- Recueillir, traiter et diffuser l'information aux membres des services : changements de réglementation, rappel des échéances administratives principales, information sur les actualités du centre/de l'institut/du site universitaire (politique de site)
- Mettre en application les procédures administratives : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées
- Proposer et alimenter des tableaux de bord de suivi de l'activité des services
- Réaliser le suivi des indicateurs des services
- Organiser les agendas et les déplacements (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements...)
- Gérer le courrier et les mails, filtrer les appels téléphoniques
- Assurer le classement et l'archivage
- Aider au suivi de l'inventaire des matériels et équipements des services
- Aider à préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de fonctionnement, d'investissement et de personnels) des services, dans un contexte annuel et pluriannuel ; participer aux réunions budgétaires
- Identifier et respecter/faire respecter les échéances du calendrier budgétaire, effectuer un suivi régulier et analyser les données (extractions, tableaux de bord) ; alerter en cas de risque identifié
- S'informer/informer les services sur les sujets achats, marchés et procédures du domaine à respecter, en appui sur l'acheteur du centre et le service dépenses
- Réaliser et suivre les achats, collecter ou faire établir les devis, saisir les précommandes (DA) dans les outils de gestion, suivre les livraisons, constater le service fait, orienter les prestataires/fournisseurs vers les services dédiés en cas de nécessité
- Gérer les déplacements : informer sur la réglementation liée aux missions, conseiller et effectuer des recherches de billetterie et hébergement, aider à l'utilisation des outils et plateformes dédiées, accompagner pour les formalités de retour de mission.
- Contribuer à l'organisation de la vie interne des services : organiser les réunions de service, les séminaires de services, utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence
- Proposer et organiser des moments de convivialité
- Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants (bureau, poste de travail, accès aux outils, présentation des outils du quotidien)
- Suivre le calendrier collectif des services, les absences/congés, le télétravail, les déplacements
- Renseigner et accueillir les interlocuteurs externes et les visiteurs
- Assister les responsables des services sur la vigilance à avoir quant à l'ambiance des services et la bonne inclusion de tous ; alerter sur les anomalies de fonctionnement.
- Assurer l'interface des services avec les différents acteurs internes et externes
- Rédiger et mettre à jour les supports de communication (intranet, wiki, pages web...), promouvoir les réalisations des services par la diffusion d'actualités
- Rédiger et diffuser des documents (courriers, notes, rapports, procédures, comptes rendus, ...)
- Contribuer à l'élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés publics, saisie des demandes d'achat, services faits)
- Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes: planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions
- Assurer le classement et l'archivage
- Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction
publique - Avoir une connaissance de base sur l'environnement de la recherche
- Connaître les grands principes de gestion budgétaire et financière
- En trajectoire : langue anglaise niveau A1 à A2 (CECRL)
- Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, intranet, messagerie)
- Maîtriser les techniques d'assistanat administratif
- Savoir appliquer les procédures administratives
- Savoir s'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
- Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Savoir mettre en oeuvre les techniques de reporting
- Savoir suivre et exploiter des tableaux de bord
- Être disponible et à l'écoute
- Être autonome (faire preuve d'initiative, avoir le sens des responsabilités)
- Savoir travailler en équipe et en réseau
- Être rigoureux(se)
- Savoir respecter la confidentialité
- Avoir le sens du service
- Avoir l'esprit d'équipe
- Faire preuve d'un bon relationnel, avoir le sens de l'accueil
- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
- Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
- Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Accès à la formation professionnelle
- Sécurité sociale
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Assistant(E) Commercial(E) Service Clients
il y a 2 semaines
TELEDYNE OLDHAM SIMTRONICS Arras, France**Teledyne Oldham Simtronics : Un leader mondial de la sécurité et de la détection de gaz et de flammes.** · Fondée en 1840, Oldham fabrique depuis 1946 des équipements de détection de gaz. Depuis le 1er JANVIER 2019, Oldham et Simtronics ont fusionné. Depuis le 01er Août 2019, O ...
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Assistant(E) Service Accords Garage
il y a 3 semaines
DLM Location de Véhicules Vitry-en-Artois, France**OFFRE DE POSTE**: · **Assistant(e) Service Accords Garage** · **DLM **est le 1er loueur de véhicules indépendant en France, **250 collaborateur**s sur le territoire national, l'entreprise familiale s'est construite en 1969 autour d'une forte culture tournée vers les hommes et d ...
