Assistant Administratif - Lyon, France - Clinique IRIS Ramsay Santé

Clinique IRIS Ramsay Santé

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La Clinique IRIS de Marcy L'Etoile est à la recherche d'un assistant administratif rattaché à la Direction des opérations.

Le poste nécessite un déplacement sur les 3 sites géographiques de la Clinique, avec à mínima deux jours sur le site principal de Marcy l'Etoile.

Les missions principales du poste:

- Améliorer le circuit des factures fournisseurs en lien avec la plateforme de comptabilité nationale du groupe:

- Assurer le lien entre les fournisseurs de la clinique et la plateforme de comptabilité
- Suivre les relances fournisseurs en collaboration avec le CSP (envoi des factures pour intégration dans le logiciel ad hoc, être le relai des fournisseurs pour les relances, suivre l'état de mise en paiement des factures...)
- Analyser les situations de blocage des commandes
- Saisir des commandes ou des régulations de commande dans le logiciel spécifique
- Faire référencer les nouveaux fournisseurs dans les outils informatiques
- Adresser les factures arrivant sur la structure par mail pour prise en compte par la comptabilité
- Suivre l'état des factures dans les logiciels de la clinique
- Suivi de l'intérim et des vacations
- Déclencher les missions de vacations ou d'intérim sur demande de la Direction des soins
- Valider les relevés d'heures d'intérim et mettre à jour le tableau de suivi adressé à la Direction Générale
- Intégrer les vacations d'intérimaire dans l'outil de planning
- Saisir les factures d'intérim dans le logiciel de commande
- Mettre à jour les outils en lien avec le suivi des vacataires (fichiers, téléphones,)
- Suivre les prestataires et intervenants dans la clinique en lien avec la Directrice des opérations:

- Gérer les exposants de la boutique : création d'un nouvel exposant, réservation des créneaux, vérification et remontée des chèques, mise à jour des documents annuels
- Transférer les factures des intervenants pour paiement
- Suivre l'occupation des plateaux techniques par nos prestataires afin de tenir à jour le tableau de redevances
- Suivre les prestations délivrées par nos prestataires afin de tenir à jour le tableau de redevances
- Transmettre le montant des redevances à la comptabilité générale pour établissement des factures
- Renforcer le processus de vente des chambres particulières et services hôteliers:

- Vérifier le taux d'occupation des chambres particulières quotidiennement
- Travailler en étroite collaboration avec les admissions pour anticiper les demandes
- Faire le lien entre les différents services (admission, service de soins et régulation) afin d'envisager les changements de chambre pour répondre à la demande
- Suivre les chambres médicalisées

La liste des tâches n'est pas exhaustive.

Qualités recherchées : aisance relationnelle, adaptabilité, bonne communication orale et écrite, gestion des priorités

Une aisance informatique est indispensable.

Bac+2

Type d'emploi : CDI

Salaire : 20 500,00€ à 23 000,00€ par an

Avantages:

- Aide au logement
- Participation au transport
- Restaurant d'entreprise

Programmation:

- Disponible le week-end
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Français (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel