Responsable de Réception - Vincennes, France - Clinisys France
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il y a 3 semaines
Description
**Synthèse de la Fonction**La responsable réception est responsable en général du bureau des tâches administratives, de la gestion des déplacements de l'équipe technique et de la tenue de la réception.
La Responsable réception est responsable du ou la réceptionniste(e) polyvalente.
**Responsabilités**
**Service généraux**
- La supervision et coordination du bon fonctionnement général du bureau.
- La gestion administrative et logistique.
- Identification des problèmes aux bureaux et résolutions en générales.
- Gestion des procès-verbaux et dénonciation.
**Clinisys international**
- Traiter certaines demandes des services comptabilité / informatique ou autre.
- Gestion de certaines demandes de réservations d'hôtels, taxis
**Reception et standard en supervision avec le ou la réceptionniste polyvalent(e)**
- Gestion des appels du standard en général : les passer aux personnes concernées ou prendre les messages, les transmettre par mail, créer les incidents si nécessaire.
- Accueillir les personnes, prévenir, les orienter.
- Traitement, dispatching, numérisation, envoi par mail aux personnes concernées et/ou répondre,
classer si nécessaire.
- Gestion de la boite outlook reception France.
**Gestion des voyages : en coordination avec la Réceptionniste Polyvalent(e)**
- Gestion et organisation des voyages des collaborateurs (avion, trains, hôtels, voiture, salles de réunions, déjeuners).
- Gérer les annulations et les modifications des collaborateurs.
- Gérer le renouvellement des abonnements Air France, SNCF
- Négocier les prix avec hôtels, bureau de voyage,
- Contrôle des demandes de réservations selon l'annexe 5.
**La poste**
- Affranchir puis déposer le courrier à la poste (lettres recommandées)
- Gestion de la machine à affranchir
**Salle de Réunion**
- Réserver les salles de réunion
- Commander les déjeuner pour les réunions de services ou autres
- Réserver les restaurants lors des réunions ou autres
**Fournitures de bureau**
- Gérer les stocks en général
- Passer les commandes
- Rangement dans les locaux dédiés si nécessire.
**Facture**
- Vérification des factures des réservations des voyages
- Vérification des factures fournitures
- Vérification des factures hôtels réservés au tarif Clinisys
- Vérification des factures diverses en général
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 5 mois
Salaire : 2 400,00€ à 2 600,00€ par mois
Avantages:
- Titre-restaurant
Programmation:
- Du lundi au vendredi
Types de primes et de gratifications:
- 13ème Mois
Expérience:
- Réception: 2 ans (Exigé)
Langue:
- Anglais (Optionnel)
Lieu du poste : Un seul lieu de travail
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