- Vérifier des pièces sur tous types de supports (papier, USB, QR code...), le respect des conditions d'accès, enregistrer, instruire, constituer, suivre l'avancée des dossiers « papier ou informatique », remettre les documents ( actes, attestations...)
- Organisation du travail dans le cadre du protocole des 1607 heures - Contraintes horaires - Pics d'activité (périodes de pré-départs en congés d'été, clôture d'inscriptions sur listes électorales...)
- Horaires correspondants aux horaires d'accueil du public : lundi 13h30 à 17 h (fermé le matin) et du Mardi au Vendredi de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 17 h
- Permanence à tour de rôle : les samedi matin et après midi pour la célébration des mariages
- Travail les samedis et dimanches pour les élections
- Travail dans un espace type « plate-forme » : rotations sur les bureaux, rotation plate-forme
- Travail à la vue du public en attente
- Travail dans un espace bruyant : brouhaha permanent et appels téléphoniques nombreux
- Disponibilité selon les périodes de l'année : élections, mariages....
- Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service
- Polyvalence transversale possible sur l'ensemble des missions du service
- Tenue adaptée à l'accueil du public
- Écriture soignée
- Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)
- Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (RIFSEEP)
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Responsable Achat Génie Civil
il y a 2 jours
Siemens Energy Grenoble, France**Un aperçu de votre journée** · - Coopération avec l'équipe de projet ou d'appel d'offres dans le domaine des sous-stations · - En collaboration avec votre équipe d'achat en France, vous participez à des réunions et définissez les stratégies d'approvisionnement et de fournisseur ...
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Stage - Outils Hydrosédimentaires (H/F)/x
il y a 2 jours
ARTELIA Grenoble, FranceARTELIA - Au sein d'un groupe d'ingénierie internationale multidisciplinaire de 7000 personnes, la branche MARTITIME d'ARTELIA est un acteur de référence dans la conception des aménagements portuaires et côtiers, se positionnant dans le top 10 des ingénieries maritimes du classem ...
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Responsable Unités de Soins
il y a 4 jours
VITALIS MEDICAL Grenoble, FranceVitalis Médical vous accompagne dans vos projets: · Nous recherchons activement un(e) Responsable d'Unités de Soins pour rejoindre un établissement de santé privé secteur Grenoble, spécialisé dans la prévention des maladies rénales et le traitement par la dialyse. Dans ce rôle es ...
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Responsable Achat Génie Civil
il y a 6 jours
Siemens Energy Grenoble, FranceExperienced Professional · **Lieu : GNB NA 2 / France Grenoble, India,Serbia, Bucarest (Roumanie)** · **Un aperçude votre journée** · - Coopération avec l'équipe de projet ou d'appel d'offres dans le domaine des sous-stations · - En collaboration avec votre équipe d'achat en Fran ...
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Serrurière - Serrurier
il y a 2 jours
Ville de Grenoble Grenoble, FranceLa Ville de Grenoble c'est plus d'un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, ...
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Correspondant(E) Service Marchés
il y a 2 jours
BD Eybens, FranceLe service clients de BD est un partenaire stratégique de nos clients et de nos entreprises. Il se concentre sur la création d'expériences exceptionnelles pour les clients et génère une croissance du chiffre d'affaires. · Rejoignez notre équipe conviviale et solidaire en tant Cor ...
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Responsable de Magasin
il y a 1 semaine
Swarovski Grenoble, FranceChez Swarovski, où l'innovation rencontre l'inspiration, nos Responsables de Point de Vente sont nos ultimes ambassadeurs, offrant un service extraordinaire et une expérience client irréprochable. · Nous recherchons un Responsable de Point de Vente engagé pour placer le cristal d ...
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Assistant Commercial
il y a 4 jours
BD Eybens, FranceLe service clients de BD est un partenaire stratégique de nos clients et de nos entreprises. Il se concentre sur la création d'expériences exceptionnelles pour les clients et génère une croissance du chiffre d'affaires · Véritable garant(e) de la mise à jour de tous les prix en c ...
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Chargé D'appels D'offres
il y a 6 jours
BD Eybens, FranceVous êtes expert en constitution de dossiers d'appels d'offres et en construction des offres de prix ? Rejoignez notre équipe en tant que Chargé d'appels d'offres et mettez votre expérience au service d'une entreprise innovante et dynamique · Le service clients de BD est un part ...
