Office Manager - Paris e, France - GEMPLOI

GEMPLOI

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Gemploi est un groupement d'employeurs francilien spécialisé dans le recrutement et la mise à disposition de personnel à temps partiel/partagé pour répondre aux besoins d'emplois des Startups, TPE et PME.

Notre stratégie est de fédérer nos entreprises adhérentes autour d'une offre de services RH novatrice et adaptée.

Nous recrutons pour notre adhérent un Office Manager / Assistant de gestion facturation/recouvrement en CDI temps plein à pourvoir dès que possible.

Notre adhérent est un cabinet d'avocats ayant près de 100 collaborateurs sur 4 sites.

Le cabinet est situé à Paris 08.

Missions:
Vous secondez les associés de la société dans les missions suivantes (liste non exhaustive):
**Gestion**
- Gestion de la facturation
- Suivi et affectation des encaissements
- Suivi des refacturations aux partenaires
- Suivi de la trésorerie
- Préparation des virements fournisseurs sur le site de la banque
- Reporting de trésorerie
- Suivi des dépenses CB société
- Gestion des notes de frais
- Création des utilisateurs et codes projets dans le logiciel dédié
- Validation cohérence des notes soumises
- Préparation des virements correspondants
- Notes de frais de la Direction (PDG, CB Direction, Senior Advisors)
- Suivi des temps par projets (comptes-rendus d'activité)
- Validation des temps saisis, et relance auprès des utilisateurs
- Analyses ad hoc par projet
- Accompagnement dans la clôture mensuelle des comptes, et reporting
- En relation avec le cabinet d'expertise comptable
- Vérification cohérence des imputations

**Office management**
- Gestion des commandes et des fournisseurs
- Commande de fournitures diverses (alimentaires, informatiques, bureaux, abonnements médias )
- Relation fournisseurs
- Gestion des contrats de prestations et des prestataires sur site
- Nettoyage
- Maintenance des locaux
- Accueil
- Sécurité incendie
- Sécurité électronique
- Gestion des événements d'entreprise
- Séminaires
- Fêtes de fin d'année
- Coordination informatique
- Suivi des besoins et planification des interventions
- Commandes des PC et fournitures informatique
- Participation au process Onboarding / Offboarding des collaborateurs
- Participation à l'organisation du process de recrutement des stagiaires

+ toutes les tâches d'un(e) Office Manager c'est-à-dire la gestion du quotidien

Type d'emploi : CDI, Temps plein

Salaire : 30 000,00€ à 38 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel