Assistant en Gestion Administrative - Paris, France - Inserm

Inserm

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

de l'ITMO

I3M incluant des interactions avec l'ANRS-MIE.

**Activités principales**

**Secrétariat et gestion administrative : **

Apporter un soutien administratif à la Direction : Suivi des échéances des dossiers en cours, archivage des

documents

Organiser les réunions hebdomadaires de l'équipe : Préparation de l'ordre du jour, envoi du lien Teams, rédaction

du compte rendu

Organiser et assurer le suivi des déplacements des membres de l'équipe et des invités : Réservation des transports

et des hôtels, préparation et suivi des missions, traitement des états de frais via les outils de gestion financière de

l'Inserm

Participer à la coordination et l'animation de la communauté scientifique de l'ITMO I3M : Planification et

organisation pratique de réunions ou colloques, réservation de salles, rédaction de comptes rendus, gestion et

suivi de la logistique

**Gestion Financière : **

Procéder aux opérations d'engagement des commandes (missions, frais de colloques) via SAFIR (Inserm); suivre

et valider les dépenses engagées

S'assurer que tout frais engagé est conforme à la politique d'achat en vigueur à l'Inserm

Assurer l'interface administrative avec le service financier de l'Inserm et les fournisseurs

Archiver toutes les factures et pièces justificatives des dépenses

Tenir à jour le suivi budgétaire de la dotation en étroite collaboration avec le Département Administratif et financier

de l'ANRS MIE

**Spécificité(s) et environnement du poste **

Présence souhaitée et contraintes horaires éventuelles lors des réunions ou colloques

**Description du profil**

**Connaissances **

Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (Word, Excel et Powerpoint) et la recherche de documents

sur internet

Savoir utiliser les outils collaboratifs (planning partagé, outils de visio-conférence)

Savoir hiérarchiser les documents (reconnaissance, suivi, mise à jour)

Avoir des notions des procédures financières et budgétaires

**Savoir-faire **

Qualités de synthèse et rédactionnelles requises

Aptitude à communiquer

Connaissance de l'anglais (écrit et parlé) fortement souhaité

**Aptitudes **

Rigueur

Esprit de synthèse et d'organisation

Esprit d'équipe et d'initiative

Autonomie et réactivité

Sens de la hiérarchie

Sensibilisé(e) à la confidentialité

**Institut national de la santé et de la recherche médicale 2**

Assistant en gestion administrative F/H

**Expérience(s) souhaité(s) **

Une première expérience est fortement recommandée

**Niveau de diplôme et formation(s) **

DUT, BTS, Licence ou diplôme homologué niveau III exigé en secrétariat, gestion des entreprises et des

administrations, assistant de direction, assistant de manager

**Informations Générales**

**Date de prise de**
Dès que possible

**fonction**

**Durée **12 mois

Renouvelable : OUI NON

**Temps de travail**Temps plein

38H30

**Activités** OUI
- NON

**télétravaillables **_* 2 à 3 jours/semaine maximum sur accord du responsable hiérarchique. _

**Rémunération**Entre 2 334 € et 3 196 € € brut mensuel en fonction de l'expérience professionnelle sur des

postes de niveau équivalent

**Avantages**32 Congés Annuels et 13 RTT

Restauration collective subventionnée sur place

Comité d'action sociale (prestations sociales, culturelles, sportives)

Transports publics remboursés partiellement

Précisez vos prétentions salariales

**Institut national de la santé et de la recherche médicale 3