Chargé-e D'accueil Et de Gestion Administrative - Lannion, France - Département des Côtes d'Armor

Département des Côtes d'Armor

Entreprise vérifiée

Lannion, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Direction- MDDT - Maison Du Département de Lannion- Service- MDDT - Ressources- Unité affectation- Résidence administrative- LANNION**Profil de poste**:

- Intitulé- Chargé-e d'accueil et de gestion administrative- Métier CNFPT- Chargée / Chargé d'accueil social- Filière- FILIERE ADMINISTRATIVE- Cadre d'emplois- ADJOINTS ADMINISTRATIFS TERRIT.- Activité- Sédentaire- Taux d'emploi- Poste soumis à la badgeuse- Oui- Rémunération- statutaire + régime indemnitaire + CNAS- Eligible à la NBI- oui- NBI- 10- Groupe métier et IFSE- 25 - Chargé d'accueil et de secrétariat social : 420 €- Astreintes particulières- Permanences horaires par roulement- Préventions des risques- Travail prolongé sur écran
- Contact avec les usagers
- Exposition aux agressions verbales ou/et physiques
- Spécificité locale- répartition 60% accueil 40% secrétariat RSA
- Ajout dans la partie "qualifications et qualités souhaitées " au titre de l'accueil
- Discrétion.
- Aisance orale.
- Réactivité.
- Capacité d'adaptation, souplesse.
- Curiosité.
- Rigueur et méthode.
- Maîtrise de soi
- Description de la mission- Sous l'autorité hiérarchique de l'adjointe à la directrice, vous assurez les fonctions de réception physique et téléphonique du public
- Sous l'autorité fonctionnelle du/de la chef-fe de service SASP Trégor Nord vous assurez le secrétariat administratif en lien avec les coordonnateurs RSA.- Description des activités- Accueil physique et téléphonique du public:
- Assure le premier contact entre l'usager et les services de la collectivité, et donc représente les services du département
- Oriente les usagers dans les services de la Maison du Département ou auprès des partenaires
- Veille au respect des règles de bienséance et à la sécurité dans les espaces dédiés au public
- Assure une vigilance et alerte en cas de difficultés à l'accueil
- Contribue au bon accueil et à l'animation des espaces d'attente et d'accueil du public
- Participe aux séances de travail collectif
- Accompagne et forme les nouveaux arrivants et les stagiaires à l'activité de l'accueil
- Réception et orientation du courrier

Le poste nécessite d'assurer des astreintes téléphoniques entre 8h30-12h30/13h30-17h30 en rotation avec l'équipe
- Secrétariat RSA:
- Réalisation des envois mensuels une fois par mois entre le 15 et le 30 du mois.
- Enregistrement des Contrats d'Engagement Réciproque (CER) établis dans Xérus.
- Traitement des parapheurs de notifications des CER.
- Saisie des CER dans Solis et rédaction des courriers adaptés si nécessaire + envoi et copie dossier.
- Préparation des dossiers avant instruction des CER par les coordonnateurs RSA.
- Traitement des parapheurs suite aux instances (Cellule d'Orientation/Commission Locale RSA) avec envoi des courriers et copie dans le dossier ainsi que la mise à jour logiciel Xérus et copie aux travailleurs sociaux.
- Impression des CER et fiches de synthèse du Forum des savoirs dans GECO et création des dossiers avec N° classothèque.
- Traitement des orientations Pôle Emploi et Forum des savoirs avec enregistrement dans Solis, impression du courrier, envoi et copie dossier puis classement.
- Impression des prescriptions ELAN dans GECO et classement dans les dossiers.
- Vérification des dossiers en ressources supérieures et envoi des relances si nécessaire avec saisie Xérus ou clôture des dossiers et archivage.
- Archivage des dossiers clos dans la classothèque en respectant les années de clôture environ 2 fois par an.
- Archivage en fin d'année des Ordres Du Jour et Procès-Verbaux des Cellule d'Orientation/Commission Locale RSA.
- Transmission des dossiers si changement de MdD.
- Qualifications et qualités souhaitées- Savoir-faire:

- Capacité à traiter des bases de données
- Aptitude à planifier et respecter des échéances
- Faculté à recouper des données
- Capacités rédactionnelles de base
- Aptitude à travailler en équipe
- Maîtrise des outils de la bureautique
- Aptitude à l'utilisation simultanée de plusieurs logiciels métiers

Savoir-être:

- Discrétion
- Aisance orale
- Réactivité
- Capacité d'adaptation, souplesse
- Curiosité
- Rigueur et méthode
- Maîtrise de soi- Pour tous renseignements, s'adresser à Mme Claude CADIEU MIGNON, Adjointe à la directrice, au Jury prévu le 03 mai 2024 matin.- Pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur liste d'aptitude.