Assistant(E) de Direction - Valenciennes, France - Keolis

Keolis

Entreprise vérifiée

Valenciennes, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Keolis est un des leaders mondiaux de la mobilité partagée et le partenaire privilégié des Autorités Organisatrices de Mobilité. En 2021, le Groupe a connu une croissance significative avec un chiffre d'affaires de 6,3 milliards d'euros. Présents dans 14 pays, nos collaborateurs œuvrent chaque jour à la proposition d'une alternative crédible à la voiture individuelle et ainsi à l'accélération de la transition écologique.
Ensemble, nous coconstruisons des solutions de transport en commun sûres, performantes et durables. Notre ambition est d'imaginer et de déployer ces mobilités au service de chaque territoire, pour une meilleure qualité de vie de tous et de chacun.
Keolis Val Hainaut allie un fort ancrage local et l'expertise d'un opérateur majeur de la mobilité en France et à l'international, au service de vos déplacements.
Nos équipes assurent quotidiennement le transport de milliers de voyageurs vers leur lieu de travail, vers les établissements scolaires, les équipements commerciaux et de loisirs, elles accompagnent semaine et week-end écoles, comités d'entreprise, associations, clubs à l'occasion d'événements sportifs, culturels ou de sorties touristiques.
Qu'il s'agisse de trajets du quotidien ou de grandes occasions, satisfaction clients et sécurité sont au cœur de nos préoccupations. Grâce à une connaissance fine du territoire, au partage de bonnes pratiques, aux innovations développées au sein du groupe Keolis, dans tous les métiers de la mobilité, nous nous engageons à vous offrir la meilleure qualité de service.

**Missions**:
L'assistant(e ) de direction accompagne le dirigeant d'entreprise, afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère.

Organisation et accueil
Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers )
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, notes diverses pour les réunions ).
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. (Appel d'offre )

Gestion commerciale et suivi de la documentation de l'entreprise
Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
Gérer les notes de frais.
Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
Assurer le suivi de la facturation (commandes clients, factures clients, relance clients ).
Gestion et suivi des ventes de la billettique ( caisse conducteurs/ versement AO)
Suivi des formations conducteurs

Communication
Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, rapports, comptes rendus ).
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
Réaliser un suivi administratif du personnel.

Rattachement hiérarchique
Directeur

**Profil**:
Diplômes/Formation
Formation de niveau Bac +2/3 gestion administrative et commerciale

Compétences

**Maîtrise de la bureautique**: pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise )
Connaissances en gestion administrative
Connaissance des normes rédactionnelles
Connaissances en droit du travail et législation sociale

Aptitudes professionnelles
Dynamisme
Esprit d'initiative
Discrétion
Organisation et rigueur
Polyvalence
Réactivité et autonomie
Esprit de synthèse et d'analyse
Aisance relationnelle
Esprit d'équipe
Capacités rédactionnelles
Sens de l'écoute et de la communication
Disponibilité
Résistance au stress
Capacité à prioriser
Capacité d'adaptation