Ou Un Secrétaire-assistant - Metz, France - Collectivité européenne d'Alsace

Collectivité européenne d'Alsace

Entreprise vérifiée

Metz, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Missions

La Direction de l'Action Sociale de proximité s'inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d'action médico-sociale dans le Bas-Rhin.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d'un accueil inconditionnel et humain ainsi que l'accompagnement globale de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l'observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.
- Le secrétaire assistant assure le secrétariat des cadres du service.
- Il est en charge du suivi budgétaire, de la logistique et de la gestion immobilière au sein de l'UTAMS.
- Il assure également la gestion des dispositifs sociaux du canton de Saintes Marie aux Mines.
- Il est chargé de la coordination administrative des secrétaires médico-sociales et des agents d'accueil et assure l'accueil téléphonique et physique du service.
- Enfin, il assure également les fonctions d'assistant de prévention.

Fonction

Son activité se décline comme suit:
**Assure le secrétariat des cadres de l'unité territoriale d'action médico-sociale (UTAMS)
- apporte un soutien technique aux cadres du service pour l'élaboration et la mise à jour d'outils de suivi adaptés : tableaux de bord, échéancier
- réalise et met en forme des travaux de bureautique : relevés de décision, compte-rendus de réunions, courriers...
- se charge de la mise en forme des courriers spécifiques
- organise et planifie des réunions thématiques et partenariales
- prend des notes et rédige les comptes rendus des réunions auxquelles elle/il assiste

**Est en charge du suivi budgétaire, de la logistique et de la gestion immobilière au sein de l'UTAMS**
- assure le suivi des enveloppes financières allouées au service : enveloppes logistique et actions collectives
- centralise et suit les besoins logistiques de l'unité (véhicules de service, bâtiments, mobilier, bureautique,...)
- est l'interlocuteur-rice pour les projets immobiliers : suivi de la mise en oeuvre du Plan de Maintenance avec la direction de l'immobilier, suivi des conventions immobilières

**Est en charge de la gestion des dispositifs sociaux du canton de Saintes Marie aux Mines**
- dispositifs de prévention enfance (AFASE, AED, TISFF)
- dispositifs de protection des adultes vulnérables (MASP/MAESF)
- dispositifs d'aide financière (SFE, FAJ)

**Assure la coordination administrative des secrétaires médico-sociales et des agents d'accueil
- coordonne l'activité administrative des secrétaires de l'unité territoriale
- veille à la mise à jour des outils de secrétariat et des plannings d'accueil

**Assure l'accueil téléphonique et physique du service**

**Occupe des fonctions d'assistant de prévention
- alerte l'autorité territoriale auprès de laquelle il est placé pour prévenir les dangers susceptibles de compromettre la sécurité ou la santé des agents
- fait des propositions pour améliorer les méthodes et le milieu de travail en vue de les faire adapter à la condition physique des agents
- fait progresser la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre
- veille à l'observation des prescriptions législatives et réglementaires prises en cas matières et à la bonne tenue du registre de santé et de sécurité au travail dans les services

Profil recherché

**Savoir**:

- Connaissance des différents domaines d'intervention des professionnels de l'UTAMS
- Connaissance des politiques et de l'organisation de la collectivité
- Connaissance des circuits et des procédures administratives propres à la collectivité
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et de communication
- Connaissance du fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité

**Savoir-faire**:

- Grande capacité d'analyse et de synthèse
- Organiser et gérer le temps : gérer les urgences et respecter les priorités
- Gérer les agendas en fonction des priorités
- Renseigner des tableaux de bord et de suivi de l'activité du service
- Mettre en forme et présenter les documents
- Transmettre les messages et l'information
- Prendre des notes

**Savoir-être**:

- Sens de l'initiative, être force de proposition
- Disponibilité
- Discrétion et confiance
- Souplesse, grand sens de l'adaptation
- Curiosité intellectuelle

Statut et particularités liées au poste
- Une expérience en matière de secrétariat de direction, de coordination administrative et de gestion des ressources sera appréciée.
- Poste à pourvoir à