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Pau

    assistant-e de direction - Pau, France - ARS NOUVELLE AQUITAINE

    ARS NOUVELLE AQUITAINE
    ARS NOUVELLE AQUITAINE Pau, France

    il y a 6 jours

    Default job background
    CDI
    Description

    Description du poste

    Définition du poste : Assister le/la Directeur-trice départemental-e et la Directrice adjoint-e dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement des activités de la Délégation Départementale en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers. Assurer l'interface avec les responsables de pôle et entre les différents interlocuteurs de la délégation départementale.

    Activités essentielles :

  • Assurer l'organisation des agendas de la direction,
  • Orienter les appels téléphoniques,
  • Accueillir et accompagner les personnes ayant rendez-vous avec la Direction,
  • Organiser les différentes réunions présidées par la direction en s'assurant de la présence des membres siégeant,
  • Gérer les déplacements du/de la directeur-trice et de son adjointe, ou, le cas échéant, des autres membres de la direction,
  • Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition du/de la directeur-trice en temps utile,
  • Evaluer, signaler et orienter les urgences,
  • Assurer la répartition du courrier « arrivée » vers le service compétent et le suivi du courrier « départ » et gérer le circuit de signature des parapheurs,
  • Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction,
  • Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques,
  • Rédiger des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers notamment dans le cadre des comités de direction ou collège des cadres,
  • Assurer la liaison avec les services généraux : budget, voitures, correspondant « formation », correspondant « documentation »,
  • Assurer la liaison interne et externe avec les secrétariats des autres pôles du siège ( secrétariat DG ) et de la Délégation départementale.

    • Activités annexes :

  • Assurer le rôle de « relais » local du Département Communication (faire circuler l'information et informer les services de l'actualité en cours, assurer le suivi des acquisitions documentaires et abonnements),
  • Assurer le rôle de « relais » local de la Direction des Ressources Humaines (remonter des informations validées par la Direction concernant les agents de la Délégation départementale).

    • Relations internes : Ensemble des directions de l'agence.

    Relations externes : Ministères, Préfecture, sous-préfecture, cabinet, Conseil Départemental, services de l'Etat, professionnels de santé, établissements et services sanitaires et médico-sociaux du département, usagers, collectivités territoriales, associations, etc.

    Spécificités du poste / Contraintes :

  • Nécessité de travailler en lien avec les secrétaires des autres pôles,
  • Articulation des congés impérative avec les secrétaires des autres pôles afin de garantir la permanence du Secrétariat de Direction,
  • Contraintes horaires sous réserve de nécessité de service et disponibilité requise en fonction des pics d'activité de la Délégation départementale,
  • Assurer une veille de l'actualité en vigueur.

    • Rattachement hiérarchique : Directeur-trice départemental-e et Directrice adjointe en son absence

    Profil recherché

    Vos compétences

    Connaissances :

    BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS

    ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL

    GESTION DE L'INFORMATION

    TECHNIQUES DE RÉDACTION

    Savoir-faire :

    COMMUNIQUER

    CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT

    PRIORISER

    RÉDIGER

    ARCHIVER

    METTRE EN FORME UN DOCUMENT

    Savoir-être :

    ÊTRE AUTONOME

    ESPRIT D'INITIATIVE

    FACULTÉ D'ADAPTATION

    FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

    SENS DE L'ORGANISATION

    Votre formation

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