Charge de Protocole - Lyon, France - Métropole de Lyon

Métropole de Lyon

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type d'offre:

- CDD
- Cadre(s) d'emplois:

- REDACTEURS TERRITORIAUX
- Référence:

- Service:

- Métropole de Lyon, Cabinet du Président, service protocole
- 27/11/2023

Date de publication : 26/10/2023

Rejoignez la Métropole de Lyon et ses 9200 collaborateurs pour contribuer aux politiques publiques ambitieuses pour le territoire au service de ses 1,4 million d'habitants dans de nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, solidarités, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport,

La direction du Protocole de la Métropole de Lyon a pour mission d'organiser les différentes manifestations du Président de la Métropole de Lyon, aussi bien dans les locaux de la Métropole de Lyon (réceptions, dîners, cocktails, cérémonies, réunions, opérations diverses et grands évènements), que sur le territoire de la Métropole Lyon (59 communes). Il est composé de 7 personnes (chargés de protocole et assistants protocole). Son activité est soutenue et les évènements gérés exigent une rigueur particulière, une organisation quotidienne et des compétences précises. Ce type de fonction implique de se tenir informé de l'évolution et des changements de la collectivité, de son actualité.

Sous la responsabilité de la Cheffe de bureau du Cabinet et Responsable du Service Protocole, vous êtes chargé du protocole : gérer, élaborer et mettre en œuvre les manifestations protocolaires, organiser les évènements et manifestations protocolaires dans leur globalité, en s'assurant des règles de préséance, et dans le respect du décret. Vous apportez votre expertise sur les thématiques protocolaires. Dans le cadre de vos missions, vous veillez à la qualité du service public, à l'image de la collectivité et à la courtoisie.

**Vos missions**:

- participer aux réunions préparatoires et aux visites de repérage,
- participer à la préparation et veiller au bon déroulement des opérations,
- proposer les déroulés d'opérations, de cérémonies, de manifestations, conférences de presse,...
- assurer en lien avec les services chargés de la logistique et la Direction de la communication, la gestion des demandes logistiques, techniques et d'intendance et s'assurer de leur bonne exécution sur site,
- réaliser, envoyer et gérer des cartons d'invitations du Président,
- réaliser des chevalets, plans de table, trombinoscopes, pavoisements, gerbes, etc. ,
- assurer le suivi du plan de charge des manifestations et des cérémonies,
- assurer la tenue du fichier institutionnel et garantir son actualisation,
- gérer les stocks de cadeaux et matériels protocolaires, assurer les inventaires et leurs suivis,
- assurer l'accueil de personnalités,
- assurer un reporting de l'activité protocolaire,
- assurer le suivi budgétaire du service, en lien avec la responsable de service,
- assurer les procédures comptables relatives au budget protocole,
- gérer les demandes de prestations (devis, commandes, maintenance, habilitations diverses), les relations avec les fournisseurs (suivi des commandes jusqu'à la livraison, / réalisation des prestations / paiements),
- prendre en charge l'achat de fournitures de réception, en lien avec la commande publique,
- rédiger des courriers (condoléances, remerciements ),
- gérer les représentations du Président auprès des Vice-présidents (liées aux commémorations, visites ministérielles),
- gérer les places de rencontres sportives,
- gérer les places et temps forts d'événements culturels de la Métropole (Festival Lumière, Nuits de Fourvière),
- gérer l'envoi des vœux du Président, en lien avec la Chefferie de Cabinet,
- se tenir informé de l'évolution et des changements de la collectivité, de l'actualité,
- assurer toute autre mission nécessaire au bon déroulement du service.

**Votre profil**:

- excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles,
- dynamisme, réactivité et sens de la diplomatie,
- discrétion absolue,
- forte disponibilité,
- bonne présentation,
- esprit d'équipe,

Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation et votre rigueur. Votre aisance relationnelle et votre capacité à anticiper mais également à travailler dans l'urgence font de vous une personne dynamique et en capacité de s'adapter à diverses situations. La qualité du service public est quelque chose d'important pour vous et vous avez à cœur de participer à la bonne image d'une collectivité territoriale unique en France ?

Alors rejoignez-nous

**Conditions de travail**:
Lieu : Hôtel de la Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)

Déplacements : prévus dans le cadre des missions

Conditions d'exercice:

- mobilisable tôt le matin, en soirée ou