Secrétaire en Maison Du Département - Saint-Sulpice-les-Feuilles, France - Département Haute-Vienne

Département Haute-Vienne

Entreprise vérifiée

Saint-Sulpice-les-Feuilles, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Informations complémentaires**:

- Référence : 96C/2023- Service : Maison du département Nord - services techniques- Filière(s) : FILIERE ADMINISTRATIVE- Catégorie d'emploi : CATÉGORIE C- Grade(s) : Adjoint administratif territorial- Lieu de travail : Maison du département de Saint-Sulpice-les-Feuilles - 10, rue Ferdinand Menu Saint-Sulpice-les-feuilles- Volume horaire : 39h30- Temps de Travail : Temps plein- Type de poste : Poste permanent- Durée du contrat : 3 mois- Date de publication : 18/07/2023**Description**:
Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Responsable d'antenne, l'agent assiste le responsable d'antenne dans la gestion courante des tâches administrative et financière.

**Activités du poste**:
A ce titre, l'agent devra:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Préparer des dossiers pour l'antenne,
- Effectuer la gestion administrative et comptable de l'antenne,
- Gérer le courrier, les rendez-vous,
- Préparer et/ou vérifier divers documents (rapports, notes),
- Participer à la logistique de l'antenne (commande de fournitures, habillement ),
- Gérer les plannings d'absences de l'antenne (congés, formations, évènements particuliers, déplacements),
- Saisir l'activité de l'équipe dans le logiciel de gestion de l'activité,
- Relire et corriger les documents sortants (présentation, forme, orthographe),
- Effectuer le suivi administratif des avis sur autorisations d'urbanisme, permission de voirie, manifestations sportives,
- Assurer le classement des dossiers.

**Compétences et qualités requises**:
**Savoirs**

Formation souhaitée : BAC/BAC+2 ou expérience dans une fonction similaire,

Connaissance des règles comptables et budgétaires,

Connaissance des marchés publics,

Connaissance des techniques de secrétariat, des procédures administratives et de l'institution départementale,

Parfaite connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures et circuits hiérarchiques.

**Savoir-faire**

Parfaite maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier,

Qualités d'organisation et d'adaptation,

Sens du travail en équipe et en transversalité,

Qualités rédactionnelles,

Rigueur dans le suivi des dossiers,

Respect des procédures validées par l'Institution.

**Savoir-être**

Respecter la confidentialité des informations et faire preuve d'une grande discrétion,

Qualités d'écoute et relationnelle,

Réactivité face aux demandes de travail en urgence et disponibilité,

Loyauté institutionnelle.