Secrétaire de Service - Rouen, France - Région Normandie

Région Normandie

Entreprise vérifiée

Rouen, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**La Direction de l'Aménagement des Territoires** est composée de 3 services : Vie des Territoires et Contractualisation, Aménagements durables, Développement rural et fonds européens. Elle comprend 59 agents.
**Le service Vie des Territoires et Contractualisation** (14 agents) met en œuvre la politique d'aménagement du territoire de la collectivité par le biais de la contractualisation territoriale (360 M€ pour avec les intercommunalités normandes (63 contrats de territoire). Il fait par ailleurs partie du réseau Petites Villes de Demain.
Le service assure un rôle transversal important tant au niveau des directions opérationnelles de la collectivité, que des partenaires extérieurs (préfectures, DDTM, départements, EPCI etc...). Il assure enfin le partenariat avec la Foncière de Normandie.

**Missions principales du poste**
- Assister sur le plan administratif et logistique le chef de service, la responsable de pôle, les chargé(e)s de projets et les chargé(e)s de gestion ;
- Réaliser les activités de secrétariat, d'accueil et d'information ;
- Coordonner son travail avec les assistantes de la direction ;
- Contribuer au fonctionnement et à la coordination du service.

**Activités attendues sur le poste**
- Assurer la gestion administrative et organisationnelle : gérer et suivre les courriers, mettre en forme des notes et lettres, rapports, dossiers, traitement des mails, comptes-rendus des réunions ;
- Réaliser les travaux bureautiques, mettre à jour les fichiers contacts des territoires, construire et mettre à jour des modèles de documents, mettre à jour les tableaux de suivi de la direction (notes, parapheurs) ;
- Gérer les déplacements des collaborateurs, gérer les rendez-vous, organiser les réunions ;
- Suivre la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe, gestion du planning des congés ;
- Fournir un appui à l'organisation logistique lors d'évènements organisés par le service (réunions avec les territoires...) ;
- Assurer la logistique interne : commandes des fournitures, gestion du budget Lyreco Liaison.

**Connaissances principales**
- Savoir s'organiser et gérer un planning ;
- Rédiger des mails, notes ou consignes ;
- Communiquer facilement.

**Compétences**
- Connaître l'organisation de l'institution et ses circuits administratifs ;
- Connaître l'organisation territoriale de la Normandie ;
- Maitriser les techniques de secrétariat et d'accueil ;
- Faire preuve d'organisation, de rigueur et de méthode, et de réactivité ;
- Avoir la capacité à travailler en relative autonomie tout en rendant compte au supérieur hiérarchique ;
- Pouvoir faire le cas échéant des propositions d'amélioration des procédures et prendre des initiatives, savoir hiérarchiser les priorités.

**Savoir faire relationnel**
- Esprit d'équipe (relations constantes et étroites avec les chargés de missions et les chargés de gestion du service, et avec les autres assistantes ou secrétaires de la Direction),
Sens du service public ;
- Aimer les contacts (accueil téléphonique ou sur place des personnes extérieures) ;
- Faire preuve de diplomatie et de discrétion ;
- Capacité à dialoguer, à partager l'information et à rendre compte à la hiérarchie.

**Logiciels utilisés**
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Power Point, TEAMS) et les logiciels métier (ELISE/Oscar) et de gestion (Urbest et Tuboujou).