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Chargé D'appels D'offres
il y a 5 jours
BD Eybens, FranceVous êtes expert en constitution de dossiers d'appels d'offres et en construction des offres de prix ? Rejoignez notre équipe en tant que Chargé d'appels d'offres et mettez votre expérience au service d'une entreprise innovante et dynamique · Le service clients de BD est un part ...
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Responsable de La Construction
il y a 2 jours
Artelia Grenoble, FranceDE L'OFFRE · Responsable de la construction · - Pour faciliter la lecture, l'écriture inclusive n'est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires._ · **Qui sommes-nous ?** · N ...
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Chargé D'appels D'offres
il y a 2 jours
BD Eybens, FranceVous êtes un(e) expert(e) en constitution de dossiers d'appels d'offres et en construction des offres de prix ? Rejoignez notre équipe en tant que Chargé d'appels d'offres (H/F) et mettez votre expérience au service d'une entreprise innovante et dynamique · Le service clients de ...
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Assistant(E) de Direction Administratif
il y a 5 jours
Mairie de Seyssinet-Pariset Seyssinet, FranceLa Ville de Seyssinet-Pariset hab.) recherche un Assistant-e adminnistratif-ve à la Direction Générale à temps complet. · **Sous la responsabilité du Directeur Général des Services** vous vous assurez des missions d'assistance auprès de la direction générale, la préparation et le ...
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Alternance Conducteur D'engins
il y a 6 jours
SERPOLLET DAUPHINE Fontaine, France**Serpollet Dauphiné** est spécialisé dans les travaux de réseaux de distribution (réseaux gaz, électriques aériens et souterrains, Télécom et génie civil) et de l'aménagement de la ville (mise en lumière, installation et maintenance de réseaux d'éclairage public, signalisation t ...
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Gestionnaire Assurance
il y a 1 semaine
Euromaster Montbonnot-Saint-Martin, FranceChez EUROMASTER, filiale à 100 % du Groupe Michelin, nous avons l'ambition de devenir le partenaire n°1 pour l'équipement et entretien des véhicules des usagers de la route. · Nous rejoindre, c'est intégrer un réseau de dimension européenne au service de la sécurité de tous. Un G ...
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Babysitting (H/F) à Claix Pour 3 Enfants
il y a 1 semaine
Family Sphere Grenoble Claix, France**Description du poste** · **Family Sphere GRENOBLE **est votre agence spécialisée dans la garde d'enfants à domicile. · Créé en 2006, Family Sphère est présent aujourd'hui sur l'ensemble de la France à travers ses 100 agences. · Organismes agréés par l'État, les agences Family S ...
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Chef de Secteur
il y a 4 jours
RAZEL-BEC Villard-Bonnot, FranceDescriptif du poste · - Nous recherchons, pour cette entité, un Chef de Secteur (H/F) qui sera basé à Brignoud près de Lyon. · Sous la responsabilité du Directeur de la filiale, vous assurez le suivi en termes d'exploitation d'un secteur travaux Génie Civil tout en développant l' ...
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Responsable Rdi
il y a 1 semaine
GÉOLITHE Crolles, FranceLe responsable RDI (F/H) assure le pilotage des projets d'évolution et de développement de nouveaux produits. · il prend une part active dans l'ensemble des travaux de recherche. Il occupe alors un rôle mixte entre ses responsabilités d'encadrement et le suivi administratif et bu ...
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Chargé/e de Mission Apport D'expertise Aux
il y a 1 semaine
Communauté de communes Le Grésivaudan Crolles, France**CHARGE DE MISSION APPORT D'EXPERTISE** · **AUX SECRETAIRES DE MAIRIE (H/F)** · 390 Rue Henri Fabre · 38926 Crolles Cedex · **Référence de l'offre : Direction Secrétariat Général - Réf ** · **Date de diffusion : 28/08/2023** · **Nombre de poste : 1** · **Poste à pourvoir : 01/01 ...
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Charge Accueil, Etat Civil Et Affaires Scolaires
il y a 2 jours
cdg69 Autrans, FranceSynthèse de l'offre · **Employeur** · **MAIRIE D'AUTRANS-MEAUDRE EN VERCORS** · Place Locmaria · Autrans-meaudre en vercors · **Lieu de travail** · - Autrans-meaudre en vercors · **Poste à pourvoir le** · - 01/03/2023 · - 22/02/2023 · **Type d'emploi** · - Emploi permanent - vaca ...
Agent(e) d'accueil et de gestion administrative état civil - Saint-Martin-d'Hères, France - Saint-Martin-D'heres
Description
À propos de Ville de Saint-Martin-d'Hères
La commune de Saint-Martin-d'Hères, en pleine croissance démographique habitants), est la 2ème ville du département de l'Isère. Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de habitants).
