Assistant de Direction - Lyon e, France - Ecole Normale Supérieure de Lyon

Ecole Normale Supérieure de Lyon

Entreprise vérifiée

Lyon e, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Description entreprise**:
L'Ecole Normale Supérieure de Lyon (ENS Lyon), implantée à Lyon Gerland, forme ses étudiants par et pour la recherche. Elle regroupe toutes les disciplines, en dehors du droit et de la médecine.
L'École Normale Supérieure de Lyon dispense une formation d'excellence à des élèves et à des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement et de la recherche et concourt à la formation des cadres supérieurs de la haute administration et des entreprises.

**ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL**:
**Description du service**: Equipe de direction (5 personnes)

**Relation hiérarchique**: sous l'autorité du directeur de l'IFE

**Relations fonctionnelles**:
**Partenaires internes**:
Les personnels IFÉ (40 personnes environ)
les Pôles et Projets Prioritaires de Recherche et de Formation de l'IFÉ
la DRAF (Direction Ressources Administratives et Financières)
les services de l'ENS Lyon

**Partenaires externes**: Les différents partenaires de l'IFÉ (Ministère de l'éducation nationale-DGESCO, Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche-DGSIP, les rectorats, les INSPE, CANOPÉ) et les fournisseurs partenaires

**Description du poste**:
**MISSION**:
Assurer le secrétariat auprès du directeur de l'Institut Français de l'Éducation (IFÉ), de l'équipe de direction : directeur-adjoint, chargée de coordination des projets, responsable administrative et financière de l'IFÉ, exécuter les actes de gestion spécifiques et les actes administratifs courants.

**ACTIVITES**:
Activités principales

**Assurer le secrétariat de direction**: accueil téléphonique et physique, ouverture et distribution du courrier, réservation de salles, suivi des circuits de signatures
Organiser, classer et diffuser les informations internes et externes : gestion administrative du courrier (traitement et classement), saisir, mettre en forme et assurer la mise à jour de divers documents et tableaux, traitement des mails de la direction, diffusion des informations à destination de la direction, des personnels IFE et des partenaires, constitution de fichiers partagés et de mailings.
Gérer les boites mails dont celle du directeur IFÉ

**Organiser le planning de l'équipe de direction**: gestion des agendas, coordination des rendez-vous, des réunions (invitations, logistique), Anticiper les échéances. Constituer et préparer des dossiers avec les documents nécessaires, Prendre des notes le cas échéant,
Rédiger des courriers, comptes rendus ou relevé de décisions
Gérer les déplacements, les frais de missions et de réception du directeur et de l'équipe de direction
Assurer l'organisation administrative de la vie institutionnelle de l'IFÉ (journée de rentrée, séminaires internes, commissions de recrutement,)
Activités associées
Assurer le suivi des demandes de réservation de la salle de direction en lien avec le service coordination-manifestation
Contribuer à la communication de l'IFE
Contribuer au suivi des projets et activités de la direction en lien avec la coordinatrice des projets

**Profil recherché**:
**COMPETENCES REQUISES**:
Connaissances sur l'environnement professionnel
Connaître le système éducatif de l'enseignement scolaire et de l'enseignement supérieur et leurs acteurs.
Connaître la règlementation financière
Savoir
- faire opérationnels
Connaître les normes rédactionnelles, les méthodes de classement et d'archivage
Sens du contact, qualités relationnelles et polyvalence, communication

**Rigueur et méthodologie**: savoir anticiper, planifier, hiérarchiser les urgences
Respecter la confidentialité et discrétion
Savoir rédiger, technique de prise de notes
Savoir Etre
Travailler en autonomie, avoir des qualités relationnelles, de la rigueur, une capacité de travail en équipe.