Assistant de Direction - Romainville, France - Est Ensemble

Est Ensemble
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Entreprise vérifiée
Romainville, France

il y a 1 semaine

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
**Assistant de direction (f/h**
- En qualité d'assistant(e de direction H/F, vous serez rattaché(e au Directeur de la régie. Vous assisterez également les directeurs des 3 pôles de la régie.**Vos missions**:
**Assurer l'accueil de la Direction**
- Accueil physique des visiteurs du directeur, accueil téléphonique hors téléaccueil et gestion des mails du directeur et de la boite mail de la direction
- Gérer les appels téléphoniques au directeur : filtrer les appels, prendre les messages et s'assurer de leur suivi

**Assurer le secrétariat de la Régie et du comité de direction**

Enregistrement, tenue à jour du chrono courrier, avec scan systématique (entrant/ sortant
, classement papier et envoi par mail des scans aux agents destinataires. Suivre les réponses aux courriers/Garantir délais de réponse. (Pilote d'un futur projet d'un logiciel de gestion des courriers ?
- Faire le lien secrétariat avec la direction générale d'Est Ensemble Classement et tenue à jour des contacts extérieurs (coordonnées, organigrammes, moyens de s'y rendre et de stationner
- et tenue à jour de l'organigramme de la régie en lien avec la RH
- Tenue d'agenda du comité de direction (prise de rendez-vous, logistique de la salle, envoie des invitations, enregistrement des participants, accueil
- Organiser les réunions avec les partenaires externes pour le comité de direction
- Assurer le classement des dossiers du comité de direction sur le réseau informatique
- Gérer les déplacements du comité de direction : réservations d'hôtel, taxis, billets d'avion ou de train, location de voitures, etc. Mise en forme, relecture voire rédaction (sur la base de consignes précises de courriers, mails, notes et diaporamas, élaboration de compte rendus de réunion (à laquelle elle a assisté
- pour l'équipe de direction. Mise en forme, sur la base d'un modèle type, des logigrammes et procédures réalisées par les équipes métiers
- Participation ponctuelle aux réunions hebdomadaires du comité de direction et rédaction des comptes-rendus
- Rédaction de courriers externes à soumettre en signature au directeur

**Assurer les missions administratives structurantes de la régie en lien avec les services du secrétariat général**
- Gestion des fournitures administratives et exécution financière correspondante
- Suivi de la gestion de la flotte de véhicules VL (contrôles techniques, contrat de location, assurance, réparation, prêt, remisage à domicile occasionnel,
- Appui administratif et logistique:

- Communication sur les chantiers : faire suivre les infos aux services des villes, départements Appui administratif pour la perception des recettes (AESN
- voire sur l'attribution des aides sociales aux abonnés,.
- Evénements tels que journée mondiale de l'eau, première pierre sur les chantiers, présentation de la Régie en extérieur,.

**Organiser les réunions des instances **de gouvernance et notamment les Conseils d'administration (CA, les Commissions d'appels d'offres et les séminaires en lien avec le service juridique**
- Gestions d'agendas
- Organisation et logistique des instances y compris la relance auprès des élus pour assurer le quorum des instances
- Participation aux instances pour prise de notes ou logistique
- Préparation des procès-verbaux

**Assurer le suivi de la gestion des mandats des administrateurs / relations avec les administrateurs**
- Assurer les échanges de tout document utile aux administrateurs
- Contrôler et régler les notes de frais des administrateurs Organiser (agenda, logistique
- les séminaires des administrateurs
- Assurer la réception et le suivi des demandes particulières des administrateurs en lien avec les réunions du CA et/ou les activités liées à leur mandat

**Assurer la responsabilité fonctionnelle d'une base documentaire et être le référent « Archives » de la régie**

**Profil recherché**:

- Vous êtes titulaire d'un BAC+2 spécialisé en Secrétariat avec une expérience de 3 ans minimum ou 5 ans d'expériences dans des fonctions équivalentes ou dans un environnement équivalent avec de l'expérience administrative dans un autre domaine.- Vous disposez de qualités relationnelles, de rigueur, d'ouverture d'esprit, de pugnacité, grand sens de l'organisation, et d'autonomie.- Capacité à être à la fois proactif et réactif, en déclinant votre expertise avec pragmatisme et pédagogie.- Discrétion, diplomatie et sérénité pour s'imposer en interne et en externe.- Savoir travailler en transversalité.- Facilitatrice pour le comité de direction et les services.- Aisance avec les outils bureautiques (Word, excel, power point, - Connaissance d'outils métiers en finances, gestion documentaire, gestion des RH,.- Compétences organisationnelles et rédactionnellesPar courrier à **Monsieur le Président d'Est Ensemble - Établissement public territorial du Grand Paris,**

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