Assistant-e de Direction - Strasbourg, France - cdg69

cdg69

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Synthèse de l'offre

**Employeur**

**EUROMETROPOLE DE STRASBOURG**
Service emploi et développement des compétences - 1 parc de l'etoile
Strasbourg

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'eurométropole de strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

**Site web de l'employeur**

**Lieu de travail**
- Strasbourg

**Poste à pourvoir le**
- 01/04/2023
- 26/02/2023

**Type d'emploi**
- Emploi permanent - vacance d'emploi- ?**Motif de vacance du poste**
- Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité

**Nombre de postes**
- 1

Détails de l'offre

**Famille de métier**
- Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives**Grade(s) recherché(s)**
- Rédacteur
- Rédacteur principal de 2ème classe
- Rédacteur principal de 1ère classe**Métier(s)**
- Assistant ou assistante de direction**Ouvert aux contractuels**
- Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.**Temps de travail**
- Complet, 1607h / an**Descriptif de l'emploi**
- Au sein de la Direction de l'Environnement et des services publics urbains, le service Gestion et prévention des risques environnementaux a pour missions:
- la protection et la restauration des ressources naturelles dans les domaines de la qualité de l'air, de la nappe phréatique et des cours d'eau ;
- la mise en œuvre des politiques de prévention et de gestion des risques naturels (inondations, effondrement de galeries souterraines) ou technologiques (sites industriels, silos,...) et des nuisances liées aux activités des installations classées pour la protection de l'environnement (odeur, bruit, pollutions des sols et des eaux souterraines) ;
- la mise en œuvre des mesures de gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations de l'Eurométropole de Strasbourg ;
- l'animation de chartes et de partenariats de la Ville et de l'Eurométropole (vie fluviale, groupement de collectivités...).

Sous l'autorité du chef de service, vous l'assistez dans la gestion quotidienne du service, ainsi que les ingénieurs-es chargés-es de mission intervenant dans diverses thématiques techniques (accueil physique et téléphonique, secrétariat, communication, information).**Missions et conditions d'exercice**
- ACTIVITÉS:

- Activités principales- Assurer l'accueil téléphonique et physique.
- Filtrer et relayer les messages téléphoniques et renseigner les interlocuteurs-trices.
- Assurer la réception, le traitement, la rédaction et la diffusion du courrier entrant et sortant via le logiciel Elise.
- Réaliser des travaux de secrétariat (rédaction, saisie, mise en forme et enregistrement de différents types de courrier, notes, ordres du jour, comptes rendus) selon la charte courrier en vigueur.
- Concevoir et rédiger des courriers et des notes stratégiques ; traiter et envoyer des rapports (exemple : mission d'inspection des galeries souterraines).
- Organiser des réunions (rencontres internes au service, comités de pilotage, réunions " stratégiques " en coordination avec plusieurs élus-es, services, directions, structures/partenaires extérieurs...):

- convoquer, préparer des dossiers et des outils de présentation, réserver des salles.
- participer à certaines réunions : rédiger et diffuser les comptes rendus et relevés de décision.
- Assurer la diffusion d'information auprès des collaborateurs-trices du chef de service.
- Procéder aux archivages, classements de documents (papier ou informatiques) du service, y compris numérisation si nécessaire.
- Organiser le secrétariat du service et encadrer la/le secrétaire du service.
- Intervenir en remplacement de l'assistant-e de direction lors des absences (temps partiel, formation, congés, maladie,...):

- gérer l'agenda du/ de la directeur-trice,
- organiser et planifier des réunions,
- organiser et préparer les rencontres élus-es/direction,
- assurer l'accueil téléphonique et physique,
- préparer et assurer le suivi de dossiers,
- réaliser des travaux de secrétariat,
- suivre et diffuser le courrier de la direction,
- suivre les délibérations,
- participer aux réunions des cadres de la direction et rédiger les comptes-rendus,
- prendre en charge en toute autonomie certains dossiers.

Activités secondaires- Organiser des déplacements (préparation des ordres de mission, réservation de véhicule pour le chef de service).
- Saisir les informations et mettre à jour les bases de données techniques du service (exemple : Fichier Installations industrielles).
- Assurer le relais des alertes météo auprès des agents-es du service.

COND