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Strasbourg

    Assistant du Directeur général adjoint - Strasbourg, France - Centre Paul Strauss

    Centre Paul Strauss
    Centre Paul Strauss Strasbourg, France

    il y a 2 heures

    Default job background
    CDI
    Description

    Objectif général du poste

  • Participer à la gestion administrative de la Direction générale
  • Assister le Directeur Général Adjoint et organiser son secrétariat
  • Organiser le traitement et la circulation de l'information interne et externe
  • Organiser et assurer le suivi des réunions de Direction et les CODIR
  • Participer à la coordination et à l'organisation des instances ICANS et Centre Paul Strauss, en lien avec l'assistante de la Direction Générale
  • Assurer la gestion logistique des réunions et la gestion des ressources matérielles
  • Appuyer la Responsable affaires générales et mécénat
  • Assister le Directeur Général à sa demande et en l'absence de son assistante

    • Responsabilités et missions

    1/ Participer à la gestion administrative de la Direction Générale :

    Cette mission est assurée en complémentarité avec l'assistante de la Direction Générale, selon un planning établi (2.5 jours par semaine) :

  • Prendre en charge l'accueil téléphonique (filtre, prise de message)
  • Gérer la boîte mails dédiée au secrétariat de la Direction Générale
  • Gérer le courrier entrant (enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité)
    • Assurer le suivi des réunions de direction et des CODIR :

    préparation et diffusion des ordres du jour, mise en forme des comptes rendus, diffusion des CR, archivage.

    Participer à la réalisation des comptes rendu des instances ICANS et CPS selon répartition établie par la Direction générale.

    2/ Assister le Directeur Général adjoint :
  • Gérer son agenda en priorisant les rendez-vous et en assurant un suivi
  • Relancer et accueillir
  • Préparer les dossiers des réunions et rendez-vous programmés, établir les notes de synthèse correspondantes si nécessaire
  • Suivre des projets portés au sein de l'établissement et tout particulièrement par le Directeur Général Adjoint (projet stratégique, dialogue de gestion, rencontres services)
  • Organiser les déplacements, gérer les frais professionnels du Directeur Général Adjoint
    • 3/ Assurer le secrétariat du Directeur Général Adjoint :
  • Assurer la frappe et la gestion du courrier sortant (frappe, envoi, enregistrement, diffusion et suivi)
  • Assurer la frappe et la gestion des notes et des décisions (frappe, enregistrement, diffusion et suivi)
  • Organiser des réunions et rédiger ou mettre en forme des comptes rendus
  • Préparer les dossiers en fonction des sujets
    • 4/ Organiser la circulation de l'information en interne et en externe :
  • Développer des outils ou des procédures structurant le fonctionnement institutionnel, être force de proposition
  • Mettre à jour et diffuser les informations liées à son fonctionnement général
  • Veiller au respect de la procédure relative aux instances
  • Veiller à la mise à jour des documents relevant de la direction générale dans ENNOV
  • Classer et archiver les dossiers
  • Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour du fichier de contacts institutionnels et de partenaires extérieurs

    • Le traitement de l'information est réalisé dans le cadre de chronos mutualisés DG / DGA

    5/ Réaliser les différentes tâches de l'assistante du Directeur général en son absence.

    6/ Appuyer la Responsable affaires générales et mécénat :
  • Suivre certains projets institutionnels et apporter un soutien ponctuel (projet stratégique, mission Prévention, appui rédactionnel ou administratif, aide logistique à l'occasion d'évènements, etc.)
  • Apporter un appui pour l'organisation et la gestion de l'appel à projets interne annuel (enregistrement et suivi des candidatures, organisation des jurys, rédaction et envoi des courriers réponses) et contribuer au suivi de l'avancement des projets financés par les dons
  • Etre en appui pour l'envoi de mailings aux donateurs
  • Etre en appui administratif sur la gestion des successions.
    • 7/ Autres missions :
  • Assurer en lien avec le DGA le suivi des absences de l'équipe de direction
  • Assurer la suppléance pour la gestion des ressources matérielles de la DG
  • Prendre en charge l'intégration et l'accompagnement des stagiaires de la Direction générale, des nouvelles secrétaires des chefs de pôle, chefs de service ou directeurs fonctionnels et être la personne référente
  • Assurer un rôle de soutien aux directions fonctionnelles en cas d'absence de leur assistant(e) de direction

    • Liens hiérarchiques et fonctionnels | Relations extérieures

    Lien hiérarchique :
  • Directeur Général Adjoint
    • Liens fonctionnels :
  • Binôme Assistant(e) Direction Générale
  • Directions fonctionnelles
  • Binôme Assistant(e) Direction Générale
  • Responsable Affaires générales et mécénat
  • Directions fonctionnelles
  • Assistant(e)s de direction des directions fonctionnelles, secrétariats internes
  • Personnel médical
  • Interlocuteurs externes, institutionnels et particuliers

