Assistant Administratif - Guyancourt, France - Département des Yvelines

Département des Yvelines

Entreprise vérifiée

Guyancourt, France

il y a 1 jour

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Guyancourt**

**Assistant Administratif H/F**
- Contrat permanent- Expérience : Minimum 2 ans- Bac- Télétravail possible**POSTULER AVANT LE **

***

OFFRE OUVERTE AUX FONCTIONNAIRES ET AUX PROFESSIONNELS DU SECTEUR PRIVÉ

**Les missions en bref**:
Au sein du Service administratif et financier d'ActivitY', vous êtes l'interlocuteur fonctionnel quotidien des responsables de service (responsable projet&innovation, responsable communication ) et des chefs de projet.

Votre mission ? Assurer une fonction support qui a un rôle central d'appui à la réalisation des projets et des dispositifs déployés par l'agence ActivitY'.

En tant qu'Assistant administratif H/F, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes dans différents domaines:
**Partenariat et conventions**:

- Participer à la gestion des conventions passées avec plus de 150 partenaires et pilotées par les chefs de projets:

- Aide à l'instruction des dossiers de demande de subvention : collecte des pièces administratives, vérification du contenu, enregistrement et classement des dossiers sur le réseau ;
- Appui à la rédaction et à la relecture des conventions sur la base de prototypes, rédaction et envoi des courriers de notification ;
- Gestion des relations avec les partenaires, notamment pour répondre en première intention à des demandes relatives aux conventions (appels téléphoniques, courriers, mails) ;
- Suivi d'avancement et de réalisation financière des conventions : versement en lien avec les chefs de projet et le service comptable, tenue d'un tableau de reporting

**Communication et événementiel**
Avec la cellule communication, vous veillez à l'image de l'agence et aux obligations de publicité des partenaires subventionnés. Vous participez à la diffusion des supports de communication de l'agence et à l'organisation des événements et des rencontres initiées par l'agence ou ses partenaires.
Activités éditoriales:

- Mettre en forme et créer des documents word, excel, powerpoint à la demande)
- Diffuser la charte graphique et l'ensemble modèles existants auprès de l'équipe et des interlocuteurs de l'agence ; remontée des besoins à la communication en cas de nouveaux documents à charter ;
- Envoyer des mailings type ciblés en lien avec les chefs de projets et la communication via la solution Sarbacane ;
- Diffuser des supports de communication print selon le plan de diffusion de la communication ; participation à la rédaction et à l'édition des courriers d'accompagnement type.
Activités événementielles
- Tenir à jour des fichiers de l'agence sur excel et sur la solution Sarbacane
- Appui à l'organisation et à la logistique des événements et rencontres de l'agence : en lien avec la communication, - envoi des mailings d'invitation, suivi des inscriptions via les outils digitaux dédiés, statistiques de présence ; coordination événementielle.

**Communication interne**:

- Participer à l'accueil des nouveaux arrivants

**Formation (diplômes, certifications, agréments )**:
FORMATION
- De formation minimum Bac secrétariat-administratif

**Savoir-faire**:

- Savoir utiliser les outils bureautique ( notamment la charte graphique et ses différents modèles sur Pack office (mise en forme et création de documents word, excel, powerpoint à la demande)
- Savoir gérer les situations d'urgence
- Savoir rendre compte de son activité

**Savoir-être**:

- Avoir le sens de l'initiative
- Savoir s'adapter
- Etre rigoureux et précis
- Savoir analyser et synthétiser
- Savoir écouter
- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
- Savoir planifier et organiser sa charge de travail
- Savoir travailler en équipe

**Nos atouts**:
**Notre ambition**:
Choisir de travailler à nos côtés, c'est s'engager auprès d'une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C'est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

**La vie au Département des Yvelines**:
**Notre promesse, **vous faire vivre une expérience professionnelle:

- **Riche de sens** parce qu'elle sert l'intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
- **Source d'employabilité** car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d'intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d'intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
- **Source d'équilibre**: vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d'un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles