Assistant-e Du Conservateur - Strasbourg, France - Eurométropole de Strasbourg

Eurométropole de Strasbourg

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Administration mutualisée de plus de 7000 agents-es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitants-es.

La Direction de la Culture porte le déploiement et la mise en œuvre des politiques culturelles de la Ville et de l'Eurométropole de Strasbourg. A ce titre, elle intègre un certain nombre d'institutions culturelles importantes, pilotées en régie directe (Médiathèques, Musées, Conservatoire, Archives, TAPS, fondation de l'Œuvre Notre-Dame ) ou soutenues de façon volontariste (300 structures associatives intervenant dans tous les champs culturels, ainsi que l'Opéra, l'Orchestre philharmonique ou la Haute école des arts du Rhin).

**Assistance de la conservatrice cheffe d'établissement**:

- Assurer l'accueil physique de la conservatrice.
- Réceptionner, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur-trice compétent-e et/ou le/la renseigner.
- Tenir la gestion de l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités.
- Gérer les invitations pour les réunions/
- Tenir à jour le tableau de présence hebdomadaire de l'équipe administrative et scientifique du MAMCS (Musée d'art moderne et contemporain de Strasbourg).
- Implication hebdomadaire à la réunion de direction : prendre des notes et rédiger les comptes-rendus et suivi de diffusion.
- Coordonner la mise à jour du fichier adresses MAMCS et contacts de la conservatrice.

**Gestion des documents internes, externes et courrier**:

- Gérer et distribuer le courrier, fax.
- Rédiger et/ou mettre en forme les courriers, notes, divers documents et saisie.
- Classer les différents documents.

**Gestion des ordres de mission**:

- Etablir les ordres de mission.
- Commander des billets de transports.
- Liquider des frais (rédaction de note annexe si nécessaire).

**Assistance scientifique**:

- Effectuer la préparation du dossier d'acquisitions des œuvres du MAMCS et visuels pour la DRAC.
- Effectuer la préparation du dossier d'acquisitions des œuvres du MAMCS soumis au Conseil artistique.
- Faire l'élaboration des fiches prévisionnelles d'accueil d'un-e intervenant-e extérieur-e et de la lettre à l'élu-e.
- Faire la réservation du restaurant, de l'hôtel et suivi des billets de voyage.
- Elaborer les feuilles de prêt.
- Effectuer la préparation du dossier des demandes de prêt des œuvres du MAMCS.

**Travaux divers**:

- Trier les cartons d'invitation pour les archives à l'aide de Navigard : artistes des collections du MAMCS.
- Gérer le planning de la salle de réunion.
- Gérer le planning du studio MAMCS et diffuser la note à la loge du musée, à la société de nettoyage, au demandeur.
- Administrer la page Facebook du MAMCS.
- Appliquer le cas échéant les mesures de sécurité et de sûreté, relatives aux plans gouvernementaux et notamment celles prescrites dans le cadre du plan « VIGIPIRATE ».

Vous assistez la conservatrice et assurez son secrétariat (accueil, frappe, classement, gestion d'agenda). Vous prenez en charge les dossiers particuliers ou missions spécifiques.
- Bac à Bac +2 en assistanat, gestion ou équivalent.
- Maîtrise des techniques du secrétariat.
- Maîtrise des outils informatiques/bureautiques (Word, Excel, Outlook, Internet).
- Maîtrise de la langue française (grammaire, orthographe).
- Connaissance de l'allemand et/ou anglais souhaitée.
- Autonomie et capacité à prendre des initiatives.
- Capacité d'analyse et de synthèse.
- Sens de l'organisation, rigueur et méthode.
- Sens de l'écoute, discrétion et diplomatie.
- Qualités relationnelles et capacité à s'adapter à des interlocuteurs-trices différents-tes.
- Disponibilité.
- Localisation : Musée d'Art Moderne et Contemporain de Strasbourg.
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d'année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).