    • Compétences

    Connaissances/Savoir-Faire
  • Maîtriser les savoir-faire liés à l'activité de secrétariat (accueil physique, téléphonique)
  • Maîtriser les outils bureautiques, de messagerie électronique et les logiciels métiers
  • Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
  • Maîtriser l'anglais (lu/écrit/parlé)
  • Maîtriser le vocabulaire propre au secteur médical et/ou hospitalier
  • Posséder une culture juridique et institutionnelle et disposer d'une aisance rédactionnelle dans ces domaines
    • Aptitudes personnelles
  • Aisance relationnelle, sens de l'accueil, du service, des relations humaines
  • Sens des responsabilités et de l'organisation
  • Discrétion, respect de la confidentialité
  • Polyvalence
  • Disponibilité selon les évènements
  • Esprit d'équipe
  • Adaptabilité, souplesse
  • Sens des priorités et réactivité
  • Rigueur
  • Autonomie

    • Formation

    Diplômes et expérience
  • Niveau III- BTS Assistante de Direction
  • Maîtrise de l'anglais (lu/écrit/parlé)
  • Une première expérience dans le domaine hospitalier serait appréciée
  • Eurométropole de Strasbourg

    Chef-cheffe de Service Administration Generale

    il y a 6 heures

    Eurométropole de Strasbourg Strasbourg, France

    Encadrer et animer, avec son adjoint-e, l'administration générale de la direction générale adjointe, une équipe de 18 personnes: · - Développer le travail en réseau au sein de l'administration générale, · - Impulser une dynamique d'échange avec les services couverts par son champ ...

  • Hôpital de Hautepierre

    Adjoint Au Responsable de Blanchisserie

    il y a 6 heures

    Hôpital de Hautepierre Strasbourg, France

    **Détails de l'offre**: · **POSTE PROPOSÉ** · Adjoint au responsable de blanchisserie H/F - Blanchisserie · **CONTRAT** · CDI; Mutation; Détachement · **DESCRIPTIF** · L'ÉTABLISSEMENT: · Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est clas ...

  • Cora France

    Conseiller de Vente Bijouterie

    il y a 2 jours

    Cora France Strasbourg, France

    Rattaché(e) au(à la) Manager Univers Adjoint(e), il (elle) garant(e) de la prise en charge du client et du développement des ventes. · **Les missions principales seront les suivantes**: · **Accueillir, informer, vendre à la clientèle**: · - Transmettre et garantir l'image de Cora ...

  • Collectivité européenne d'Alsace

    Ou Un Apprenti en Bts Secrétaire Assistant

    il y a 1 jour

    Collectivité européenne d'Alsace Strasbourg, France

    Missions · La Direction Générale Adjointe (DGA) Solidarités regroupe les compétences sociales de la collectivité réparties en 6 directions: Insertion/Logement, Autonomie, Aide Sociale à l'Enfance, Santé/Prévention et PMI, Action Sociale de Proximité, Appui et pilotage. Elle compt ...

  • Burger King France

    Directeur Adjoint de Restaurant

    il y a 6 heures

    Burger King France Strasbourg, France

    Rattaché au Directeur, le Directeur adjoint de restaurant H/F a pour mission d'assister le Directeur dans la gestion de son site d'affectation notamment pour superviser et coordonner le personnel du restaurant. Il est le garant des normes et de l'image BURGER KING. · **A ce titre ...

  • Ville de Montbéliard

    Agent D'état Civil Polyvalent

    il y a 1 jour

    Ville de Montbéliard Strasbourg, France

    La ville de Montbéliard (Doubs), habitants, 620 agents, ville centre d'une agglomération de habitants, recherche pour son service Population Réglementation, un agent d'état civil polyvalent. · **MISSIONS**: · Vous aurez pour principales missions: · **- **Accueillir et renseigner ...

  • cdg69

    Une ou Un Agent de Maintenance Spécialisé

    il y a 1 jour

    cdg69 Strasbourg, France

    Synthèse de l'offre · **Employeur** · *** · **COLLECTIVITE EUROPEENNE D'ALSACE** · Hôtel de la CeA - Place du Quartier Blanc Strasbourg cedex 9 · Strasbourg · La Collectivité européenne d'Alsace (CeA) est née de la fusion des conseils départementaux du Bas-Rhin et du Haut-Rhin. · ...

  • Page Personnel

    Responsable Administratif Et Financier Adjoint

    il y a 2 jours

    Page Personnel Strasbourg, France

    Sous l'autorité de la direction de l'entreprise et de la Direction Financière du Groupe, en tant que Responsable Administratif et Financier Adjoint, vos principales missions seront: · - Coordination et contrôle de la comptabilité générale et analytique, · - Préparation du bilan a ...

  • cdg69

    Secrétaire de Mairie

    il y a 6 heures

    cdg69 Strasbourg, France

    Synthèse de l'offre · **Employeur** · **MAIRIE CHÈVREMONT** · 2 Rue de l'Eglise · CHÈVREMONT · **Lieu de travail** · - CHÈVREMONT · **Poste à pourvoir le** · - 01/03/2023 · - 19/02/2023 · **Type d'emploi** · - Emploi permanent - création d'emploi- ?**Motif de vacance du poste** · ...

