Gestionnaire administrative chargé-e des dossiers Subantarctiques H/F - Plouzané, France - CNRS

Description

Informations générales

Ouverte aux titulaires et CDI CNRS & fonction publique
Intitulé de l'offre : Gestionnaire administrative chargé-e des dossiers Subantarctiques H/F
Référence : UAR2928-MOBINT-Z58006
Lieu de travail : PLOUZANE
Institut : INSU - Institut national des sciences de l'univers
Date de publication : jeudi 2 mai 2024
Session : Campagne Printemps 2024
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion financière et comptable

Missions

Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités administratives, financières et de gestion
des personnels de l'IPEV.

Activités

Assurer la gestion administrative des missionnaires :
- Établir et gérer les dossiers administratifs des personnels en mission en Subantarctique (scientifiques, contractuels, VSC, personnel siège)
- Établir les contrats de travail des contractuels, VSC ; suivre les congés, arrêts maladie et accidents de travail
- Organiser, coordonner et suivre les déplacements des personnels - rédaction et suivi des ordres de mission, réservation des transports et hébergements
- Informer et conseiller les personnels
* Assurer la gestion administrative des partenaires scientifiques :
- Préparer, rédiger et contrôle des conventions avec les partenaires scientifiques
- Suivre les crédits de missions et modalités de déplacements des partenaires scientifiques
* Assurer la gestion administrative des dossiers des personnels permanents du siège :
- Établir les contrats de travail des contractuels du siège
- Organiser et suivre les visites médicales annuelles
- Assurer la saisie et le suivi des congés, arrêts maladie, accidents du travail, télétravail pour les personnels du siège
* Assurer le suivi financier des missions et recrutements :
- Assurer le suivi financier des missions, de l'engagement à la liquidation _ en suivre les crédits
- Assurer la prise en charge et le suivi des frais liés aux recrutements : frais de déplacements et frais de visite médicale
* Préparation et mise en œuvre mensuelle de la paie des personnels recrutés par l'Institut (+180)
* Administration générale :
- Saisir et mettre à jour les bases de données, tableaux de bord et dossiers des personnels et guides
- Produire des bilans et statistiques d'activité
- Rédiger courriers et notes administratives
- Archiver les dossiers et conventions
- Assurer une veille règlementaire
Activité spécifique ou transverse : Animation d'ateliers de présentation de l'activité du bureau, préparation des campagnes, présentation de l'Institut, jobdating, évènements de communication, archivage.

Compétences

Savoirs / connaissances :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Connaissance générale de la comptabilité publique et de la réglementation financière
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires
- Comprendre, s'exprimer et rédiger en anglais niveau 1
- Maîtriser les techniques d'expression écrite

Savoir-faire :
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir rédiger des documents synthétiques
- Accueillir, écouter, communiquer avec diplomatie
- Planifier les activités et organiser/gérer les priorités
- Savoir rendre compte
- Connaitre l'environnement bureautique et maîtriser la mise en œuvre de logiciels bureautiques
courants : traitement de texte (Word), tableur (Excel)
- Maîtriser l'orthographe et la syntaxe
- Classer, archiver des documents.

Savoirs-être :
- Travailler en équipe
- Autonomie, Rigueur
- Sens des relations humaines
- Réactivité, adaptabilité
- Savoir apprécier les situations et faire preuve de diplomatie
- Sens de la confidentialité et de la discrétion

Contexte de travail

La personne recrutée sera mise à disposition par le CNRS auprès de l'Institut polaire français,
Groupement d'Intérêt Public (GIP), agence de moyens et de compétence en charge du soutien et de la
mise en œuvre des projets scientifiques français dans les régions polaires et sub-polaires. La
personne sera placée sous la responsabilité de la responsable du pôle Missions terrains - Contrats -
Paies - Budget.
L'institut intervient sur 6 stations de recherche : Concordia (franco-italienne) et Dumont d'Urville
en Antarctique ; Crozet, Kerguelen et Amsterdam en zone subantarctique ; AWIPEV en Arctique (en
collaboration avec l'Allemagne).
L'activité de l'IPEV se singularise par plusieurs aspects : scientifiques, technologiques, conduite
dans des environnements hostiles, éloignés et pour certains à de très basses températures,
financiers et politiques (spécificité des régions polaires et sub-polaires : TAAF, Traité sur
l'.
L'activité de l'institut est marquée par une contrainte calendaire liée à l'accessibilité aux
différents districts où sont implantés les stations et refuges - activité se densifiant pendant la
période de l'été austral (de novembre à mars). S'y ajoute une contrainte technique (affrètement de
navires dont l'institut n'est pas propriétaire) et la concentration des flux logistiques et humains
en antarctique et subantarctique pour organiser les campagnes d'été des volontaires, scientifiques
et personnels du siège.