Ou Un Assistant de Direction - Strasbourg, France - Collectivité européenne d'Alsace

Collectivité européenne d'Alsace

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Missions

La Direction des Ressources Humaines pilote la mise à disposition et l'optimisation des ressources et des compétences nécessaires au déploiement des politiques publiques au service des usagers. Forte de 173 collaborateurs, elle vient en appui fonctionnel de l'ensemble des directions de la Collectivité européenne d'Alsace et veille au maintien de conditions de travail qui garantissent la santé et la sécurité des 6500 agents publics qui la composent.

Dans un contexte de mutation des organisations, elle accompagne les agents et les services dans la conduite du changement et dans l'évolution des parcours professionnels, par l'élaboration d'une politique de Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des Compétences (GPEEC) et d'une culture managériale commune.

Au sein du Pôle Parcours Professionnel de la DRH, rattaché.e au service gestion statutaire et rémunération, la ou l'assistant de direction assure les missions suivantes:

- Assistance et secrétariat
- Soutien aux missions du Directeur et des responsables des services ou unités du Pôle Parcours Professionnel
- Traitement des Archives de la DRH Nord
- Gestion logistique de la DRH Nord

Fonction

A ce titre, ses activités se déclinent comme suit:
**1. Assistance et secrétariat**:

- Gestion du courrier
- Gestion des appels et demandes des agents : assure l'accueil physique et téléphonique des agents souhaitant joindre le Pole. Vient en soutien aux réponses à apporter par courriel, courrier, téléphone ou en présentiel pour le Pôle. Assure des appels à la demande en soutien des services et agents du pôle
- Contrôle de légalité : assure le suivi du contrôle de légalité des actes à transmettre à la Préfecture (sur le logiciel IXBUS) toutes les semaines
- Gestion des signataires
- Supplément familial de traitement : réceptionne l'ensemble des formulaires SFT des agents et assure un pointage de premier niveau du contenu des formulaires et des pièces justificatives
- Retraites : procède à la saisie des demandes d'affiliation à la CNRACL
- Prévoyance : est le premier contact de la Prévoyance partenaire avant transfert des demandes au besoin au Référent Carrière et Rémunération (RCR) compétent. Gestion avec Collecteam des entrants/sortants de contrat, des situations en attente d'indemnisation, reçoit les mails et les répartit aux RCR. Envoi mensuellement le récapitulatif des versements

**2. Soutien aux missions du Directeur et des responsables des services ou unités du Pôle:
- Planification des agendas
- Suivi des effectifs du Pôle
- Bureautique : réalise des travaux informatiques et bureautiques pour le Pôle
- Consignation des supports et procédures : participe à la remise à jour des documents supports, à leur archivage et disponibilité dans un dossier partagé, à leur communication aux interlocuteurs concernés et à la tenue des formulaires, fiches de procédure ou modes opératoires à jour
- Campagnes annuelles : met à jour le calendrier annuel des campagnes, participe à la création comme la diffusion des communications et propose des informations collectives (mutuelles en janvier, courriers aux agents en disponibilités en septembre, campagne CET en décembre, etc.)
- RGPD : tient à jour le tableau de suivi annuel

**3. Traitement des archives de la DRH Nord **(Tâche commune avec le gestionnaire administratif du SGSR NORD)**:

- Tenue de la salle des dossiers : identifie les archives courantes, intermédiaires et définitives actuellement conservées dans les services
- Classement : classe les archives intermédiaires à partir des 80 ans de l'agent (classement intellectuel, cotation et mise en boîtes le cas échéant)
- Epuration : prépare les éliminations réglementaires de documents (rédaction des bordereaux d'élimination)
- Transfert de dossiers : prépare les versements de documents aux Archives départementales en lien avec le Responsable d'unité collecte et traitement Nord, Pôle Mémoire, Archives d'Alsace

**4. Logistique de la DRH Nord (Tâche commune avec l'assistant de direction du Pole DSCT)**:

- Commandes et réassort : gère les fournitures et le matériel pour la DRH Nord, assure le réassort et les commandes, fait le lien avec la Direction de l'Immobilier et des Moyens Généraux et tient un inventaire
- Gestion des imprimantes : répond aux demandes de soutien à l'utilisation ou à la réparation des imprimantes-scanner-photocopieuses pour la DRH Nord

Profil recherché
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et les règles de correspondance administrative, idéalement en collectivité territoriale.
- Vous êtes capable de travailler en équipe et en binôme et vous adaptez aux interlocuteurs variés.
- Vous faites preuve d'organisation et de méthode, et êtes en capacité de gérer les urgences et de respecter les délais.
- Vous êtes à l'écoute et avez le sens de la discrétion professionnelle.
- Vous avez un intérêt pour