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Assistant(E) Service Accords Garage
il y a 2 semaines
DLM Location de Véhicules Vitry-en-Artois, France**OFFRE DE POSTE**: · **Assistant(e) Service Accords Garage** · **DLM **est le 1er loueur de véhicules indépendant en France, **250 collaborateur**s sur le territoire national, l'entreprise familiale s'est construite en 1969 autour d'une forte culture tournée vers les hommes et d ...
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Assistant ou Assistante de Service Social
il y a 2 semaines
SNCF Transverse Valenciennes, France**Description de l'employeur** · Le groupe SNCF est l'un des premiers acteurs mondiaux de transport de voyageurs et de logistique de marchandises. · SNCF propose aux voyageurs des solutions de transport collectif intégrées et adaptées à la mobilité de chacun. SNCF contribue ainsi ...
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Assistant de Service Social
il y a 2 semaines
ALEFPA CMPP Decroly 3 Anzin, FranceL'A.L.E.F.P.A. recrute pour le CMPP (Centre Médico-Psycho-Pédagogique) DECROLY 3 à ANZIN, établissement recevant en consultation des jeunes de 0 à 20 ans · 1 Assistant(e) de Service Social (H/F) en CDI à 0,75 ETP · à pourvoir rapidement · Rémunération selon CCN66 · Au sein d'une ...
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Assistant Service Achats
il y a 2 semaines
SSI Service Saint-Aubin, FranceDepuis plus de 50 ans, sous l'impulsion de femmes et d'hommes conscients des enjeux de la détection et de la protection incendie, SSI Service est l'expert multimarque en solutions de sécurité incendie. Gage de compétences et de savoir-faire, SSI Service est certifiée APSAD I7/F7, ...
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Un(e) Assistant(e) de Service Social
il y a 2 semaines
GAPAS Marcq-en-Barœul, FrancePrésentation du Gapas · Le Gapas propose diverses formes d'accompagnement pour des personnes en situation de handicap, enfants et adultes, à travers la gestion de 40 établissements et services sociaux et médico-sociaux dans les Hauts-de-France et L'Ile-de-France. Sa raison d'êtr ...
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Un(e) Assistant(e) de Service Social
il y a 10 heures
GAPAS Marcq-en-Barœul, FrancePrésentation du Gapas · Le Gapas propose diverses formes d'accompagnement pour des personnes en situation de handicap, enfants et adultes, à travers la gestion de 40 établissements et services sociaux et médico-sociaux dans les Hauts-de-France et L'Ile-de France. Sa raison d'êtr ...
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Assistant Services Généraux
il y a 2 semaines
ALSTOM Valenciennes, FranceReq ID:418672 · À la tête des entreprises qui s'engagent vers un avenir plus vert, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui apportent les fondements durables pour l'avenir des transports. Notre portefeuille de produits s'étend des trains à grande vitesse, m ...
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Un(e) Assistant de Service Social
il y a 2 semaines
GAPAS Marcq-en-Barœul, FrancePrésentation du Gapas · Le Gapas propose diverses formes d'accompagnement pour des personnes en situation de handicap, enfants et adultes, à travers la gestion de 40 établissements et services sociaux et médico-sociaux dans les Hauts-de-France et L'Ile-de-France. Sa raison d'êtr ...
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Assistant(E) Social(E)
il y a 1 semaine
Centre Hospitalier de Valenciennes Valenciennes, France**A propos de Nous**: · Le Centre Hospitalier de Valenciennes est une structure de santé comptant près de 5000 salariés. · Avec près de 2000 lits, le CHV est le 1er Centre hospitalier général de France et le 3ème hôpital de la région Hauts de France, après le CHRU de Lille et le ...
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Assistant(E) Ménager(E)
il y a 2 semaines
Maison et Services 63 Beaumont, FranceMAISON & SERVICES recherche un(e) assistant(e) ménagèr(e) pour le secteur de Beaumont et ses alentours en CDI à TEMPS PARTIEL évolutif. · Au domicile des particuliers, vous assurez l'entretien de la maison suivant le cahier des charges défini entre l'entreprise et le client: · - ...
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Assistant de Service Social
il y a 1 semaine
ESAT DU RAQUET - Aide par le travail Sin-le-Noble, France**Missions **:Rattaché(e) au Chef de service de l'ESAT du Raquet, vous proposez un accompagnement sur le champ social et professionnel en fonction des besoins des Travailleurs Handicapés et des résidents. Vous: · - Évaluez la situation et les besoins de la personne en tenant comp ...
