Assistante de Direction - Paris, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:06/03/2024

**Date de parution **:12/03/2024

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistante de direction - Direction Générale du GHU F/H en CDD

**Métier**:
Gestion et administration - Secrétaire

**Type d'emploi**:
CDD

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Horaires de travail**:
7h36 du lundi au vendr. sur une amplitude 9h00-18h00 dans le cadre d'un fonctionnement en binome

**Rémunération**:
suivant grille fonction publique hospitalière

**Poste à pourvoir**:

- de 3 mois

**Présentation du service**:
**FONCTION : ASSISTANTE DE DIRECTION**

**Grade : AMA ou Adjoint Administratif**

Composition du bureau:
Deux assistantes de direction à temps plein

Position dans la structure:
L'assistante est rattachée au Secrétaire général, à la Directrice de la Communication et des affaires culturelles et au Directeur chargé des finances et du contrôle de gestion du Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP. Nord - Université Paris Cité.

Liaison hiérarchique:
Le Secrétaire général, la Directrice de la Communication et des affaires culturelles et le Directeur chargé des finances et du contrôle de gestion.

Liaisons fonctionnelles:

- contacts avec la Direction générale de l'AP-HP, la Direction générale du GHU, les équipes de direction et leurs secrétariats, les Directions du Siège, les secrétariats administratifs et médicaux des DMU et des services, les administrateurs de garde, les chefs de services, cadres, syndicats, journalistes etc.

**Vos missions**:
**MISSIONS DU POSTE**:

- **Fonctionner sur l'ensemble des missions en binôme avec l'assistante du Directeur général du GHU et de son adjointe afin d'assurer une continuité dans la gestion des dossiers**:

- Pour le Secrétaire Général:

- Réaliser l'enregistrement des courriers reçus et adressés
- Assurer la gestion de l'agenda du Secrétaire général
- Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements
- Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat
- Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe
- Aide sur le dossier logements GHU
- Pour la Directrice de la communication:

- Accueil téléphonique
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
- Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda de la directrice de la communication,
- Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion
- Planification des congés de l'équipe
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions
- Préparation et suivi de dossiers,
- Reproduction des documents,
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions,
- Mettre à jour les listes de diffusion, + modérateurs et les fichiers
- Organisation et suivi des mises à jour des organigrammes des directions et direction de site AP-HP. Nord
- Assurer la gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, maintenance )
- Pour le chargé des finances et du contrôle de gestion:

- Réaliser l'enregistrement des courriers reçus et adressés
- Assurer la gestion de l'agenda du Secrétaire général
- Organiser les réunions, les rendez-vous, les déplacements
- Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat
- Diffuser les notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe

**Profil recherché**:
Formation et/ou Qualifications Requises:
Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint,
Capacité rédactionnelle, bonne orthographe,

Qualités professionnelles requises:
Adaptabilité, réactivité, sens de l'organisation, rigueur, grande disponibilité, discrétion, prise d'initiatives, diplomatie,
Bonne présentation, excellente expression orale,
Capacité à travailler en équipe.

**Les avantages de l'AP-HP**:
**Description de vos avantages**:

- Sur le site : un self (ouvert 5/7 jours), une crèche, un parking couvert, une conciergerie, un service social dédié au personnel.
- Remboursement Pass Navigo ou accès au parking couvert du personnel
- Un comité d'entreprise en charge de l'action sociale, culturelle, sportive et de loisirs

**Localisation du poste**:
**Localisation du poste**:
France, Ile-de-France, Paris (75)

**Ville**:
Paris 10

**Hôpital et/ou site**:
Hôpital Lariboisière-Fernand Widal - Paris 10 (GHU Nord)

**Service d'affectation**:
Direction Générale du GHU AP-HP.NORD - UNIVERSITÉ PARIS CITÉ