Gestionnaire Administratif Et Des Relations - Grenoble, France - Université Grenoble Alpes

Université Grenoble Alpes

Entreprise vérifiée

Grenoble, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Date limite de réponse : 25 juin 2023
- Type de recrutement:
Poste ouvert en CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
B - TCH - Technicien
- Durée du contrat:
Du 26 juin 2023 au 25 juin 2024
- Localisation:
IUT2 Doyen Gosse
2 place Doyen Gosse
38000 Grenoble

Présentation de la structure

L'IUT2 est une composante de l'Université Grenoble Alpes qui délivre des Bachelors Universitaires de Technologie (BUT) des Licences professionnelles et générales dans les domaines de la gestion, du commerce, du droit, de l'information et de la communication, du social, de l'informatique et des statistiques. Il propose également des formations préparant aux examens nationaux de comptabilité et de gestion, de l'expertise comptable, aux diplômes d'état du travail social et des formations qualifiantes.

L'équipe administrative est composée de 90 agents répartis en 11 services et 5 sites (Doyen Gosse /Brenier/Campus/Verdun/ Vienne). Les équipes pédagogiques sont composées de 180 enseignants (enseignants-chercheurs, enseignants du second degré et contractuels) et de 500 chargés d'enseignement.

Missions principales

Sous la supervision du responsable scolarité à 80 % vous aurez pour mission de renforcer les équipes administratives au sein des différents départements de formation. Sous la supervision de la responsable relations internationales à hauteur de 20%, vous assurerez des activités liées à la mobilité internationale des étudiants.

Activités principales

Accueil et information des usagers:

- Répondre aux demandes concernant l'offre de formation, l'alternance, la scolarité, les relations internationales (étudiants, enseignants, entreprises et partenaires étrangers)
- Orienter les usagers en fonction de leurs besoins vers les responsables de parcours ou de service

Recrutement des étudiants:

- Gérer les inscriptions pédagogiques et les demandes d'aménagement spécifique

Scolarité
- Participer à la modélisation des structures pédagogiques
- Organiser les enseignements sous la supervision du directeur des études:

- Créer les emplois du temps, vérifier l'adéquation avec les maquettes, les saisir dans le logiciel ADE, mettre à disposition les ressources informationnelles et pédagogiques sur les plateformes dédiées
- Définir les dates clés des parcours en alternance, ajuster les calendriers des différents parcours
- Mettre à jour les informations sur le Livret Électronique d'Apprentissage et faire le lien avec les tuteurs pédagogiques et les maîtres d'apprentissage
- Vérifier l'assiduité des alternants et établir mensuellement les certificats de réalisation
- Participer aux conseils de perfectionnement et rédiger les comptes rendus
- Accompagner les étudiants dans la mise en œuvre et le suivi de leurs stages
- Organiser les évaluations, saisir les notes, éditer les PV de jurys, suivre les enquêtes de satisfaction

Relations internationales
- Participer à l'organisation de la sélection des étudiants en mobilité
- Instruire, vérifier et saisir les dossiers de demande de bourses sur MoveOn
- Assurer le suivi à distance des étudiants en mobilité (collecter et archiver les contrats d'études):

- Convertir les relevés de notes étrangers en notation française
- Alimenter les bases de données et les tableaux de suivi

Assurer la gestion des heures d'enseignement
- Initier les recrutements de vacataires d'enseignement
- Saisir les heures d'enseignement sur HELICO (prévisionnels et réalisés)

Compétences attendues
- Connaître les techniques de secrétariat et savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
- Communiquer en anglais (écrit/oral), niveau B1+/B2
- Utiliser des logiciels dédiés aux activités administratives et de scolarité et mobilité : HELICO, PINEA, APOGEE, ADE, OFALINK, E-CANDIDAT, PSTAGE, MOVEON (formation en interne assurée)
- Gérer son activité dans un calendrier
- Savoir gérer les situations d'urgence et hiérarchiser les priorités
- Respecter des délais
- Faire preuve d'organisation, réactivité, rigueur et de fiabilité
- Savoir rendre compte
- Travailler en autonomie et en équipe
- Avoir de bonnes capacités relationnelles

Contraintes liées au poste:

- En cas d'absence d'un-e collègue, suppléer les gestionnaires des départements dans leurs tâches administratives
- Pics d'activité à certaines périodes de l'an

Conditions de diplômes
- Bac

Rémunération
- A partir de 2064€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.POUR TOUTES INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Sur le recrutement

Mathilde BALAUD, chargé.e de recrutement-
- Sur le postePOURQUOI TRAVAILLER À L'UGA
- Donner du sens à votre métier.
- Bénéficier de l'attractivité du territoire.
- Bénéficier d'avantages sociaux.
- Concilier vie professionnelle et personnelle.
- Etre accompagné dans votre carrière.
- Travailler sur un campus dynamique.

CHIFFRES-CLÉS
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