Coordinateur(Trice) Administrative - Paris e, France - The American University of Paris

The American University of Paris

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Coordinateur(trice) Administrative - Agent de maitrise Catégorie T3 - CDD (mars à juillet)

Au sein du bureau des relations avec les anciens élèves, le coordinateur de l'administration et de l'engagement est principalement chargé de gérer les processus de réception, de suivi et d'établissement de rapports concernant les dons de l'université, en coordination avec la Fondation AUP et le service des finances et de la comptabilité. Il soutient la gestion des événements et les programmes et activités d'engagement des anciens étudiants.

**MISSIONS**
- Gérer et traiter tous les dons, y compris les chèques, les dons en ligne, les paiements par carte de crédit, les promesses de dons et autres donations.
- Effectuer la saisie/enregistrement des dons dans le système CRM du département pour les dons non affectés (y compris les dons des administrateurs), les programmes, les capitaux, les dons de campagne et les petites subventions.
- Informer le personnel et le conseil d'administration concernés lorsque leurs contacts font un don.
- Effectuer un rapprochement mensuel des dons reçus avec le département des finances.
- Produire des rapports mensuels et annuels sur les dons.
- Assurer la liaison avec le département des finances et la fondation de l'AUP afin de garantir l'exactitude des enregistrements et des dépôts relatifs aux dons.
- Veiller au respect des systèmes/contrôles établis par les normes d'audit.
- Rapprochement mensuel et trimestriel des comptes avec le département des finances.
- Mettre à jour les informations de contact, les données de profil et les dossiers des donateurs afin de maintenir l'exactitude des informations.
- Envoyer des rappels de promesses de dons et générer des rappels de dons récurrents et des mises à jour pour les donateurs.
- Travailler avec l'équipe de gestion de la relation client (CRM) des technologies de l'information et d'autres collègues pour documenter et mettre en œuvre des politiques concernant les revenus et les recettes et créer des procédures associées dans le CRM.
- Préparer les accords de donation et les mémos pour documenter la donation à l'AUP et à la Fondation AUP.
- Fournir des rapports précis et des listes de donateurs pour les activités de reconnaissance, y compris la signalisation, les plaques, les réunions du conseil d'administration et d'autres présentations ou rapports.
- Produire des rapports sur les donateurs pour le conseil d'administration et les membres du PAAC.
- Collaborer avec le service d'aide financière pour élaborer des rapports annuels sur les bourses et autres activités soutenues par les donateurs.
- Élaborer et distribuer un rapport annuel sur les dotations à l'intention des donateurs de la Fondation AUP et des fonds restreints (dotés ou quasi-dotés) de l'AUP.
- Soutenir le développement d'événements et d'activités annuels de reconnaissance des bourses d'études impliquant les étudiants et les donateurs.
- Apporter un soutien aux événements organisés et accueillis par le service du développement et des relations avec les anciens élèves, notamment en effectuant des réservations et en obtenant des devis pour les événements, en créant des étiquettes nominatives, en gérant les RSVP, en organisant les événements et en assurant la liaison avec les équipes d'entretien, les traiteurs, etc.
- Accueillir les visiteurs au bureau et organiser des visites d'anciens élèves et du campus si nécessaire.
- Aider à la gestion du bureau de Paris, notamment en commandant des fournitures et en organisant l'espace de stockage.
- En tant que membre d'une petite équipe, le coordinateur administratif et de promotion sera régulièrement appelé à participer à d'autres tâches et programmes du département.
- Toute autre tâche confiée par le vice-président chargé du développement et des relations avec les anciens élèves.

**PROFIL**
- Licence/Bachelor, minimum Bac + 2 ou diplôme technique.
- Expérience préalable de l'utilisation de Raiser's Edge ou d'un autre système de gestion de la relation client, et expérience de travail avec des systèmes de gestion des dons ou des logiciels de donation.
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
- Bon sens de l'organisation et souci du détail.
- L'anglais est la langue maternelle, la maîtrise du français est un atout.
- maturité professionnelle, motivation pour apprendre, bonne humeur et flexibilité face à des priorités changeantes
- Capacité à travailler sous pression, à comprendre et à suivre les politiques et les procédures.
- Capacité avérée à travailler de manière indépendante et en collaboration avec une équipe.
- le poste exige une attitude amicale à l'égard des clients et la capacité de traiter des informations sensibles/confidentielles avec discrétion.

**Salary**: From 28,000.00€ per year

Work Location: In person

Expected Start Date: 01/03/2024