Assistant de La Directrice Générale Adjointe - Lyon, France - VetAgro Sup

VetAgro Sup

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Qui sommes-nous ?**

VetAgro Sup est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l'Agriculture.

Basé sur notre campus de Marcy l'Etoile, vous travaillerez aux côtés d'environ 450 personnels et 900 étudiants dans un cadre privilégié aux portes de Lyon et à proximité immédiate du Parc de Lacroix Laval.

Riche de vie, d'histoire et d'activités, notre campus met à votre disposition un parking gratuit (accès aux personnes à mobilité réduite), un service de restauration collective de qualité mais aussi des activités sportives et culturelles. Il offre également la possibilité d'amener votre compagnon à quatre pattes.

**Vos missions & activités.**

Vous avez pour missions d'assurer des fonctions polyvalentes d'assistante de la Directrice Générale Adjointe (DGA) en prenant en charge la gestion de l'agenda, le secrétariat, l'accueil physique et téléphonique, la gestion des réunions et de contribuer à la continuité du secrétariat de la Directrice. Dans ce cadre, vous contribuerez à la mise en place du pôle « secrétariat de direction » afin de garantir la continuité d'activité du secrétariat de la Direction Générale, assurer la gestion des recrutements d'enseignants chercheurs de l'établissement et coordonner les événements qui animent la vie du campus vétérinaire.

**Missions d'assistance de Direction Générale [40%]**
- Organiser le temps professionnel de la DGA (tenue de l'agenda, organisation des déplacements, etc.),
- Participer avec la DGA à l'instruction des dossiers et en assurer le suivi ; Assister aux réunions et rédiger les comptes-rendus,
- Gérer l'accueil physique et téléphonique ainsi que le courrier (réception, enregistrement et diffusion, traitement),
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers et mails internes, tableaux, mailing et publipostages),
- Assurer la saisie et le suivi des bons de commande,
- Gérer la logistique des réunions (réservation de salle, lancement des visio-conférences),
- Assurer une permanence de l'établissement en lien avec l'assistante de la Directrice Générale.

**Missions de gestionnaire administratif [30%] **:Suivi des recrutements des enseignants-chercheurs du campus vétérinaire:

- Veiller au respect du retroplanning, des délais et de la réglementation,
- Accompagnement des responsables de département dans la procédure de recrutement (compositions de jury, dates, etc.),
- Faire le lien avec le SRH de l'établissement et la DGER.

**Missions d'appui au pôle « secrétariat de direction » [30%]**
- Contribuer à la continuité d'activité en veillant au suivi des dossiers de la Direction Générale de l'Etablissement,
- Contact référent de la gestion évènementielle du campus vétérinaire, (élaboration devis et convention, suivi du projet ) ; Gestion et suivi du planning évènementiel du campus avec rédaction hebdomadaire d'un récapitulatif informatif.
- Gestion des réservations de salles du campus par des partenaires extérieurs.

‍ ** Vos atouts**
- Maîtriser les techniques générales de secrétariat, bureautique : outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, internet, messagerie Outlook, agenda partagé), techniques d'accueil, de communication écrite et orale,
- Maîtrise de l'Anglais indispensable,
- Connaître l'environnement professionnel de l'établissement,
- Connaitre la règlementation applicable aux concours,
- Anticiper, organiser et être autonome dans son travail
- Savoir faire face aux urgences et imprévus,
- Conduire des réseaux de partenaires,
- Assurer un reporting à bon escient,
- Savoir transmettre fidèlement les informations

**Formation souhaitée** : Niveau BTS, DUT dans le domaine de l'administratif.

**Nous vous offrons**:

- Poste CDI de catégorie B.
- Temps plein de 38h/semaine.
- Prise de poste : 01/03/2024
- Restauration subventionnée et sur site.
- Accès aux personnes à mobilité réduite.
- Remboursement partiel des transports en commun.
- Remboursement d'une partie de la mutuelle dans le cadre de la protection sociale complémentaire.
- Congés = 50 jours de Congés Annuels (sur la base d'un temps plein/année complète travaillée).
- Activités sportives et culturelles.
- Prestations sociales.
- Accès à la formation professionnelle selon l'offre locale et nationale.

**Rémunération **:Salaire contractuel : € brut annuel et + selon expérience.

**Candidature à envoyer avant le 11/02/2024**

2+ years