Emplois
>
Alès

    Assistant Administratif ou Assistante Administrative - Alès, France - Institut Mines-Télécom

    Institut Mines-Télécom
    Institut Mines-Télécom Alès, France

    il y a 4 jours

    Default job background
    À temps plein_permanent
    Description

    Vous intégrez la Direction du Développement Economique (DDE) de l'IMT Mines Alès dont la raison d'être est la transmission des expertises que porte l'école pour accompagner partout la naissance, la croissance et la pérennité des entreprises et des collectivités territoriales dans le cadre des grandes transitions industrielles, numériques, environnementales et sociétales.

    Elle se structure autour de cinq grandes offres à destination des entreprises et des collectivités territoriales : les ingénieries pédagogique, entrepreneuriale et de projets, l'interface avec les compétences de l'école et la valorisation de notre marque.

    Ceci se traduit notamment par le déploiement d'activités de formation continue et initiale, des programmes d'accélération de projets innovants et d'accompagnement de collectivités, l'organisation d'un grand forum de recrutement, la gestion des activités de mécénats et de collecte de la taxe d'apprentissage et l'animation depuis 40 ans de l'incubateur de l'école.

    Vos missions

    Vous réalisez les activités suivantes :

    Assurer la bonne réalisation de la gestion contractuelle de l'accompagnement et de la gestion administrative et financière des activités de l'incubateur, en adéquation notamment avec les exigences des financeurs :

  • Etablissement des conventions avec les porteurs de projet et de leurs avenants, recueil des éléments nécessaires à l'établissement de ces conventions et à leur clôture (document d'identité, données personnelles, questionnaires de satisfaction...), suivi du planning de ces conventions.
  • Organisation logistique des jurys, des formations et des animations assurées par l'incubateur
  • Réalisation de la gestion administrative des dépenses de l'incubateur : bons de commandes, demandes d'achat, service fait, mises en paiement, dans le respect des contraintes de l'établissement et des financeurs (mise en concurrence, bilans détaillés des dépenses)
  • Saisie de l'activité sur les outils reporting interne et suivi de la documentation qualité
  • Gestion des déplacements de l'équipe de l'incubateur : ordres de missions, déclaration des frais

    • Produire concrètement les dossiers pour les financeurs (demandes et justificatifs) pour les activités de l'incubateur :

  • Elaboration des dossiers de demande de financement : interface avec les financeurs (personnels administratifs en charge des dossiers concernés), recueil des pièces administratives auprès des services concernés, suivi de l'élaboration des documents de présentation du projet (formulaires, budget...) en lien avec la responsable de l'incubateur, suivi de la complétude des dossiers, dépôt sur les plateformes dématérialisées ad hoc.
  • Gestion au fil de l'eau du recueil des informations nécessaires aux demandes de paiement : organisation de la documentation (numérique et papier), sollicitation des collaborateurs pour recueillir l'ensemble des éléments nécessaires à la complétude des dossiers (devis, mises en concurrence, rapports pour service fait...), gestion des déclarations intermédiaires exigées (informations sur les bénéficiaires notamment)
  • Elaboration des demandes de paiement : interface avec les financeurs, élaboration des fichier/finalisation des tableaux de suivi des dépenses, élaboration/finalisation des bilans (indicateurs, qualitatifs et financiers), recueil et organisation de l'ensemble des pièces justificatives, suivi de la complétude des dossiers, gestion des demandes de compléments de la part des financeurs

    • Gérer les chargés de cours pour le Département Management & entrepreneuriat :

  • Dossiers administratifs, déclaration des heures pour le paiement des indemnités d'enseignement ;
  • Gestion des frais de déplacement, d'hébergement et de restauration

    • Assurer des tâches administratives ponctuelles pour le responsable du Département :

  • Gestion prévisionnelle des indemnités d'enseignement ;
  • Emission des ordres de mission ;
  • Commandes de fournitures.

    • Gérer le planning des salles du HUB Créativité où est installée l'incubateur :

  • Suivi du planning, gestion de demandes, gestion des conflits potentiel d'usage et inscription des réservations
  • Gestion de la mise à disposition des clés et petits équipements

    • Assurer la continuité de service des activités de support administratif au sein de la DDE :

  • Gestion des frais de déplacement, des commandes, réservation de salles, soutien logistique à l'organisation de réunions...
  • En transversalité avec les autres assistantes de la direction et en fonction des besoins en cas d'absences (congés, maladie...)

    • Les missions pourront évoluer en fonction des évolutions de l'organisation de la DDE et de ses missions.

