responsable des services administratif et financier h/f - Quillan, France - Apprentis d'Auteuil

Description

RESPONSABLE DES SERVICES ADMINISTRATIF ET FINANCIER H/F

A Apprentis d'Auteuil, fondationcatholique reconnue d'utilité publique et acteur engagé dans le champ del'Économie Sociale et Solidaire, avoir confiance en l'avenir, c'est permettre àchaque jeune de trouver sa place dans la société. C'est également offrir à noscollaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans une dynamiquecollective, propice au développement de chacun et de tous, en donnant du sens àson action.

Rejoindre nos équipes engagées auservice des jeunes et des familles, c'est faire le choix de contribuer à lavitalité de la fondation, tisser des liens de qualité et contribuer au biencommun.

Pour notre site de QUILLAN , nous recherchons un RESPONSABLE DES SERVICES ADMINISTRATIF ET FINANCIER H/F en CDI .

Missions :

Membre du Comité de Direction, et sous la responsabilité du Directeur d'Établissement, vous occupez une place centrale dans l'organisation et le fonctionnement de la Maison d'Enfants Ange Gardien.
Vous jouez un rôle d'interface entre les différents services internes et avec les partenaires extérieurs.
Aidé dans vos missions par une équipe de 3 personnes que vous managez, votre rôle s'articule autour de 3 missions principales :

Gestionbudgétaire et suivi de l'activité de l'établissement
En lienavec le Contrôleur de Gestion, le centre financier basé à Toulouse et votreassistante comptable, vous :
- assistez le Directeur d'Établissement dans lepilotage financier et les choix stratégiques de l'établissement
- contribuez à l'élaboration des budgetsprévisionnels annuels sur les dépenses « courantes » et à laréflexion collective sur les investissements et mesures nouvelles en fonctionde l'évolution des besoins humains et matériels de l'établissement
- assurez le suivi budgétaire tout au long del'année (analyse des tableaux de bord mensuels et des écarts budgétaires,vérification des affectations analytiques et demandes d'OD en cas d'erreur,production de budgets réestimés)
- pilotez le process annuel de clôture des compteset contribuez activement à l'élaboration des comptes administratifs
- créez et/ou améliorez des outils de suivi desprincipaux postes de dépenses
- préparez avec l'ensemble des acteurs internes lerapport annuel d'activités à destination du Conseil Départemental
- contrôlez les données d'activités par prestationet élaborez le tableau de suivi mensuel d'activité et la facturation associéevia une application informatique interne dédiée
- supervisez et contrôlez les flux bancaires ducompte de proximité et de la caisse d'espèces (contrôle de trésorerie,vérification des brouillards de caisse, demandes de justificatifs, etc)
- administrez la plateforme dédiée aux paiementsdématérialisées (Anytime) gérant les cartes de crédit confiées aux professionnelsde l'établissement (alimentation des comptes, déblocage des sommes aprèsvalidation des chefs de service, etc)
- pouvez être amené à participer à l'élaboration deréponses à appels à projets.

Gestiondes Ressources Humaines
En lienavec un Responsable Ressources Humaines, une gestionnaire de paie basée àNantes et en vous appuyant sur vos 2 assistantes sur site, vous :
- supervisez le traitement et la gestion desdocuments administratifs des collaborateurs (CDI, CDD et intérimaires) de l'embauchejusqu'à la sortie (constitution des dossiers du personnel, déclarationspréalables, rédaction des contrats et avenants, solde de tout compte, mutuelle,prévoyance, visites médicales, accidents de travail, etc.), en lien très étroitavec l'assistante particulièrement en charge de cette mission pour garantir lerespect des règles / process et des échéances
- gérez plus particulièrement les contrats spéciaux(contrats aidés, contrats en alternance, stagiaires rémunérés ou non, servicesciviques) en termes de constitution de dossiers, de suivi d'indemnisation et desubvention
- contrôlez la juste valorisation du temps detravail des collaborateurs et la bonne prise en compte de leurs absences(congés, récupération, maladie, évènement familial, etc.)
- contribuez à la validation des paies pardélégation du Directeur, et traitez si nécessaire les erreurs et lesréclamations
- entretenez un lien privilégié avec notre agence partenaireconcernant la gestion des contrats d'intérim afin de garantir la meilleurefluidité des process sur leur plateforme informatique dédiée, et assurez lecontrôle de leurs factures
- prenez en charge les relations avec le médecin dutravail en cas de situations particulières (mise à jour des fiches entreprise, aménagementde poste, inaptitude, etc)
- participez activement à la conception et à lamise en œuvre du plan de formation annuel
- vous investissez particulièrement avec leDirecteur, les Chefs de Service Educatifs et le RRH concernant le recrutement denouveaux collaborateurs non cadres, en termes de rédaction et diffusiond'annonces, tri de CV et participation aux entretiens de sélection
- êtes le référent bénévolat de l'établissement
- êtes associé à des chantiers RH transversaux(Document Unique, fiches de postes, livret d'accueil, etc.)

