Assistant(E) (H/F) - Lyon, France - Les HLM recrutent

Les HLM recrutent

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Fonction d'alerte et d'interface

*
S'informer et faire le point sur l'état d'avancement des opérations
- Préparer et éditer les documents nécessaires au suivi des dossiers
- Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter )
- Assurer à la demande du/des responsables d'opérations, les contacts avec les tiers (Maître d'œuvre, collectivités locales, administrations, clients futurs, promoteurs )
- Assurer le relais entre les différents intervenants extérieurs et les responsables d'opérations.

Tenue des agendas, accueil téléphonique, courrier, mise en forme de documents

*
Gérer l'agenda complexe des RO/Chargé d'opérations
- Optimiser la structuration du temps
- Emettre les invitations, communiquer les ordres du jours, estimer le temps de réunion avec le RO, réserver les salles de réunion, organiser les déplacements du RO/ CO et avant le début des réunions, préparer les dossiers ainsi que les supports utilisés
- Rédiger les comptes rendus des réunions
- Conserver un excellent relationnel avec les interlocuteurs internes et externes : accueil téléphonique ou physique
- Assurer l'accueil téléphonique, prendre les messages, donner une information, en l'état ou après recherche, sur demande explicite et dans le respect des consignes de confidentialité et des principes énoncés
- Assurer la mise en forme de documents, au travers de l'utilisation adaptée de logiciels bureautiques (PPT / WORD / EXCEL ), en appliquant la charte graphique du projet et /ou de l'entreprise
- Réceptionner et trier la correspondance
- Préparer et rédiger les courriers simples émanant de la direction
- Classer et archiver.

Suivi de dossiers administratifs
- Collecter et rechercher les pièces ou informations au sein de plusieurs sources, à partir de l'expression de leurs caractéristiques pour établir le dossier selon la charte graphique du projet
- Assurer le suivi des dossiers et leur diffusion après validation par le RO
- Relancer les différents acteurs contribuant à la constitution du dossier dans le calendrier imparti,
- Valider des informations en connaissant les critères de validation
- Recueillir les éléments de validation (bon à tirer, délibération.)
- Préparer les délibérations (plans ) en lien avec le dossier.

Suivi d'opération
- Mettre en place et suivre des tableaux de bord
- Bordereaux déchets amiante
- Levées de réserves
- Avancement contractuel et financiers des marchés
- Droits à construire
- Etablir et suivre les échéances relatives à chaque dossier
- Suivre le budget avec le responsable d'opérations
- Suivre le fond documentaire de l'opération.

Exécution des marchés
- Préparer les pièces administratives des marchés préalables à l'appel d'offre

Exécution des travaux (hors marchés)
- Suivre la déconnexion des réseaux
- Etablir le dossier papier chantier
- Consulter des prestataires pour des évènements ou petits travaux.

**Profil**

Issu(e) d'une formation supérieure Bac+2 (BTS, DUT) en assistanat, vous disposez d'une expérience professionnelle réussie et une pratique confirmée.
Compétences attendues et niveau de maîtrise:

- Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte et tableurs).
- Bonne connaissance de la réglementation des marchés publics et de leurs procédures et pratique confirmée.

Organisé(e) et méthodique, vous savez vous rendre disponible, hiérarchiser les priorités et parer aux urgences.
Aussi, vous faites preuve d'une forte capacité d'adaptation et d'autonomie et avez le goût pour le travail en équipe.
À l'écrit comme à l'oral, vous vous exprimez avec une parfaite aisance.
Vous savez assurer un haut degré de confidentialité et de réactivité et anticiper les actions dans la cadre de vos missions.
Votre optimisme et votre détermination seront de forts atouts à ce poste.

**Localisation du poste**
**Département / Région**
France, Auvergne - Rhone-Alpes, Rhône (69)
**Lieu**

194 rue Duguesclin 69433 LYON CEDEX 03

**Niveau de diplôme**
Niveau III - Bac+2 (BTS, DUT, )
**Expérience**
Au minimum 1 an

Type d'emploi : Temps plein, CDD