Assistant Opérationnel - Montpellier, France - GIE SERM SA3M

GIE SERM SA3M

Entreprise vérifiée

Montpellier, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Assurer les tâches de secrétariat de l'équipe projet**
- Assurer les missions de secrétariat : tenue de l'agenda, prises de rendez-vous, rédaction et traitement des courriers, établissement des comptes - rendus de réunions, gestion des relations téléphoniques, organisation et traitement du classement et de l'archivage, etc.
- Enregistrer et diffuser le courrier entrant (affectation,)
- Traiter le courrier sortant : contrôle du courrier mis à la signature (respect de la charte graphique et des règles de délégations de signature)
- Monter les réunions internes et externes demandées par l'équipe opérationnelle
- Coordonner et relayer les demandes des membres de l'équipe projet,
- Participer à la création et au démarrage des nouvelles opérations
- Commander les fournitures du service, gérer le suivi et veiller à la juste consommation

**Assurer le suivi administratif des opérations, depuis l'appel d'offres jusqu'à la réception**
- Constituer les dossiers de lancement et de gestion des consultations et appels d'offre engagés pour la désignation des prestataires extérieurs (architectes, urbanistes, géomètres, bureaux d'études, entreprises, promoteurs...)
- Gérer administrativement les procédures d'attribution (élaboration des reçus, réception des offres, bordereau d'enregistrement, courriers de réponses aux entreprises, classement et archivage des offres non retenues )
- Organiser le suivi de l'état d'avancement des travaux (PV de réception, levée de réserve, OS de notification, OS divers )
- Organiser la préparation des CRAC et PRD
- Assurer à la demande du Responsable les contacts avec les tiers ainsi que l'organisation des réunions.

**Assurer une fonction d'alerte et d'interface**
- S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations,
- Tenir à jour les informations relatives aux opérations dans l'outil « gestion des opérations »
- Préparer et éditer les documents nécessaires dans le suivi des dossiers, revues de projets notamment.
- Assurer le recueil des éléments nécessaires à la rédaction des compromis de vente, suivi des levées des conditions suspensives et avenants éventuels

Ce descriptif des missions n'est ni limitatif ni exhaustif.

**PROFIL**

Expérience significative et réussie dans un poste similaire : BTS ou expérience d'un secrétariat opérationnel ou technique dans le milieu du BTP/Immobilier/Agence d'architectes/ EPL.

Doit impérativement maîtriser les outils informatiques.

Niveau d'études : minimum Bac +2

**Compétences attendues**

**Compétences attendues (et niveau de maîtrise)**
- Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point, Outlook)
- Connaissance des logiciels de gestion (GO7)
- Connaissance des marchés publics et de leurs procédures
- Connaissance des logiciels de gestion informatisée
- Connaissance du déroulement des opérations de construction et d'aménagement

**Aptitudes et motivations, comportements professionnels**
- Discrétion, disponibilité, sens du contact, diplomatie
- Capacité à prendre des initiatives et à travailler en équipe
- Organisation et sens de l'anticipation
- Rigueur, méthode
- Autonomie, rapidité d'action et de rédaction,
- Sens des priorités et aptitude à traiter simultanément plusieurs sujets
- Aptitude rédactionnelle
- Polyvalence

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 30 000,00€ par an

Avantages:

- Crèche d'entreprise
- Épargne salariale
- Participation au Transport
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Périodes de travail de 8 heures

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois
- Primes

Lieu du poste : Un seul lieu de travail