Assistant de Direction - Montrouge, France - Fondation Partage et Vie

Fondation Partage et Vie

Entreprise vérifiée

Montrouge, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

CDI - H/F

Temps plein

Siège Fondation

Île-de-France > Hauts-de-Seine > Montrouge

05/06/2023**Description de l'établissement**:
**La Direction Générale **recherche un **Assistant de direction, h/f**

Siège situé à Montrouge

CDI, temps plein

***Statut cadre

2 jours de télétravail possibles/par semaine

**Missions**:
Interface privilégié entre le Président du Conseil d'administration, les membres de la DG, les interlocuteurs internes et externes, vous assisterez et accompagnerez les membres de la DG dans la gestion quotidienne de leurs activités.

A cet effet, vous serez en charge de/d':

- **Assurer l'assistanat du Conseil d'administration**:

- Organiser la logistique et la préparation des documents ;
- Mettre à jour les livres des instances ;
- Envoyer les invitations et les PV aux administrateurs ;
- Classer et archiver les PV et les délibérations des instances ;
- **Assurer l'assistanat du Directeur général**:

- Gérer son agenda et l'organisation de ses voyages ;
- Relire les documents avant signature du DG ;
- Organiser et planifier les réunions (CODIR, CDO, CDG) et les événements de la DG (séminaires) ;
- Accueillir les visiteurs externes.
- **Assurer le secrétariat **administratif de la DG**:

- S'assurer du respect du circuit de validation des signatures et de la bonne circulation des parapheurs ;
- Traiter les notes de frais et les congés de la DG et suivre les congés des membres du CODIR ;
- Suivre le budget de la DG et la signature des factures ;
- Préparer les dossiers utiles pour les réunions de la DG ;
- Organiser les déplacements des membres de la DG ;
- Assurer le suivi des courriers de réclamations résidents envoyés au DG ;
- **Manager les deux agents d'accueil du siège**:

- Superviser les agents d'accueil en vue d'assurer un service de qualité ;
- Assurer la mise en place de la digitalisation de l'accueil du siège ;
- Mettre à jour le diaporama d'actualités de l'accueil.
- **Appuyer le pilotage des projets de la DG**:

- Mettre à jour l'organigramme ;
- Contribuer aux chantiers RGPD ;
- Relancer les parties prenantes des projets de la DG.

**Profil recherché**:
***Vous êtes** titulaire d'un Bac +5. Une formation complémentaire en pilotage de projets serait appréciée ;
**Vous disposez d'une expérience confirmée en secrétariat de direction auprès d'une Direction Générale ;
**Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques ;
**Loyal, diplomate et dynamique, vous êtes organisé et doté d'un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité ;
**Réactif, vous êtes force de proposition et avez l'esprit d'analyse et de synthèse ;
**Doté de qualités relationnelles et d'une grande aisance rédactionnelle, vous travaillez en transversalité et savez gérer les priorités.

**Alors rejoignez-nous **

**Date de prise de poste**:
1 septembre 2023