Gestionnaire de scolarité - Toulouse, France - UNIVERSITE TOULOUSE III

Description

À propos de nous

Etablissement d'enseignement supérieur et de recherche, l'Université Toulouse III - Paul Sabatier ) se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

La Faculté de santé est une composante de l'Université Toulouse III – Paul Sabatier. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutique et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l'organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés; des études de sciences pharmaceutiques et d'odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d'enseignement et de 4 divisions transverses.

Organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres :

Etudiants : 16 000

Enseignants et enseignants chercheurs : 636

Personnels administratifs et techniques : 259

Budget géré : 10 millions d'€

Mission

Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion de scolarité au sein du Bureau des formations de médecine, maïeutique.

Organiser la gestion administrative de étudiants de 4ème année DFASM1

Accueillir et informer les étudiants durant leur année de formation

Suivre les inscriptions administratives

Effectuer les inscriptions pédagogiques

Elaborer et communiquer les emplois du temps

Collecter les informations et élaborer les modalités de contrôle de connaissances

Collecter les informations et élaborer le syllabus et programmes d'enseignements des études médicales.

Extraire les notes sur Theia et saisir les notes dans APOGEE

Editer les procès-verbaux, préparer et suivre les délibérations du jury

Publier les résultats

Suivre les étudiants durant leur année

Gérer et mettre en ligne des données de la scolarité sur le site internet de la faculté de santé.

Organiser les examens de DFASM2

Préparer l'anonymat et la répartition des étudiants dans les salles d'examens

Préparer le matériel nécessaire aux examens et les affichages

Editer et envoyer les convocations aux étudiants et aux surveillants, ...

Missions transverses :

Soutien à la gestion des stages du 2ème cycle de médecine

Participation à la surveillance des examens du DMMP dont ECOS, ECN...

Participation aux événements transverses de la Faculté (tenue des urnes pour les élections, JPO...)

Soutien aux gestionnaires du servic

Profil

Connaissances :

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la faculté de Santé et de l'université Paul Sabatier Toulouse

Connaissance de l'environnement et de la réglementation des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche

Connaissance du déroulement des études médicales

Connaissance des modalités de contrôle des connaissances, syllabus, du règlement des études et des procédures relatives à la gestion de la scolarité.

Connaissance générale des techniques de gestion administrative, secrétariat et outils informatiques

Savoir faire technique :

Maitrise des outils bureautiques et logiciels (Apogée, Celcat, Uness Theia , trouver mon master, ecandidat)

Maitrise des techniques d'accueil physique et téléphonique

Maitrise des techniques de rédaction administratives

Planification et organisation de sa charge de travail

Savoirs comportementaux :

Sens de l'initiative, Adaptation, Rigueur et Précision

Travail en équipe

Capacités relationnelles et de communication

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Polyvalence, réactivité et dynamisme

Conditions générales du poste :

• Catégorie du poste : C

• Corps de recrutement : ATRF / ADJAENES

• Quotité de travail : 100%

• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt

• Poste ouvert aux titulaires et contractuels

• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : 12 MOIS

• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1

• Rémunération:

Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310€ + modulation grade

Pour les contractuels: elle est comprise entre € et € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)

• Localisation géographique : Département MMP 37 Allées Jules Guesdes