Assistant Medico-administratif Classe Normale - Paris, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:16/05/2023

**Date de parution **:16/05/2023

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
ASSISTANT MEDICO-ADMINISTRATIF CLASSE NORMALE F/H

**Métier**:
Gestion et administration - Secrétaire

**Type d'emploi**:
Titulaire ou contractuel

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Horaires de travail**:
AMPLITUDE HORAIRE 09H00-17H36 PERMANENCE A L'HEURE DU DÉJEUNER

**Poste à pourvoir**:
Immédiat

**Présentation du service**:
Au cœur du GH Sorbonne Université, les hôpitaux La Pitié Salpêtrière, Charles Foix, Saint-Antoine, Rothschild, Trousseau -La Roche-Guyon et Tenon proposent une offre de soins complète, d'excellence et de proximité permettant la prise en charge de la plupart des pathologies, du nouveau-né à la personne âgée. Groupe hospitalier universitaire associé à la faculté de Médecine Pierre et Marie Curie (Paris VI), il est le 1er centre de recherche au niveau national. Centre d'enseignement, il abrite les écoles d'infirmier et d'aide-soignant, de sagefemme et de puériculture. Il est leader de l'AP-HP, en médecine, chirurgie et obstétrique (MCO).

Le site de l'hôpital TENON: L'hôpital Tenon propose les prises en charges en hospitalisation de jour ou en hospitalisation complète et en consultation

Ses activités phares sont:

- La pneumologie et la chirurgie thoracique, les urgences et les réanimations
- La médecine interne et les maladies infectieuses
- Les chirurgies ORL, gynécologiques et plastiques
- La cancérologie, l'hépato-gastro-entérologie et l'uro-néphrologie
- Les unités de gériatrie aigue
- La néphrologie
- La psychiatrie

L'hôpital Tenon dispose de 525 lits et 98 places de jour, 2837 professionnels y travaillent dont 2229 personnels non médicaux et 608 personnels médicaux
- Liaisons hiérarchiques:
- Coordonnateur Général des soins du GH Sorbonne Université
- Coordonnateur Général des soins du site TENON

**Vos missions**:

- Missions Générales:
- Assurer les missions d'assistante de la Coordinatrice générale des soins
- Assister la Coordinatrice générale des soins dans la conduite de projet et le suivi des dossiers à la fois site et GH

Missions permanentes:
- Assurer la gestion de l'agenda et le secrétariat de la Coordinatrice générale des soins (Prise de rendez-vous et tenue de l'agenda)
- Planification et organisation de réunions pour la Direction des Soins (réservation de salles, coordination de l'ordre du jour, envoi de convocation et diffusion des comptes rendus)
- Gestion et Suivi des Faisant-Fonctions cadres (élaboration des contrats pour signature, convocation et suivi des agents)
- Diffusion des rapports de garde
- Suivi des dossiers/projets (site et GH) de la Direction des Soins,
- Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants
- Prise de note, rédaction de compte-rendu, courriers ou messages
- Accueil physique des personnes (interne et externe)
- Réception, traitement, orientation et suivi des appels téléphoniques
- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courrier, dossiers et mail de la direction (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Etablissement des ordres de missions, inscription aux formations
- Reproduction de documents
- Gestion logistique de la direction des soins
- Gestion des commandes de la direction des soins
- Gestion des déplacements extérieurs
- Organiser et alimenter le portail Intranet APHP de la Direction des Soins
- Mise en ligne des fiches de poste sur Talentsoft
- Gestion et suivi des agents en promotions professionnelles en lien avec la DRH et le siège
- Gestion et suivi des conventions de stage en lien avec le bureau de la formation
- Assurer le suivi des recrutements : CVthèque, dispatcher les demandes d'embauche dans les DMU et les secteurs hors DMU, en lien avec les contrôleurs de gestion RH.
- Organiser les rendez-vous pour des demandes d'embauche, de changement de service ;
- Etablir l'interface avec la DRH sur les dossiers de recrutements (fiches d'affectation, courrier de recrutement ),
- Convocation des agents pour entretiens professionnels, rapports disciplinaires
- Rédaction des rapports pour les agences d'intérim
- Travail en binôme avec l'assistante de Direction du Coordonnateur Général des soins du GH

**Compétences recherchées**:
Compétences requises:

- Discrétion indispensable et sens de la confidentialité
- Sens des relations humaines et du travail en équipe
- Présentation soignée et communication adaptée
- Filtrer, orienter les appels, renseigner les interlocuteurs internes et externes
- S'exprimer aisément et clairement et rédiger des messages

Qualités requises:

- dynamisme, autonomie, force de proposition,organisation

Diplôme Professionnel(s) requis ou souhaité(s):

- Diplôme niveau Bac +2 de secrétaire ou assistante de Direction ou équivalent.

Expérience et connaissance souhaitée:

- Ex