Office Manager pour les Services Intérieurs et le Service HSE - Paris, France - INSTITUT IMAGINE

Description

À propos de nous

Offre d'emploi d'Université Paris Cité

UMR_S 1163 IHU IMAGINE - Institut des maladies génétiques

Rejoindre Université Paris Cité

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d'excellence, son soutien à l'innovation et sa participation active à la construction de l'espace européen de la recherche et de la formation.

Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s'appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques, ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.

Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l'interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

Elle compte aujourd'hui étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l'institut de physique du globe de Paris.

Rejoindre Université Paris Cité c'est faire le choix de l'exigence et de l'engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l'ouverture aux autres et au monde.

MissionRESUME DU POSTE

Dans le cadre de la mutualisation des services mis à la disposition des laboratoires, le département « Services intérieurs » regroupe 7 agents de laverie qui permettent le bon fonctionnement des laboratoires, avec notamment la prise en charge de la laverie, des déchets, de l'azote, du magasin. Ces missions sont essentielles pour les laboratoires de recherche et leur permettent de se consacrer à leurs travaux de recherche tout en ayant un service de qualité mis à leur disposition. Également au sein de la plateforme L'Office Manager sera recruté(e) au sein de l'équipe des Services Intérieurs (UMR1163/Institut Imagine), il/elle aura pour missions principales de prendre en charge la gestion administrative et budgétaire du service, d'assurer le lien avec les prestataires et le suivi des équipements scientifiques, ainsi que la gestion quotidienne de l'équipe en lien avec la Responsable du service. Il/elle sera amené(e) à réaliser une partie de ses missions pour le Service HSE.e.

PRESENTATION DE LA DIRECTION / STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Créé à l'initiative des chercheurs et médecins de l'Hôpital Necker – Enfants malades, l'Institut hospitalo-universitaire (IHU) des maladies génétiques Imagine développe des programmes scientifiques fondés sur une continuité entre recherche fondamentale, recherche clinique et soins innovants sur les maladies génétiques et les prédispositions génétiques aux maladies fréquentes, de l'enfance à l'âge adulte. Cet IHU est porté par l'Institut Imagine, fondation de coopération scientifique ayant pour ambition d'accélérer la recherche en l'organisant au plus près du malade afin d'apporter les solutions diagnostiques et thérapeutiques attendues par les patients et leurs familles.

MISSION ET FONCTIONS

Pour les Services Intérieurs

• Organiser les plannings de travail des membres de l'équipe
• Participer et prendre en charge des dossiers en lien avec l'équipe
• Organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus à destination des participants
• Répondre aux demandes des laboratoires, traiter et diffuser les informations auprès des utilisateurs
• Participer au service livraisons en soutien à l'équipe
• Assurer le suivi des incidents livraisons
• Gérer les commandes de consommables et assurer leur suivi en lien direct avec les fournisseurs : demandes de devis, commandes sur budgets UPC, INSERM et Imagine, suivi des réceptions, relances fournisseurs
• Assurer le suivi des budgets du service
• Assurer le suivi des tarifs fournisseurs (mise à jour des prix, demande des offres annuelles)
• Gérer les contrats de maintenance et assurer leur suivi (congélateurs -80/-150, autoclaves, laveurs, osmoseurs, ...) : recensement des besoins auprès des équipes, contact fournisseurs, commandes, accueil des prestataires, suivi des interventions
• Mettre à jour et suivre l'inventaire des équipements de l'Institut,
• Réaliser la rédaction de procédures et la mise en forme de documents
• Participer à la formation des nouveaux arrivants pour présenter les Services Intérieurs
• Participer aux projets transversaux en lien avec le/la responsable de l'équipe

Pour le Service Hygiène Sécurité Environnement (HSE)

• Gérer les commandes et assurer leur suivi en lien direct avec les fournisseurs
• Répondre aux demandes des laboratoires, traiter et diffuser les informations auprès des utilisateurs
• Traiter et diffuser les informations HSE auprès des utilisateurs
• Participer à la rédaction et à la mise à jour de consignes ou modes opératoires
• Organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus à destination des participants
• Participer au suivi annuel des plans de prévention
• Participer à la gestion des déchets dangereux de l'Institut en lien avec les prestataires :

o Déchets chimiques : approvisionnement des consommables et des étiquettes, décompte des stocks de consommables, décompte des déchets à éliminer

o Déchets biologiques : suivi des non-conformités, suivi quantitatif de déchets générés, suivi des BSD

o Support pour le suivi du registre des déchets

• Suivre l'élimination des déchets électriques et électroniques des laboratoires et notamment réaliser les démarches pour leur élimination des déchets électriques et électroniques en lien avec le prestataire (planification des interventions, suivi des demandes d'élimination en interne, accueil du prestataire)
• Participer à l'organisation des formations (SST, formation sécurité incendie)
• Préparer les maintenances et les vérifications réglementaires des appareils (incubateurs, PSM, sorbonnes, ETRAF, centrifugeuses, pipettes)
• Participer au suivi des appareils sur le logiciel AGIR : implémentation des nouveaux appareils, mise à jour des vérifications réglementaires et des maintenances
• Accueillir les prestataires et suivre les interventions
• Support pour la gestion du marché de nettoyage : suppléance pour le suivi des réclamations et des demandes
• Participer au développement des projets environnementaux/développement durable

Encadrement : non

Conditions particulières d'exercice : télétravail possible

ProfilQUALITES ET COMPETENCES

Connaissances :

• Maîtrise des outils bureautiques
• Savoir piloter un budget
• Savoir organiser des plannings de travail
• Connaissance du fonctionnement des laboratoires de recherche

Savoir-faire -Compétences opérationnelles :

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Power-point)
• Savoir lire et écrire un mail en langue anglaise
• Logiciels SAFIR et GESCOM pour la gestion des commandes
• Logiciels internes : magasin, réservation de salles, réservation des équipements, ...
• Logiciel AGIR (INSERM)
  
  

Savoir-être – Compétences comportementales :

• Sens du service
• Réactivité, efficacité
• Capacité d'adaptation
• Discrétion

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :

Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent

CONTRAT

Type de contrat

CDD 6 mois avec possibilité de prolongation / de présentation au concours de la fonction publique

Cadre de l'offre d'emploi

Catégorie B, BAP J, TECHNICIEN DE RECH ET FORMATION - Corps ITRF

Emploi-type REFERENS III

Technicien-ne en gestion administrative

Date souhaitée de prise de fonction

01/07/2024

Localisation du poste (ou site)

Hôpital Necker-Enfants malades

MODALITE DU RECRUTEMENT

Pour proposer votre candidature, envoyez votre CV et lettre de motivation par mail en rappelant la référence de l'offre à drh.-

Pour retrouver toutes les offres d'emploi, rendez-vous sur https://u-