Assistant de Direction - Mulhouse, France - Groupe Hospitalier de la Région de Mulhouse et Sud Alsace

Groupe Hospitalier de la Région de Mulhouse et Sud Alsace

Entreprise vérifiée

Mulhouse, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La Direction des Affaires Médicales est constituée d'une équipe de 11 personnes, encadrée en direct par un responsable chargé d'animer et de coordonner les différentes composantes. Le directeur des affaires médicales impulse une stratégie pour une politique d'attractivité, de respect règlementaire et de mise en cohérence avec le projet d'établissement.
Missions
En tant qu'assistant de direction au sein de la Direction des Affaires Médicales, vous traitez et organisez l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes d'un secrétariat de directeur.
Vous assurez l'organisation et le suivi des instances et des réunions et vous veillez à la mise en place de la politique qualité.
En tant que référent de la formation médicale continue, vous prenez en charge ce secteur conformément aux procédures et à la règlementation en vigueur.

Activités principales
Assistanat de la direction des affaires médicales
- Organisation et gestion de l'agenda de la directrice
- Préparation de dossiers en lien avec la DAM et les autres directions
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion quotidienne du courrier
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents
- Assurer la gestion de certains dossiers en fonction de l'actualité institutionnelle et réglementaire (rédaction de courriers, notes, rapports )
- Assurer le lien transversal entre la DAM et les autres directions de l'établissement ainsi qu'avec le corps médical
- Contribuer aux projets transversaux menés par la DAM
- Développement d'outils informatiques permettant le partage d'information au sein de la DAM et entre les différents interlocuteurs
- Assurer certaines tâches confiées par l'attaché d'administration
- Réalisation des commandes de fournitures
- Organisation, classement et archivage des dossiers

Organisation et suivi des instances
- Organisation et suivi des réunions et instances (CME - COPS - FMC - et toutes autres réunions externes et internes )
- Préparation et constitution des dossiers destinés aux membres des instances et de réunions
- Participation aux instances : rédaction des convocations - ordres du jour - prise de notes et rédaction des comptes rendus et PV
- Conception de supports institutionnels
- Vieille juridique et réglementaire dans ce domaine d'activité

Organisation et suivi de la politique qualité
- Rédaction, conception et mises à jour de fiches réflex et de procédures en lien avec les processus spécifiques aux affaires médicales
- Mises à jour réalisées sur l'outil de gestion documentaire de la qualité

Organisation et suivi de la Formation Médicale Continue
- Référent de la FMC et du DPC médical et référent auprès de l'ANFH
- Administrateur Gesform
- Participer à l'élaboration et au suivi de la politique de formation médicale continue
- Accueillir, renseigner et conseiller le personnel médical dans ce domaine
- Instruire et gérer les dossiers et/ou actions de formation médicale continue et le suivi des demandes
- Assurer la gestion et le suivi des inscriptions auprès des organismes de formation, universités etc
- Assurer le suivi des formations sur l'outil Gesform
- Gérer les relations professionnelles avec les partenaires professionnels et institutionnels de la formation
- Conception, mise à jour des documents relatifs à la FMC/DPC
- Organisation, suivi et participation aux réunions relatives à la FMC/DPC
- Suivi du budget de la FMC
- Contrôle, suivi et paiement des factures et/ou conventions liées à la FMC/DPC
- Organiser, coordonner tous les contrôles dans ce secteur d'activité
- Assurer la veille règlementaire dans ce secteur d'activité

Spécificités du poste
Travail de gestion marqué par le respect de délais impératifs (respect des délais des instances )
Le poste nécessite une très bonne organisation du travail et une capacité à gérer les priorités dans un environnement de travail conséquent et exigent.
Qualifications requises
BAC+2 Assistant de direction - expérience souhaitée sur un poste similaire

Savoir
Connaissance des statuts du personnel médical (formation possible),
Législation hospitalière (formation possible)
Connaissance des procédures mises en place au sein du service
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

**Connaissance des logiciels métiers**: Agirh - GESFORM
Maîtrise outils bureautiques (word, excel, access, BO, outlook, internet) et de l'environnement bureautique

Savoir-faire
Savoir rendre compte et faire circuler les informations à bon escient
Savoir identifier/analyser des situations d'urgence et mettre en œuvre les actions
Savoir planifier les actions selon les délais contraints par la règlementation
Travailler en autonomie dans l'organisation de son travail
Travailler en équipe / en réseau
Rédiger des courriers relatifs à son domaine de compétence.
Conseiller et orienter le personnel méd