    Vous trouvez plus d'information sur le descriptif du poste :

    Compétences, connaissances et expériences requises :

  • Maitrise des outils bureautique et en particulier traitement de texte et tableur Excel
  • Rigueur, organisation et autonomie
  • Aisance relationnelle
  • Esprit d'équipe
  • 5 ans minimum dans des fonctions similaires

    • Compétences, connaissances et expériences appréciées :

  • Une expérience dans le montage, et le suivi de dossiers de subvention (idéalement FSE ou FEDER)

    • Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

  • "Diplôme certifié Bac + 2 ou équivalent

    • Rejoignez nous et profitez de ces nombreux avantages :

  • Possibilité de télétravail
  • Nombreux congés
  • Restauration sur place
  • Fais de transports en commun pris en charge à hauteur de 75%
  • Forfait mobilité durable pour le covoiturage ou les trajets en vélo
  • Ecosystème d'innovation stimulant (startups, étudiants, recherche, entreprises ...)
  • Environnement idéal pour vivre ses passions (mer/montagne à proximité)

    • Informations complémentaires :

    CDI de droit public - Emploi ouvert aux fonctionnaires & contractuels

    Informations à usage interne à destination des agents sur Cadre de gestion de l'IMT :

    Catégorie-métier de référence du poste : III-L

    Catégorie et métier des personnes pouvant postuler : III - J1, J2, K, L, M, N, O

    Le poste est ouvert à toutes et tous avec sur demande des aménagements pour les candidats et candidates en situation de handicap.

    Date limite de candidatures : 17/05/2024

    Date pressentie indicative du jury : 2ème quinzaine de mai 2024

    Date de prise de fonction souhaitée : 01/07/2024

    Les contacts :

    Sur le contenu du poste :

  • Anne LICHTENBERGER, Adjointe à la direction du développement économique, en charge de l'entrepreneuriat
  • Jean Christophe LALLEMENT, Responsable département. management & entrepreneuriat

    • Sur les aspects administratifs :

  • Géraldine BRUNEL, Cheffe du service des relations humaines
  • Pesage MB

    Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    Pesage MB Saint-Hilaire-de-Brethmas, France

    Notre entreprise spécialisée dans le secteur du C.H.R (Café, Hôtellerie, Restauration) est à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) doté(e) pour soutenir notre croissance. Ce rôle implique une grande variété de tâches administratives essentielles. · Répondre aux appe ...

  • Pesage MB

    Assistant Administratif

    il y a 4 jours

    Pesage MB Saint-Hilaire-de-Brethmas, France

    Assistant Administratif (H/F) · Notre entreprise spécialisée dans le secteur du C.H.R (Café, Hôtellerie, Restauration) est à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve) doté(e) pour soutenir notre croissance. Ce rôle implique une grande variété de tâches administratives e ...

  • Pesage MB

    Assistant Administratif Et Commercial

    il y a 5 jours

    Pesage MB Saint-Hilaire-de-Brethmas, France

    Société de e-commerce spécialisée dans la distribution de matériel CHR ( café hôtellerie restauration ) pour les professionnels et particuliers, recherche un ou une collaborateur (trice) pour renforcer son équipe. · Titulaire d'un BTS gestion PME/PMI ou commercial ( MUC / NRC ) e ...

  • CRIT

    Assistante Administrative

    il y a 4 jours

    CRIT Anduze, France

    **à propos de l'entreprise**: · Acteur leader dans les ressources humaines et recrutement en CDD, CDI, CDII et intérim, CRIT compte aujourd'hui près de 450 agences d'emploi généralistes et spécialisées en France. · Depuis 60 ans, nous répondons aux besoins des entreprises publiqu ...

  • Aquatiris

    Assistant Administratif

    il y a 4 jours

    Aquatiris Martignargues, France

    Vous recherchez un poste mêlant relationnel et bureau ? · Vous êtes organisé(e) et savez gérer de multiples dossiers en même temps ? · Rejoignez l'équipe comme assistant de gestion. · Pour accompagner notre croissance vous intégrerez une équipe jeune et dynamique · Missions princ ...

  • Adecco

    Assistant Administratif

    il y a 2 jours

    Adecco Durfort, France

    **Votre mission**:** Adecco CASTRES** recrute pour l'un de ses clients du secteur industriel agroalimentaire, **un ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)** · Sous la responsabilité du service administratif et comptabilité, vos missions si vous les accepter seront les suivantes: · - gestio ...

  • Pôle Emploi

    Assistant / Assistante de Gestion Administrative

    il y a 1 semaine

    Pôle Emploi Tornac, France

    Vous serez en charge de l'accueil téléphonique ainsi que de la prise de rdv via le logiciel ISIS (formation assurée en interne si vous ne connaissez pas). Vous aurez également la gestion des tâches administratives comme par exemple la facturation, la gestion des mails,etc.... Vou ...

  • SPART Formation

    Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    SPART Formation Gallargues-le-Montueux, France

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) qui a de l'expérience en centre de formation pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous serez responsable de soutenir nos activités administratives quotidiennes et d'assurer le bon fonctionnem ...

