Assistant de Direction - Melun, France - Département de Seine-et-Marne

Département de Seine-et-Marne

Entreprise vérifiée

Melun, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La Seine et Marne compte 1.3 M d'habitants et constitue un des départements métropolitains ayant la plus forte croissance de population. Elle accueille les 2 dernières villes nouvelles françaises (Sénart et Marne-la-Vallée), une partie du pôle de Roissy et Disneyland Paris.

Elle comprend également de grands territoires ruraux et naturels avec deux Parcs Naturels Régionaux ainsi qu'un patrimoine mondialement connu avec, par exemple, la forêt de Fontainebleau et les châteaux de Vaux-le-Vicomte et Fontainebleau.

En qualité d'assistant de Direction, vous assistez le Directeur ainsi que la Direction dans son organisation administrative. Vous assurez l'interface avec les Directions de la DGAA, et les Directions supports de la collectivité.

Vous organisez de manière permanente la vie professionnelle du Directeur (agendas, courrier...)
Vous effectuez des relectures et des mises en forme de l'ensemble des documents administratifs (notes, lettres, rapports.)
Vous assurez le suivi des parapheurs (signature, visas des documents)
Vous participez aux comités de Direction
Vous rédigez des comptes rendus de réunion
Vous gérez l'accueil téléphonique et physique
Vous réalisez le suivi des rapports présentés en CP/Séance (suivi des validations, des modifications, transmission) et suivi des listes prévisionnelles
Vous assurez le suivi et la transmission des demandes Elus, Cabinet, DGS, DGAA dans les délais imposés
Vous orientez les demandes urgentes en cas d'absence de la hiérarchie
Vous assurez l'interface avec les différents partenaires (Elus, Cabinet, autres directions, transporteurs )
Vous assurez la transmission des informations internes aux Chefs de service et /ou à l'ensemble de la Direction / Relance, alerte des services de la Direction
Vous organisez et planifiez les réunions de Direction
Vous gérez, planifiez et suivez l'astreinte transports scolaires
Vous organisez et suivez la campagne EAE des agents de la direction
Vous centralisez les congés
Vous accueillez et formez les nouveaux arrivants sur les logiciels métiers de secrétariat
(Elise, Actes77 )

Vous assurez le traitement et la diffusion du courrier entrant et sortant Etre le référent/e
communication de la Direction
Vous êtes garant des articles publiés en interne

**Autres missions**:
Vous coordonnez la procédure « Manifestations et gestion de la logistique » en lien avec le Cabinet, la Direction de la Communication et les partenaires extérieurs
Vous apportez un soutien au SAF pour les demandes de renfort du personnel et de création de postes,
Vous gérez les véhicules de service
Vous assurez la coordination des besoins matériels des agents
Vous gérez les commandes de fournitures de la Direction et les travaux d'impression en lien avec l'imprimerie départementale
Vous êtes le référent en terme de logiciels EUDONET, ELISE, Outlook
Vous suivez les abonnements et classer la documentation technique de la DT
Vous assurez l'intérim des autres assistantes de la Direction en cas d'absence

Vous disposez d'un niveau bac à bac +2 en gestion des administrations ou assistant manager, vous justifiez d'une expérience préalable réussie sur un poste similaire, dans un environnement exigeant et idéalement dans une collectivité territoriale.

Rigoureux et organisé, vous êtes doté d'un excellent relationnel et vous avez un bon esprit de synthèse.

Reconnu pour votre polyvalence et votre capacité d'adaptation, vous faites preuve d'autonomie, de réactivité et d'une grande discrétion.

Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet...) et disposez d'un excellent niveau d'orthographe
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS