Assistant Service Administration Ressources - Provins, France - Département de Seine-et-Marne

Département de Seine-et-Marne

Entreprise vérifiée

Provins, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La Seine et Marne compte 1.3 M d'habitants et constitue un des départements métropolitains ayant la plus forte croissance de population. Elle accueille les 2 dernières villes nouvelles françaises (Sénart et Marne-la-Vallée), une partie du pôle de Roissy et Disneyland Paris.

Elle comprend également de grands territoires ruraux et naturels avec deux Parcs Naturels Régionaux ainsi qu'un patrimoine mondialement connu avec, par exemple, la forêt de Fontainebleau et les châteaux de Vaux-le-Vicomte et Fontainebleau.

En qualité d'assistant(e), vous assurez les missions du service administration ressources de la Maison Départementale des Solidarités.

**Les activités principales**
- Assurer l'accueil téléphonique du Service Administration Ressources (SAR),
- Assurer la gestion des fournitures de bureau (réception, gestion de stock et distribution aux agents),
- Assurer chaque semaine le réapprovisionnement des salles en fournitures diverses,
- Assurer le secrétariat du Fonds d'Aides aux Jeunes (préparation et présence à la Commission Locale d'Appui, suivi du versement des aides, rédaction et envoi des courriers, préparation du bilan annuel du fonds d'aides),
- Mettre à jour du livret d'accueil du SAR à destination des nouveaux arrivants ainsi que sa remise à chaque nouvelle arrivée
- Assurer la continuité en cas d'absence ou d'indisponibilité de l'agent d'entretien et de maintenance (suivi des travaux, suivi des livraisons, réservation des véhicules, alimentation en papier et enveloppes dans les services, gestion de la réparation des véhicules et des contrôles techniques, gestion du courrier, préparation des salles, ouverture des volets),
- Soutien du chef de service en l'absence ou d'indisponibilité de l'assistante (mails, préparation de tableaux, aide sur la commission d'aides financières, préparation de dossiers divers, envoi des invitations aux réunions).

**Les activités secondaires**
- Participer à l'accueil général MDS en cas d'absence de l'agent d'accueil,
- Apporter un soutien aux autres secrétariats en cas de nécessité de service afin d'assurer une continuité de service,
- Donner des rendez-vous aux usagers via le logiciel RDVS,

Vous présentez les connaissances et aptitudes suivantes:

- Accueil, information et orientation des usagers
- Savoir gérer une situation d'accueil difficile
- Maîtrise et présentation des écrits dans le cadre de la charte graphique
- Savoir gérer les agendas, les dossiers du service, les communications téléphoniques, les transmissions et en assurer le suivi
- Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers et des outils informatiques
- Etre rigoureux(se) et organisé(e)

Vous faites preuve de polyvalence, de réactivité et de transversalité avec un certain sens du service public, de l'accueil et de l'écoute. Vous avez une appétence pour le travail d'équipe également. Vous êtes en capacité de prendre du recul face aux situations sociales difficiles, et sans porter de jugements de valeur. Enfin, vous savez vous adapter en toute circonstances et êtes discret(e) sur les informations recueillies.
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
- Prestations sociales et COS