  • BASTIDE LE CONFORT MEDICAL

    Assistant Administratif

    il y a 4 jours

    BASTIDE LE CONFORT MEDICAL Caissargues, France

    Nous recherchons pour notre service franchise (30), 1 ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F en CDI · Vos missions: · - Vous organisez et aidez au développement du réseau Franchise · - Vous maintenez des relations avec les différents partenaires · - Vous veillez au suivi administratif des d ...

  • ACOLEA - NUMERITABLE

    Assistant Administratif

    il y a 15 heures

    ACOLEA - NUMERITABLE Bagnols, France

    En tant qu'assistant administratif, vous aurez pour mission principale, en lien avec le Siège social de l'association, l'assistanat de direction dans la gestion et l'organisation administrative des différents services. · Vous assurez l'accueil physique et téléphonique (permanence ...

  • SAONE EXPERTISE

    Assistant Administratif

    il y a 3 jours

    SAONE EXPERTISE Saint-Marcel, France

    Nous recherchons, pour notre cabinet d'expertise automobile situé à Saint Marcel , un(e) assistant(e) administratif(ve) pour un poste à temps complet, sur 4 jours. · Vos missions et votre profil: · Ouvertures des missions · Traitement des dossiers d'expertises - saisie et dépôt d ...

  • JAD Groupe

    Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    JAD Groupe Remoulins, France

    Le groupe JAD GROUPE (15 collaborateurs, 7M€), leader de vente en ligne de mobilier urbain auprès des mairies et collectivités, recherche son assistant(e) administratif (/ve). · **Vous aurez en charge les missions suivantes**: · - Facturation sur CHORUS · - Commandes fournisseurs ...

  • ECOSYST

    Assistant Administratif

    il y a 3 jours

    ECOSYST Bernis, France

    **L'entreprise** · Depuis 16 ans, CEFEM Solar a réalisé plus de 1500 chantiers. Du particulier au professionnel, nos équipes ont le savoir-faire et l'expérience pour les installations solaires photovoltaïques. · Fort d'une équipe de 25 personnes, nous réalisons nos projets "clé e ...

  • Fondation Rollin

    Assistant(E) Administratif(Ive)

    il y a 1 jour

    Fondation Rollin Anduze, France

    Dans le cadre d'un recrutement en CDI à temps complet, nous recherchons un(e) Assistant(e) / Secrétaire de direction (H/F) suite à une création de poste. · Sur ce poste vos tâches seront les suivantes (liste non exhaustive): · - Gestion de l'agenda et des contacts · - Organisatio ...

  • WORK 2000

    Assistante Administrative

    il y a 6 jours

    WORK 2000 Bresson, France

    Notre agence WORK 2000 de Claix recherche pour l'un de ses clients basé sur la commune de BRESSON, une assistante administrative (**H/F).** · Vous aurez comme principales missions: · - Accueil des visiteurs, fournisseurs et fixer les RDV ; · - Réceptionner les appels et les courr ...

  • LCS Expertise

    Assistante Administrative

    il y a 15 heures

    LCS Expertise Caissargues, France

    Poste rattaché à un ou plusieurs Experts Constructions selon le volume de missions et au manager de secteur · **_Gestion Administrative de dossiers d'Expertise :_** · - Ouverture de missions (Construction (RC/RCD, DO) y compris accusés de réception, éventuelles demandes de report ...

  • PHAREA

    Assistant Administratif

    il y a 1 jour

    PHAREA Laudun-l'Ardoise, France

    Dans le cadre du développement de notre agence basé à Laudun (Gard) nous recherchons des collaborateurs en tant qu'Assistant administratif (H/F) ayant une expérience significative à ce poste. · - Suivi des échanges documentaires · - Gestion catalogue méthodique · - Création docum ...

  • ECOSYST

    Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    ECOSYST Bernis, France

    **L'entreprise** · Depuis 16 ans, Eco-Syst a réalisé plus de 1500 chantiers. Du particulier au professionnel, nos équipes ont le savoir-faire et l'expérience pour les installations solaires photovoltaïques. · Fort d'une équipe de 18 personnes, nous réalisons nos projets "clé en m ...

  • Pôle Emploi

    Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    Pôle Emploi Calvisson, France

    Vous intervenez auprès de l'assistante de direction/chargée de recrutement. Vous pourrez bénéficier d'une formation préalable au recrutement. (AFPR) Vous travaillez du lundi au vendredi. Vous effectuez l'archivage des documents de l'établissement. Vous faites la vérification des ...

  • Adecco

    Assistant Administratif

    il y a 15 heures

    Adecco Laudun-l'Ardoise, France

    **Votre mission**: · ADECCO BAGNOLS/CEZE recherche pour l'un de ses clients, spécialisé dans la fabrication de matériel de levage et de manutention, un Assistant administratif h/f pour un contrat de travail temporaire d'une durée de deux mois à raison de 20h hebdomadaires. · Idéa ...