AMA Référente - La Tronche, France - Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble

Description

Le poste

I. SECRETAIRE REFERENTE 60%
Management et coordination des adjointes et assistantes médico-administratives du secteur de Gynécologie Obstétrique de l'HCE :
o Animer l'équipe (gérer les conflits, motiver, recadrer, décider).
o Organiser des réunions d'équipe et en assurer le compte rendu.
o Etablir un planning hebdomadaire permettant d'assurer les missions administratives de l'ensemble des services.
o Effectuer un suivi des objectifs déterminés au sein du secteur
o Veiller à une répartition équitable de tâches.
o Tendre à l'harmonisation des pratiques professionnelles.
o Définir des procédures liées aux tâches des différents postes de travail du secrétariat.
o Favoriser la communication entre les différents agents et la communication directe avec lessages-femmes coordinatrices.
o Valider, en premier examen, les demandes de congés et autres autorisations d'absence.
o Gérer les plannings (CHRONOS) des agents.
o Assurer les évaluations des agents : entretien individuel annuel (GPMC) ou renouvellement de contrat.
o Rédiger et actualiser les profils de postes et fiches de postes.
o Procéder au recensement des besoins de formations dans le cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi.
o Organiser le remplacement des agents.
o Sélectionner des candidats pour le recrutement.
o Encadrer ou organiser l'encadrement des nouveaux agents et des stagiaires.
o Mettre à jour les adresses mail génériques des différents secteurs du service

 Gérer les commandes des secrétariats :
o Consommables informatiques (LYRECO et DYADEM)
o Stocks et entretien du matériel bureautique (SCOOP/COPILOT)
o Recensement des besoins en fournitures hôtelières des équipes administratives

 Gérer toutes les demandes d'intervention aux services techniques des équipes administratives
(GMAO)
 Gérer les demandes d'intervention au support informatiques des équipes administratives (PS'Soft et hotline 7000 si urgence), en binôme avec le secrétariat du responsable médical pour l'équipe médicale
 Assurer le lien et la diffusion de l'information entre les différents intervenants du service.

 Gérer les habilitations informatiques des nouveaux arrivants (administratifs, techniques, internes,
externes, médecins).
o Easily (dossiers de spécialités + agendas)
o Cristal-link
o Bureau des badges

 Référence EASILY : gérer les créations, les modifications des différents agenda EASILY et des modèles de comptes rendus (consultations, HDJ), fiche d'observation, convocations RDV...
 Gestion de la visioconférence (préparation de la salle, test, information aux utilisateurs), en binôme avec le secrétariat du responsable médical
 Assurer les déménagements des secrétariats en lien avec les services supports

II. SECRETAIRE DE POLE 40%
 Réservation des salles de réunion du Département (JP Schaal, Amazones, Salle Polyvalente de l'HCE,)
 Gestion des plaintes du Département et transmissions des dossiers aux patients, après validation du responsable médical
 Collaboration avec la faculté pour les programmations des cours, jury clinique, accueil des étudiants
 Participation aux réunions du département sur invitation, et rédaction des relevés de conclusions
 Secrétariat administratif et assistance du coordonnateur médical du pôle :
 Cotation des actes d'accouchement réalisés à l'HCE (dans l'attente d'une solution informatique à l'automatisation de l'exportation)
 Participation aux manifestations du pôle (ex : réservation de salle, contact avec la Direction des achats si repas/boissons nécessaires, etc.)
 Gérer les demandes et relations avec les industries extérieures (labos, ...)
 Contribution à la mise à jour des pages du département Internet / Intranet
 Participation aux campagnes de communication, lien avec le service Communication du CHUGA, en relation avec la Cadre Gestionnaire de Pôle du pôle
 Vérifier que l'ensemble des tableaux de garde de l'HCE soient à jour, validés et publiés (utilisation notamment de GTMED)
 Préparation et accueil des internes et des externes sur le site de l'HCE (habilitations, badges, livret d'accueil, recueil des plannings de gardes, ...)
 Edition des plannings de garde de l'HCE et envoi aux différents cadres de santé toutes les fins de mois
 Mise à jour du listing Venues sans acte de l'HCE
 Habilitations Via Trajectoire

Profil recherché

A- Les relations professionnelles spécifiques au poste
 Sous l'autorité hiérarchique du Cadre Gestionnaire de Pôle (N+1) et du Directeur Délégué (N+2)
 Lien fonctionnel avec les praticiens assurant des fonctions de responsable médical du secteur(unité fonctionnelle, service, pôle), , et les sages-femmes coordinatrices
 Lien fonctionnel avec la Secrétaire Référente Binôme (Secteur de Génétique-Procréation)

B- Les compétences spécifiques
 Assistante Médicale Administrative titulaire justifiant d'une expérience de plusieurs années
 Maîtrise d'Easily et Cristal-Link et des applications de gestion (Chronos, GMAO, PS'Soft,) et des outils de bureautique (suite Microsoft Office)
 Technique de Management / Gestion des conflits / Gestion du temps de travail
 Travail en équipe et en relation avec de multiples interlocuteurs
 Qualités rédactionnelles

C- Qualités requises pour acquérir ces compétences
 Aptitudes à piloter, animer, communiquer, motiver les membres de son équipe
 Qualités rédactionnelles
 Autonomie et esprit d'initiative
 Esprit d'équipe
 Sens des responsabilités
 Rigueur dans l'organisation du travail
 Esprit d'analyse et de synthèse
 Adaptabilité et souplesse
 Bon niveau d'anglais requis

D- Conditions de travail dans le poste
 Temps de travail : 100%
 Horaires : forfait cadre (5 jours RTC supplémentaires)
 Travail dimanches et jours fériés : non
 Contraintes particulières : répartition des absences (CAJ, RTC, FC,) conformément à la réglementation, aux nécessités de service, et en concertation avec la Secrétaire Référente Binôme
 Octroi de la NBI et, sous conditions, de l'IFTS