  • de l'Eurométropole de Strasbourg

    Agent-e de Gestion Financière

    il y a 1 jour

    de l'Eurométropole de Strasbourg Strasbourg, France

    N° annonce · E002383 · Direction · Architecture et patrimoine · Service · Administration générale de la DAP · Catégorie(s) · C · Type de recrutement · Permanent · Durée de temps de travail · Temps complet - 35h00 · Grade(s) · Adjoint administratif · à Adjoint administratif princi ...

  • cdg69

    Agent-e de Gestion Financière

    il y a 1 jour

    cdg69 Strasbourg, France

    Synthèse de l'offre · **Employeur** · **EUROMETROPOLE DE STRASBOURG** · Service emploi et développement des compétences - 1 parc de l'etoile · Strasbourg · Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'eurométropole de strasbourg développe des politiques p ...

  • CDC Habitat

    Adjoint Au Responsable de Secteur

    il y a 3 jours

    CDC Habitat Strasbourg, France

    **Détail de l'offre**: · **Informations générales**: · **Entité de rattachement **:La Direction interrégionale Nord Est de CDC Habitat, est l'une des 6 Directions interrégionales de CDC Habitat, 1er bailleur de France, filiale de la Caisse des Dépôts. Son patrimoine représente pl ...

  • DEKRA

    Assistant Administratif Et Planification

    il y a 1 jour

    DEKRA Strasbourg, France

    DEKRA Industrial recherche un/e Assistant/e administratif/ve sur son agence de Strasbourg. · - En étroite collaboration avec le/la Responsable Opérationnel/le Nord-Est et son adjoint/e, ainsi qu'avec les planificateurs/trices, vous assurez, une fois les affaires conclues, l'organ ...

  • de l'Eurométropole de Strasbourg

    Manutentionnaire (F/H)

    il y a 3 jours

    de l'Eurométropole de Strasbourg Strasbourg, France

    N° annonce · E002482 · Direction · Ressources logistiques · Service · Moyens généraux · Catégorie(s) · C · Type de recrutement · Permanent · Durée de temps de travail · Temps complet - 35h00 · Grade(s) · Adjoint technique · à Adjoint technique principal de 1ère classe · 19/03/202 ...

  • CDC Habitat

    Chargé D'accueil

    il y a 3 jours

    CDC Habitat Strasbourg, France

    **Détail de l'offre**: · **Informations générales**: · **Entité de rattachement **:La Direction interrégionale Nord Est de CDC Habitat, est l'une des 6 Directions interrégionales de CDC Habitat, 1er bailleur de France, filiale de la Caisse des Dépôts. Son patrimoine représente pl ...

  • Centre Hospitalier de Lunéville

    Adjoint Administratif Et Financier

    il y a 6 heures

    Centre Hospitalier de Lunéville Strasbourg, France

    **Détails de l'offre**: · **POSTE PROPOSÉ** · Adjoint administratif et financier H/F · **CONTRAT** · CDI · **DESCRIPTIF** · Le Centre Hospitalier de Lunéville recrute: · Adjoint Administratif et financier H/F · Poste à pourvoir pour fin août · Le GHEMM, Groupement Hospitalier de ...

  • Université de Strasbourg

    équipe Logistique

    il y a 1 jour

    Université de Strasbourg Strasbourg, France

    **_Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement _**: · **_CDD 1 an à pourvoir le 01/09/2023_**: · **Catégorie : C** Corps : Adjoint technique** · **Rémunération selon grille de la Fonction Publique** · **Missions**: · - Assurer l'encadrement de l'équipe d'entretien · - Assure ...

  • Collectivité européenne d'Alsace

    Ou Un Apprenti en Cap Cuisine ou Cap Production Et

    il y a 1 jour

    Collectivité européenne d'Alsace Strasbourg, France

    Missions · La Direction Générale Adjointe (DGA) Attractivité développe et met en œuvre les politiques en faveur de l'attractivité du territoire Alsacien et contribue à la définition et au déploiement d'un service public alsacien adapté aux besoins des concitoyens et à l'environne ...

  • Collectivité européenne d'Alsace

    Ou Un Apprenti en Cap Cuisine ou Production Et

    il y a 3 jours

    Collectivité européenne d'Alsace Strasbourg, France

    Missions · La Direction Générale Adjointe (DGA) Attractivité développe et met en œuvre les politiques en faveur de l'attractivité du territoire Alsacien et contribue à la définition et au déploiement d'un service public alsacien adapté aux besoins des concitoyens et à l'environne ...

  • Collectivité européenne d'Alsace

    Ou Un Apprenti en Cap Cuisine ou Cap Production Et

    il y a 1 jour

    Collectivité européenne d'Alsace Strasbourg, France

    Missions · La Direction Générale Adjointe (DGA) Attractivité développe et met en œuvre les politiques en faveur de l'attractivité du territoire Alsacien et contribue à la définition et au déploiement d'un service public alsacien adapté aux besoins des concitoyens et à l'environne ...