Délais de publication : Dimanche 05 mai 2024
Cadre d'emplois : Adjoint administratif
Quotité : temps plein
Le poste
Sous la responsabilité de l'adjointe au chef de service, l'agent(e) accueille et oriente le public usager, instruit les demandes et effectue le suivi administratif des dossiers liés aux activités mises en œuvre par le service pour le pôle état civil. Il(elle) effectue également des tâches de secrétariat.
Fonctions
• Accueil du public (physique et téléphonique) et traitement de dossiers d'état civil
• Secrétariat divers
Activités du poste
Accueil physique et téléphonique du public du pôle état civil ( 50%)
Recevoir, informer et orienter (ou réorienter) les usagers
Accompagner l'usager dans la prise de connaissance du service public proposé par le pôle, dans la recherche de solution à sa demande, expliciter les procédures
Réceptionner des appels téléphoniques, prendre des messages et des rendez-vous
Transmettre des informations aux professionnels du service
Gérer des réclamations
Traitement des dossiers liés aux prestations proposées par le pôle état civil (30%)
Participation à l'activité générale du service et traitement des dossiers pour le pôle état civil (20%)
Recevoir, orienter les courriers électroniques
Traiter les demandes d'actes par courrier et enregistrer les départs
Rechercher des informations auprès des administrations compétentes (CERT, tribunal, service central d'Etat civil de Nantes, consulats, notaires...)
Traiter les réclamations
Effectuer, transmettre des éditions diverses récurrentes
Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques
Gérer le classement et l'archivage, la destruction des documents
Accueillir des stagiaires
Contribuer aux différentes manifestations/opérations assurées par le service (élections...)
Renfort ponctuel sur les missions autres missions du service état civil et démarches citoyennes
Soutien renforcé aux cadres et à l'équipe des démarches citoyennes pendant les périodes électorales (y compris les jours d'élection si besoin)
Conditions
Conditions d'exercice particulières
Conditions de rémunération
Profil recherché
Savoir faire :
Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique
Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions de base : saisie, mise en forme....
Utiliser des logiciels et des progiciels "métiers" : entre 5 et 10 : NTS, CIRIL Élections, CITIWEB, Affaires militaires, gestion des attestations d'accueil...
Utiliser des sites « ressources » : , , ,
Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique : filtrage, prise de messages ... prévention et gestion des conflits... questionnement, reformulation, écoute active... accueil du public difficile.....
Appliquer la législation et les procédures en vigueur ; conditions de délivrance d'une CNI/Passeport, modalités d'inscription sur les listes électorales...
Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage...
Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Appliquer les procédures des services internes (selon directions sectorielles, RH, finances...) et des partenaires : préfectures....
Appliquer les techniques de lecture de textes législatifs
Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité en direction des usagers
Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail (dont gestes et postures...)
Rendre compte d'activité sur les outils de suivi
Connaissances :
Environnement territorial FPT cat C - Environnement territorial de la collectivité
Missions et activités des partenaires extérieurs associés : tribunal judiciaire, consulats, .....
Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires
Vocabulaire professionnel du service
Règlementation relative a l'état civil
Droit de la famille : bonnes connaissances
Droits et obligations des usagers
Caractéristiques des publics
Communication écrite : notions de base
Techniques rédactionnelles et orthographiques : notions de base
Communication orale : notions de base
Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
Qualités :
Qualités relationnelles : patience, écoute.... sens de la relation avec les usagers.... capacité à questionner de façon pertinente
Discrétion et secret professionnel
Rigueur et méthode
Capacité à changer d'activité (instruction de dossier / prise d'appels téléphoniques...) pour répondre aux urgences ou impératifs de l'accueil - Savoir passer d'une tâche à l'autre rapidement
Adaptabilité et réactivité :
• au public : à la diversité des demandes, à la diversité des émotions des usagers selon l'acte demandé,
• aux mutations technologiques et réglementaires rapides (progiciels métiers, évolutions rapides des procédures...)
• aux interlocuteurs externes différents
• à la densité du flux de plus en plus importante
• au contexte de travail bruyant (plate-forme)
Ponctualité et disponibilité
Savoir gérer le stress dans le cadre des situations de tension en situation d'accueil – Conserver une posture professionnelle adéquate, la maîtrise de soi, des situations et des réactions en toutes circonstances
Capacité à travailler en équipe
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