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Assistant(E) Achat Import
il y a 1 semaine
Derichebourg interim Auchy-lez-Orchies, FranceVous êtes unique et nous avons à cœur d'apporter un suivi personnalisé à chacun. C'est la raison pour laquelle, chaque jour, plus de 5 000 de nos collaborateurs nous font confiance et travaillent chez nos clients · Notre réseau d'agences implantées dans les grandes villes de Fra ...
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Assistant-e Commercial-e
il y a 1 semaine
Orpi Valenciennes, France**Orpi : qui sommes-nous ?** · Orpi, leader des réseaux immobiliers en France avec plus de 1 350 agences et 8 000 collaborateurs, se développe et recrute des · Et si vous veniez apporter votre pierre à l'édifice ? · Travailler chez Orpi, c'est avant tout mettre son énergie au s ...
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Assistant Services Techniques
il y a 2 semaines
ECONOCOM France Villeneuve-d'Ascq, Nord, FranceNous vous invitons à relever de nouveaux challenges et à évoluer sur des projets d'expertise et d'innovation en prenant part à l'aventure Econocom. · A travers sa marque Workplace Infra Innovation , le groupe Econocom s'affirme comme la première entreprise du digital en Europe, ...
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Alternant(E) Assistant(E)
il y a 1 semaine
TOYOTA BOSHOKU SOMAIN Somain, FranceTOYOTA BOSHOKU SOMAIN, entité du groupe international TOYOTA BOSHOKU CORPORATION personnes pour 106 usines dans le monde), est un acteur majeur dans l'industrie automobile, spécialisé dans la fabrication en flux synchrone (Juste-à-temps) des équipements intérieurs pour nos client ...
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Assistant Administratif Et Service Clients
il y a 3 semaines
Acting RH Grenay, FranceNotre client, parking privé et sécurisé à proximité de l'aéroport de Lyon Saint Exupéry proposant un service de navette recherche dans le cadre de son développement un **Assistant Administratif et Service Clients (F/H)**. · **Description du poste**: · Rattaché(e) au Responsable A ...
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Assistant Administratif Service Technique
il y a 2 semaines
Dafy Moto Beaumont, FranceDafy, recrute, un/e Assistant administratif service technique H/F. · Vous intégrez une entreprise où la détermination, l'innovation, l'esprit d'équipe et la satisfaction client, sont des éléments qui constituent les valeurs fortes mais surtout incarnées par tous au sein du Groupe ...
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1 Assistant de Service Social
il y a 1 semaine
L'APEI les Papillons blancs du Douaisis Dechy, France**1 Assistant de service social (H/F)** · **CDD - Temps partiel** · **Entre 2 établissements** · Missions · - Accueillir, informer, évaluer, orienter et proposer un accompagnement social à la personne, sa famille et/ou ses proches-aidants en cohérence avec le projet personnalisé, ...
Assistant-e de service - Villeneuve-d'Ascq, France - INRIA
Description
Contexte et atouts du poste
L'assistant(e) de service(s)apporte un support administratif polyvalent aux responsables et aux membres du ou des service(s) dont elle/il a la charge. Elle/il facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs. Elle/il contribue à l'organisation de la vie du ou des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.Mission confiée
Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l'Université de Lille et fonctionnellement au(x) responsable(s) des services dont elle/il a la charge, l'assistant(e) apportera un support administratif au(x) responsables et aux membres des services. Elle/il participera aux activités du/des services qui lui seront attribués en leur apportant son concours en matière organisationnelle et en veillant à la bonne application des règles budgétaires, financières et administratives. En fonction du contexte, de l'environnement et de l'organisation du travail, elle/il pourra être amené(e) à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques au(x) service(s). Le portefeuille de services de l'assistant(e) est appelé à évoluer dans le temps, en fonction des contraintes organisationnelles. Elle/il contribuera aux actions et à la continuité de service, de manière fluide, au sein du collectif des assistant(e)s de services du centre (4 assistant-e-s de services).
Principales activités
Assistanat administratif :
Gestion financière et budgétaire :
Organisation et fonctionnement des services :
Communication
Compétences
Savoir
Savoir-faire
Savoir-être
Avantages
Rémunération
Rémunération selon le profil
