Assistant de Direction à La Direction Générale - Mulhouse, France - GHR Mulhouse Sud-ALSACE

GHR Mulhouse Sud-ALSACE

Entreprise vérifiée

Mulhouse, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Le secrétariat de direction est composé de deux secrétaires à temps plein. Il assure le secrétariat du chef d'établissement et de son adjointe en les assistant dans leur gestion administrative et leur organisation.**:
**Missions**:
L'assistant/assistante de direction accompagne le chef d'établissement afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités du chef d'établissement.
L'assistant/assistante de direction assure également l'organisation et le fonctionnement du secrétariat de direction.

**Activités principales**:
**Organisation de l'agenda du chef d'établissement et accueil**:

- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques ).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, dossiers des instances, notes diverses pour les réunions ).
- Prendre des notes, taper et mettre en forme des documents
- Classer et archiver les documents : courriers, notes, rapports

**Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du chef d'établissement**:

- Réceptionner, trier et diffuser le courrier postal et le courrier électronique
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

**Activités diverses**:

- Assurer la régie d'avances de la direction générale

**Spécificités du poste**:
Travail au niveau de la direction générale:

- Discrétion, rigueur et réactivité
- Courtoisie
- Capacité d'initiative
- Anticipation et organisation

**Profil**:
**Qualifications requises**:
Adjoint des cadres hospitaliers

**Savoir**:
Connaissances du fonctionnement hospitalier
Connaissance en gestion administrative
Connaissance des normes rédactionnelles
Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
Maitrise des outils informatiques

***Savoir-faire**:
Sens de l'organisation / Capacité d'initiative
Réactivité et autonomie
Communiquer efficacement
Polyvalence
Travail en binôme

***Savoir être**:
Ordre, rigueur et méthode
Sens de l'écoute et du dialogue
Discrétion professionnelle, politesse
Disponibilité