Secrétaire Du Département - Paris e, France - Bibliotheque nationale de France

Bibliotheque nationale de France

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Référence du poste **:3780
- **Sites **:Richelieu 58 rue de Richelieu 75002 Paris; Louvois 58 rue de Richelieu 75002 Paris
- **Catégorie **:B
- **Groupe emploi **:2A
- **Famille **:Administration gestion
- **Emploi de référence**: Secrétaire / assistant administratif
- **Durée du contrat **:3 ans
- **Fondement du contrat **:L332-1
- **À pourvoir à compter du **:09/01/2023

**Missions et activités permanentes**: Le département de la Musique réunit l'une des plus importantes bibliothèques musicales au monde et la seule bibliothèque-musée conservant le patrimoine d'un théâtre tout en étant rattachée à une bibliothèque nationale. Implanté sur deux sites, il rassemble sur le site de Richelieu les collections musicales formées depuis le début du XVIIIe siècle et la collection patrimoniale de la bibliothèque du Conservatoire.

Au Palais Garnier, il conserve au sein de la Bibliothèque-musée de l'Opéra le patrimoine artistique (musique, iconographie, archives, plans d'architecture ) de l'Opéra de Paris et de l'Opéra-Comique. Ses plus anciens documents remontent, pour les manuscrits, à la période médiévale, et pour ses imprimés, aux origines de l'imprimerie musicale, à la fin du XVe siècle.
- Le(a)secrétaire du département exerce son activité sur les deux sites du département (Richelieu et Bibliothèque-musée de l'Opéra). Ses missions sont:

- Assistante du directeur et de son adjoint : rédaction des courriers, notes et tableaux, organisation et préparation des réunions, gestion de l'agenda,
- Secrétariat : tri et orientation du courrier, suivi des messageries génériques du département (boîtes Musique et Bibliothèque-musée de l'Opéra), établissement et classement de dossiers tant physiques que numérisés
- Diffusion de l'information, accueil et permanence téléphonique
- Intendance : suivi des fournitures et mobiliers de bureaux, soutien logistique aux entrées de collection
- Correspondant(e) de logistique administrative (CLA) : gestion de la base de production avec mise à jour des dossiers
- Correspondant(e) GAIA (gestion des accès aux espaces du département)
- Responsable de formation du département : anticipation, recueil et suivi des besoins de formation des agents, rapport annuel de formation
- Accueil des stagiaires et tutorat des stagiaires FACE et stagiaires 3e

**Activités spécifiques**: Services aux publics : suivi des réponses à distance sur SINBAD, répartition des questions entre les agents et relations avec la coordination au niveau de la DCO
**Compétences requises**: Discrétion

Sens de l'organisation

Goût pour les relations humaines.

Connaissances des techniques de secrétariat

Bonne connaissance des outils informatiques
**Contraintes spécifiques**: Présence sur les deux sites (Richelieu et Palais Garnier) du département