Gestionnaire Administratif - Puteaux, France - Benjamin Ketteb (recruteur en freelance avec Hunteed)

Benjamin Ketteb (recruteur en freelance avec Hunteed)

Entreprise vérifiée

Puteaux, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Lieu**: Puteaux, France (Île-de-France, 92 ; La Défense Paris) ; télétravail hybride

**Contrat**: CDI

Dans le respect des règles définies par la responsable du pôle Stages, il s'agit d'assurer la gestion administrative des stages en France et à l'étranger pour les étudiants de l'école, français et étrangers, conformément à la législation et aux procédures en vigueur dans l'école. Ce poste s'inscrit dans la stratégie de l'école dans le cadre de sa visibilité internationale, et du développement de l'expérience de l'étudiant, quel que soit son campus.

**Tâches**
- A. Gestion administrative des stages en France et à l'étranger (80 à 90% d'administratif)_
- Validation et suivi des fiches de mission ;
- Gestion et suivi des conventions de stage et avenants en conformité avec la législation et les procédures en vigueur ;
- Accompagnement des étudiants internationaux dans leurs démarches auprès des instances françaises (CPAM ), interface avec les instances compétentes ;
- Information et vérification des couvertures d'assurance des étudiants nécessaires dans le cadre de leur stage avant l'intégration en entreprise ;
- Gestion des absences en entreprise ;
- Gestion des bourses Grand Est ;
- Elaboration et gestion de tableaux de suivi des stages en France et à l'étranger par diplôme ;
- Relecture des livrets de stage pour chaque programme ;
- B. Accueil, information et accompagnement_
- des étudiants : sur la législation en vigueur, les règlements de stages, les procédures à suivre, les documents préalables à fournir avant toute signature de convention de stage, les couvertures sociales des étudiants étrangers en France;
- des entreprises : sur l'état d'avancement du traitement des dossiers des étudiants, les procédures à suivre;
- des professeurs : remise des copies des fiches d'évaluation, synthèse, évaluation, auto-évaluation sur demande, renseignements sur les dossiers des étudiants dont ils assurent le tutorat ;
- Exploitation et analyse des fiches d'évaluation et de synthèse des étudiants ;
- Gestion des enquêtes stages auprès des étudiants et des entreprises ;
- C. Collaboration au développement des outils digitaux_
- Contribution à l'évolution de l'outil de gestion automatisée des stages : amélioration des fonctionnalités et résolution des bugs identifiés en lien avec le service du numérique.

Exploitation et analyse des fiches d'évaluation et de synthèse des étudiants
- D. Soutien à la coordination de la correction des rapports de stage_
- E L'élaboration et le suivi des bons de commandes et factures du service._
- F. Soutien au service carrières et stages_
- G. Soutien global à I'école en fonction des impératifs de calendriers (recrutements des étudiants, etc.)_

**Points incontournables**
- Première expérience professionnelle dans la gestion administrative
- Anglais B2 (38% des étudiants sont étrangers: il faut donc pouvoir interagir aisément avec eux et les entreprises internationales, que cela soit à l'oral comme à l'écrit) ; français bilingue/langue maternelle (C2) tant à l'oral qu'à l'écrit
- **Connaissance** du fonctionnement de l'enseignement supérieur et son environnement (l'expérience pro' dans le secteur de l'éducation n'est cependant **pas obligatoire**)
- Il faut accepter les déplacements professionnels

Des déplacements professionnels sont à prévoir pour ce poste. Les démarches pour le permis de travail et de séjour sont **acceptées**. Ce poste **n*'inclut **pas* de management. Une évolution professionnelle est possible en fonction de l'évolution du campus de Puteaux.

**Profil recherché**
- BAC +2 (BTS/DUT) dans l'assistanat (facultatif, mais c'est un avantage)
- Expérience : première expérience professionnelle dans la gestion administrative
- Techniques d'accueil physique et téléphonique
- Techniques d'organisation (organiser son travail, gérer les priorités, classement )
- Anglais - B2
- Connaissance de la règlementation sur les stages (idéalement)
- Techniques de gestion de conflit (RPS)
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Communiquer en s'adaptant aux différents interlocuteurs internes ou externes
- Maîtriser le français (orthographe et syntaxe)
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des besoins et des priorités
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Trouver rapidement l'information
- Instruire et suivre des dossiers (conventions de stage)

**Avantages**
- Congés additionnels
- Télétravail (1 jour par semaine)
- Mutuelle d'entreprise
- Tickets restaurant
- Autres

Composition du service : N+1, puis 2 personnes dans l'équipe

Fonction du supérieur hiérarchique direct : responsable service scolarité

Type d'emploi : CDI

Avantages:

- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Question(s) de présélection:

- Quelle