Assistant Administratif Du Service Proximite - Ivry-sur-Seine, France - COOP Ivry Habitat

COOP Ivry Habitat

Entreprise vérifiée

Ivry-sur-Seine, France

il y a 1 jour

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Vos missions

**COOP Ivry Habitat recherche**:
Au sein de la direction du Patrimoine et de la Proximité, un(e) assistante auprès de chargés de proximité (encadrant direct des gardiens d'immeubles) qui sera à ce titre l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des gardien(ne)s, des entreprises, de nos partenaires et de nos locataires.

**Il/ elle aura en charge (liste non exhaustive)**:
\- la mise en œuvre et le suivi du plan de formation continue des personnels, la gestion des remplacements des personnels de gardiennage et des agents de service.
\- le suivi du marché de fournitures administratives, de mobilier, la commande et l'organisation de la distribution des vêtements de travail et autres matériels pour la direction de la proximité.
\- le suivi de certains dossiers transverses et notamment en lien avec la direction générale.
\- la gestion du bon port des équipements et l'alerte en cas de manquement constaté de sa direction et des RH
\- l'établissement du planning des remplacements et astreintes de nuit, week-end, et organisation des remplacements ( distribution du courrier, gestion des ordures ménagères, alerte pour les astreintes)
\- la transmission des informations à la DRH pour l'établissement des contrats et des payes chaque mois,
\- la gestion du matériel distribué aux gardiens(ne)s et aux personnels de service, y compris de la pharmacie des loges : recensement des besoins, transmission des demandes au service compétent, organisation de la distribution

Il/elle aura en outre des contacts réguliers avec des locataires, gardiens, entreprises, et devra effectuer un reporting régulier de ses activités auprès de sa direction et des chargés de proximité.

**Dans ce cadre, il/elle aura à assurer**:
\- la gestion des appels téléphoniques
\- la recherche éventuelle d'éléments de réponse et la formalisation de la réponse
\- le suivi de la clôture des réclamations et des relances
\- la saisie, et l'édition comptable des bons de travaux
\- les échanges avec les entreprises sur les problématiques du service Proximité
\- la frappe et la mise en forme de courriers, notes, affiches et comptes-rendus
\- la validation et le paiement des factures et le suivi des factures impayées
\- la gestion administrative transversale du suivi des marchés du service (nettoyage, Entretien de robinetterie, aires de jeux, sécurité incendie ).

Vos compétences

Titulaire d'un diplôme de niveau bac ou bac+2.
Rigueur, sens de l'organisation, esprit d'équipe et d'initiative
Adaptabilité, disponibilité, polyvalence, réactivité
Qualités relationnelles
Bonne syntaxe
Maîtrise de l'outil informatique (Word & Excel et power point)
Maîtrise du logiciel PIH (IMMOWARE)

Avantages

\- mutuelle d'entreprise

\- titres restaurant

\- CSE (oeuvres sociales)

\- télétravail envisageable (1 jour/semaine)