Assistant de direction DRH - Paris, France - Inrap

Description

Avec plus de 2.200 collaborateurs et chercheurs, l'Institut national de recherches archéologiques préventives est la plus importante structure de recherche archéologique française et l'une des toutes premières en Europe.

Placé sous la double tutelle du ministère en charge de la Culture et du ministère en charge de l'Enseignement supérieur et de la Recherche, l'Inrap réalise l'essentiel des diagnostics archéologiques et des fouilles en partenariat avec les aménageurs privés et publics : soit près de 2 000 chantiers par an, en France métropolitaine et dans les départements d'outre-mer.

Les missions de l'institut s'étendent à l'exploitation scientifique des résultats et à la diffusion de la connaissance archéologique auprès du public, actions pouvant prendre la forme de partenariats nationaux comme internationaux.

Doté d'une organisation reposant sur un siège parisien et huit directions interrégionales, il dispose d'un budget de 175 millions d'euros.

La Direction des Ressources Humaines

La direction des ressources humaines se compose 42 agents et est organisée en deux pôles, un pôle gestion statutaire et rémunération et un pôle effectifs, formation et mobilité professionnelle. Elle compte également un service de l'action social.

Sous l'autorité de la Directrice des Ressources Humaines, l'assistant(e) de direction a pour missions de prendre en charge au niveau administratif et organisationnel le secrétariat de la direction des ressources humaines en lien avec les différents services de la direction des ressources humaines et en interface avec les autres directions du siège et les directions interrégionales. Il/Elle assure l'organisation logistique et pratique des instances et des réunions avec les représentants du personnel. Le secrétariat de direction étant composé de deux assistant(e)s, il/elle travaille en binôme.

Fonctions

1)Assistance administrative de la direction des ressources humaines

• Assurer la gestion des agendas de la directrice des ressources humaines, ses adjoints et des chef(fe)s de service (montage de réunions complexes, prise de rendez-vous...)
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des agents ainsi que le traitement des appels et des mails internes et externes
• Assurer la gestion des courriers (enregistrement et suivi dans le chrono arrivé / départ, distribution aux destinataires)
• Suivre le circuit de signature des parapheurs mis à la signature de la Direction Générale
• Mettre en place et tenir à jour les outils de gestion du service : chronos, répertoire secrétariat, tableaux de suivi et de gestion...
• Assurer la gestion logistique des réunions de la direction des ressources humaines (réservation de salles et matériels nécessaires, reprographie des documents...)
• Organiser les déplacements de la directrice, ses adjoints et des chef(fe)s de service de la direction des ressources humaines (réservations de billets et d'hôtels, établissement des ordres de missions)
• Organiser des réunions plénières avec les directions interrégionales, assurer la communication et la transmission d'informations auprès des directions interrégionales et des directions du siège et assurer la prise de note et les comptes rendus.
• Gérer les arrivées de personnel à la direction des ressources humaines (profil informatique, badge, installation du bureau, ...)
• Assurer la gestion et la commande des fournitures
• Instruire les demandes de Carte Culture

2)Secrétariat des instances en lien avec le responsable du dialogue social

• Participer à la planification et à la coordination de toutes les réunions organisées dans le cadre du dialogue social et assurer une veille active de l'agenda social
• Organiser, en étroite coordination avec le chargé de mission dialogue social, l'ensemble des aspects logistiques des réunions des instances de représentation du personnel ainsi que des réunions de travail organisées dans le cadre de la concertation avec les organisations syndicales (fixation des réunions, suivi du rétro-planning, du calendrier social, relation avec le prestataire chargé du procès-verbal, reprographie, préparation des dossiers, et réservation des salles)
• Etablir les ordres de mission, les réservations de transport et d'hébergement des représentants du personnel participant aux réunions d'instances, ou de concertation sociale, et en gérer le suivi
• Enregistrer les demandes d'autorisations spéciales d'absence
• Préparer et envoyer les convocations et la documentation aux représentants syndicaux et aux membres de l'administration

3)Gestion comptable et financière

• Assurer la gestion et le traitement des factures de la direction des ressources humaines hors factures formation (création de l'engagement juridique et du bon de commande, établissement du service fait, rapprochement des factures, suivi de la consommation budgétaire).

4)Gestion administrative du personnel de la Direction des Ressources Humaines (en remplacement du binôme si besoin)

• Assurer la gestion des congés (création des profils dans l'outil Jorani, choix du valideur, vérification du rythme de temps de travail, calcul des droits à congés, gestion des demandes de modifications de congés)
• Assurer la gestion des temps (création des profils dans l'outil Calypso, édition des états de suivi de déclaration des temps, relance des relevés de temps non saisis conformément à la date de clôture de saisie)

Les fonctions décrites ci-dessus correspondent aux principales fonctions prévues pour ce poste, elles peuvent faire l'objet d'adaptations en fonction des besoins de service.

Niveau de diplômes requis

Diplôme universitaire de technologie ou brevet de technicien supérieur ou titre ou diplôme français ou étranger au moins équivalent ; ou Baccalauréat ou

Diplôme français ou étranger équivalent ainsi que 2 années d'expérience professionnelle dans des fonctions similaires.

Les diplômes auront été obtenus de préférence en assistanat de direction.

Compétences requises

Connaissance du statut des établissements publics

Connaissance des règles relatives au dialogue social dans la fonction publique

Rigueur, sens de l'organisation, méthode

Esprit d'initiative et autonomie

Réactivité, anticipation et alerte

Parfaite expression écrite et orale et esprit de synthèse

Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

Maîtrise des techniques de secrétariat

Discrétion absolue et respect de la confidentialité

Qualités relationnelles (capacité d'adaptation, travail en équipe indispensable)

Bonne expression écrite et orale et esprit de synthèse

La connaissance du logiciel PEP serait un plus

Avantages sociaux

30 jours de congés annuels et 20 jours de RTT

Mutuelle et prévoyance

Tickets restaurants

Carte culture (accès aux musées et monuments nationaux affiliés au Ministère de la Culture)

Association du personnel (voyages, locations, aides aux activités culturelles)