Assistant de Formation - Bordeaux, France - GRETA-CFA Aquitaine

GRETA-CFA Aquitaine

Entreprise vérifiée

Bordeaux, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Le GRETA CFA AQUITAINE est un regroupement d'établissements publics locaux d'enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l'aquitaine. Le GRETA CFA AQUITAINE propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme,

Industrie, Numérique, Audiovisuel, Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l'art ).

A compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.

**Mission**

L'assistant(e) de formation assure la mise en œuvre et le suivi administratif des actions de formations.

En contact permanent avec les apprenti(e)s, stagiaires, il/elle a une mission d'accueil.

A l'écoute du client, de l'apprenti(e) et/ou du stagiaire, avec l'objectif de leur satisfaction, il/elle participe au développement de l'activité dans le cadre de la politique définie par la Direction.

Il/Elle assure l'interface entre les clients/stagiaires/apprenants/formateurs, le service comptable et la responsable du site de formation et le Directeur Délégué des Formations Professionnelles et Technologiques.

Il/Elle assure un suivi administratif rigoureux.

**Contexte et activités**

En liaison avec le chef d'établissement, la responsable du site de formation, les équipes pédagogiques et le service comptable, l'assistant(e) participe au processus global de la phase d'accueil de la demande client à celle de la mise en œuvre de l'action. Il/Elle transmet les documents de suivi de l'activité et les informations nécessaires à l'amélioration du processus de réalisation.

Il/Elle contribue en permanence à l'amélioration du processus de réalisation en répercutant à son responsable ses difficultés et ses initiatives.

**Ø Accueil et recueil de la demande**
- Connaître l'offre de formation du Greta et notamment **l'offre du secteur Industriel ;**
- Accueillir et recueillir l'ensemble des demandes téléphoniques ;
- Accueillir par téléphone et physiquement le public et les apprenants du site ;
- Renseigner et orienter les prescripteurs sur l'ensemble de l'offre et les modalités d'accès à la formation ;
**Ø Traitement des demandes**
- Traiter les demandes écrites et téléphoniques (devis, renseignements, envoi de contenus pédagogiques par mail ) ;
- Participer à l'organisation des manifestations organisées au sein du site ;
**Ø Organisation de la prestation**
- Accueillir et informer les apprentis/stagiaires et les clients ;
- Mettre en place les contrats d'apprentissage, établir les conventions de formations et en assurer un suivi rigoureux (retour des conventions et des accords de prise en charge à l'aide du Progiciel YParéo) ;
- Assurer le recueil des heures dispensées par les formateurs et les vérifier ;
- Traiter les demandes quotidiennes des apprentis sur site
- Traiter les demandes des formateurs sur site (convocations CCF, visites en entreprise,)
- Préparer, saisir et envoyer les documents relatifs au déroulement de l'action de formation selon le cahier des charges du commanditaire ;
- Assurer les inscriptions aux examens
- Etablir, veiller aux émargements, et retour des états en vue de paiement de la part des organismes payeurs (OPCO, Région ) ;
**Relations hiérarchiques et fonctionnelles**

Il/Elle est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'agence BTPI.

Il/Elle travaille sous l'autorité fonctionnelle du chef d'établissement du site de formation en relation fonctionnelle avec le responsable pédagogique voire aussi le CFC et/ou le DDFPT et travaille en collaboration avec le service comptable.

**Connaissances et compétences requises**
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, gestionnaire de bases de données, listes de diffusion, messagerie électronique, internet, logiciel interne ;
**Compétences et qualités**
- Avoir l'esprit d'initiative, être autonome ;
- Avoir le sens de l'écoute et de l'accueil ;
- Avoir un excellent sens relationnel ;
- Être disponible ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir rendre compte et communiquer ;
- Maîtriser les méthodes administratives ;
- Être rigoureux ;
- Savoir gérer son temps et les priorités.

**Profil attendu**
- Bac à Bac + 2 Tertiaire et plus particulièrement un BTS assistant de gestion PME-PMI ou équivalent ;
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 4 mois

Salaire : 21 313,44€ à 31 700,80€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 03/09/2023