent avec fierté le plus grand projet d'Europe, celui du Grand Paris express.

**Vos missions**:
Votre mission principale est d'accompagner un ou plusieurs directeurs de projet adjoints d'une des lignes de métro du Grand Paris Express, ainsi que leurs équipes au quotidien sur les aspects logistiques et administratifs.

Dans ce cadre, vos activités sont les suivantes:
**SUPPORT A LA GESTION DES CONTACTS AVEC LES PARTENAIRES EXTERNES**:

- Prises de rendez-vous avec les élus et partenaires et gestion d'agendas, notamment pour le compte des deux Directeurs de projet adjoints aux Relations extérieures.
- Organisation logistique des réunions, manifestations et évènements (réunion élus, comité de suivi de chantier, comité de pilotage, réunions publiques, conférence de ligne,) : réservation salle, matériel et collation, invitations aux partenaires, impression de la documentation,
- Accueil des visiteurs, accueil téléphonique, relance téléphonique pour s'assurer des présences aux instances.
- Gestion de courriers d'élus spécifiquement : réponse dans les délais, relecture, mise en forme, suivi des parapheurs.
- Suivi des élections et cartographie des élus.
- Suivi des fichiers contacts (mise à jour permanente), mise en place de listes de diffusion et de tableaux de contacts à inviter.
- Alimentation des indicateurs sur les rencontres et réunions.

**SUPPORT LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF**
- Gestion des courriers émis et reçus
- Organisation des séminaires d'équipe
- Inscriptions aux événements et salons type AMIF
- Suivi des bons de commande de prestations diverses et des notes de frais en lien avec l'activité des Relations extérieures,
- Impressions copies, reliures, diffusion de documents, classement et archivage physique et numérique
- Référent vis-à-vis de l'équipe Relations extérieures pour l'utilisation des outils de gestion documentaire (Sharepoint, GED)
- Remplacement de l'assistante plateau projet pendant ses absences

**Votre profil**:
De formation BAC+2 dans le domaine de l'assistanat, vous avez 5 ans d'expérience minimum, confirmée et acquise dans des environnements techniques ou institutionnels, idéalement dans le milieu des collectivités territoriales.

Vous justifiez des compétences techniques suivantes:

- Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
- Bonne utilisation des chartes graphiques
- Bonne maîtrise des outils Outlook, de la messagerie, d'internet
- Excellente expression orale et écrite

De plus, vous êtes reconnu(e) pour:

- votre réactivité et votre adaptabilité sur des agendas complexes, notamment en cas de changement de programme,
- votre faculté à synthétiser et hiérarchiser les demandes,
- votre capacité à créer une relation de confiance et de proximité avec vos interlocuteurs internes et externes.

Enfin, vous êtes motivé(e) par le projet du Grand Paris Express, vous comprenez la nécessité du travail en équipe, au sein de votre unité comme entre directions, et saisissez l'importance de vos missions pour la réussite du Grand Paris Express.
Vous êtes rigoureux(se) et exigeant(e) dans la conduite des missions qui vous sont confiées, rejoignez-nous, vous répondez parfaitement à nos valeurs : exigence, responsabilité, ensemble