Gestionnaire de Scolarité - Villeurbanne, France - Université Claude Bernard Lyon 1

Université Claude Bernard Lyon 1

Entreprise vérifiée

Villeurbanne, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'agent assurera ses fonctions sur le campus de la Doua de l'université Claude Bernard Lyon 1 à Villeurbanne. sera rattaché.e au département-composante Génie Électrique et des Procédés (GEP). Le département-composante GEP est une entité à taille humaine composée d'une quarantaine de personnels (enseignants-chercheurs, administratif et technique) et d'environ 300 étudiants. Il a pour mission de développer l'acquisition et la transmission des connaissances & savoir-faire dans les domaines de l'électronique, de l'électrotechnique, de l'automatique, de l'informatique industrielle et des procédès. Il associe également trois laboratoires de recherche.

L'agent exercera ses missions sous la responsabilité de la directrice administrative du département-composante et en collaboration avec une seconde gestionnaire de scolarité.

**Missions principales**:
La personne recruté.e aura pour mission d'assurer le bon fonctionnement de la scolarité du master de A à Z (environ 180 étudiants en formation initiale et en formation par alternance) en coopération avec les autres membres du département-composante.

**La personne recrutée aura pour mission(s) de**:

- Accueil physique et téléphonique des étudiants et des enseignants
- Gestion des courriels et des courriers
- Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants, la fiabilisation des données, les demandes de remboursement
- Gestion des résultats et des jury de diplômes: saisie des notes, édition des procès-verbaux et des relevés de notes
- Vérification et édition des conventions de stage
- Saisie des planification des enseignements

**Activités principales de l'agent**:

- Accueillir et informer les interlocuteurs internes et externes (accueil physique et téléphonique)
- Effectuer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants
- Gérer les résultats des étudiants et les jurys de diplômes (vérifier les notes, éditer les procès-verbaux/relevés de notes/diplômes, publier les résultats)
- Vérifier et éditer les conventions de stage des étudiants
- Saisir les planifications des enseignements sur le logiciel ADE et suivre l'emploi du temps du master
- Participer à la gestion des enquêtes (inscrits, résultats, stage etc) et à l'organisation de la cérémonie des diplômes
- Classer et archiver les documents liés à l'activité dans le respect de la réglementation en vigueur

**Logiciels ou matériels spécifiques utilisés **:Pack Office, ADE, APOGÉE, TOMUSS, eCandidat, Mon Master, Etudes en France, Elipse

**Conditions particulières du poste **:Etre disponible lors des pics d'activité et aux horaires d'ouverture du public

**Diplôme requis pour les contractuels **:Brevet, CAP ou BEP

**Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine **:1 an

**Compétences attendues**:

- Maitriser les logiciels de bureautique (Pack Office) et Internet
- Accueillir les populations concernées (étudiant.e.s, enseignant.e.s)
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir organiser son activité dans un calendrier donné en tenant compte des échéances
- Appliquer les procédures et suivre la réglementation en vigueur
- Savoir rendre compte
- Travailler en collaboration avec les services de l'université, le service de scolarité de la composante et la directrice administrative

**Connaissances**:

- Techniques de secrétariat
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Outils bureautique et culture Internet
- Techniques d'élaboration de documents
- Connaissance du fonctionnement des universités et de l'enseignement supérieur public

**Savoir être**:

- Autonomie
- Sens du relationnel
- Organisation et rigueur
- Gestion du stress lors des pics d'activité du service
- Respect des procédures et des délais

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 1 975,56€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/09/2023