Gestiondes Services Généraux
En lienavec les services internes de la Fondation (immobilier, achat et informatique en particulier),et avec l'aide d'un collaborateur Cadre dédié à l'entretien et à la maintenancedes bâtiments, des véhicules et des espaces verts, vous :
- veillez à ce que chacun des jeunes et des adultesdes différents sites de la structure puisse vivre et travailler dans de bonnesconditions matérielles, de sécurité, d'hygiène, de confort et d'accueil
- supervisez plus particulièrement sur les plansadministratifs et financiers le bon suivi et la juste mise en œuvre descontrats liés à la sécurité, l'accessibilité, la maintenance, l'évolution etl'entretien des bâtiments et des équipements conformément aux réglementationsapplicables
- contrôlez la qualité des travaux et prestationsfournies avant mise en paiement des factures et éventuelles émissions deréserves
- optimisez autant que possible la bonne gestion del'établissement en mettant en concurrence les fournisseurs et prestatairespotentiels en négociant les conditions contractuelles et financières des deviset contrats que ce soit dans le cadre d'achats ponctuels ou de contratspluriannuels
- assurez plus particulièrement le suivi des petitsinvestissements et des moyens communs (téléphonie, bureautique, informatique...)
- êtes membre à part entière du Comité de Pilotagede l'actuel projet immobilier sur Limoux (900m2 de bâtiment sur 2500 m2 deterrain), et serez de votre place l'interlocuteur privilégié de la mise enœuvre opérationnelle de ce projet que ce soit en interne ou en externe

Vous prenez en compte l'ensemble desrègles et procédures d'Apprentis d'Auteuil associées à vos responsabilités, etcontribuez activement à les faire respecter par les acteurs de votre périmètre.
Vous managez votreéquipe (2 personnels administratifs et 1 personnel d'entretien) dans un espritcollaboratif tant dans la délégation des tâches que dans l'animation desréunions. Vous avez le souci de faire monter en compétences les professionnelsde votre équipe et menez leurs entretiens annuels d'évaluation etprofessionnel. Vous êtes ouvert à l'accueil de stagiaires et de bénévoles ausein de votre service.

Profil :

Titulaire d'un Master Sciences de Gestion ou équivalent, vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans sur une fonction équivalente, idéalement dans le secteur social.

Vous savez fédérer des équipes et travailler en réseau.

Autonome et responsable, vous faites preuve d'organisation et de rigueur pour assumer la polyvalence du poste et les différentes échéances. Dynamique, vous agissez avec efficacité et anticipation, et savez gérer les priorités. Vous avez une certaine aisance relationnelle et une facilité à travailler avec des interlocuteurs multiples (internes / externes).
Vous savez travaillez en mode projet.

Vous avez une maîtrise avérée des logiciels bureautique (Word, Excel, Powerpoint), de très bonnes bases en comptabilité et en droit du travail. Vous connaissez les règles et normes sur le plan de l'immobilier et en matière de sécurité. Vous êtes gestionnaire dans l'âme

Pour ce poste principalement basé à Quillan mais une évolution sur Limoux est fortement possible, des déplacements réguliers sur le département voire ponctuellement hors département, sont à prévoir.

Avantages :
CDI temps plein en forfait 202 jours / an (5 semaines de congés payés, 23 RTT et 11 jours fériés garantis sur l'année).

Salaire : de 35K€ à 39k€ par an suivant expérience.

Possibilité de télétravail ponctuel.

Mutuelle familiale (salarié, conjoint et enfants) prise en charge à 60% par la Fondation.

Titres restaurant d'une valeur faciale de € / jour, pris en charge à 60% par la Fondation.

Comité d'entreprise (chèques vacances, chèques cadeaux Noël, Pass culture, etc).