Ou Une Secrétaire Médico-sociale - Ostwald, France - Collectivité européenne d'Alsace

Collectivité européenne d'Alsace

Entreprise vérifiée

Ostwald, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Missions

La Direction de l'Action Sociale de Proximité s'inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d'action médico-sociale dans le Bas-Rhin.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d'un accueil inconditionnel et humain ainsi que l'accompagnement globale de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l'observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.

Au sein d'une Equipe Territoriale Médico-Sociale et en articulation avec les professionnels de l'UTAMS, le/la secrétaire médico-sociale assure l'accueil et le secrétariat du public et des partenaires.
Il/elle réalise l'ensemble des activités de secrétariat des professionnels médico-sociaux composant l' UTAMS.
Il/elle participe, sous la responsabilité du responsable d'équipe, à la mise en oeuvre de la mission d'action sociale de proximité par des actions liées au projet de service.

Fonction

Son activité se décline comme suit:
**ACCUEIL**:

- Accueille, identifie la demande, informe le public (physique et téléphonique) et oriente vers le professionnel compétent interne ou externe et apporte une réponse directe (renseignements démarches administratives et aide à la complétude de dossiers)
- Evalue la situation selon son degré d'urgence, collecte les informations
- Apporte une première réponse à l'usager (information, orientation et proposition de rendez-vous)
- Assure la circulation de l'information et transmet les messages aux destinataires concernés au sein de l' UTAMS
- Contribue à la qualité de service rendu à l'usager
- Gère le planning de rendez-vous des travailleurs médico-sociaux

**SECRETARIAT**:

- Assure le traitement et la mise en forme d'écrits réalisés au sein de l'UTAMS : rédaction de notes, d'enquêtes, de rapports, de relevés de décision, de compte-rendu de réunions, de courriers...
- Assure des tâches bureautiques de : classement, archivage, mise à jour et exploitation des fichiers manuels et informatiques
- Traite le courrier et les demandes d'enquête de la réception, à l'enregistrement jusqu'à l'affranchissement du courrier
- Assure l'instruction, la saisie et le suivi administratif de dossiers et de documents administratifs : demande de RSA, de Fonds d'Aide aux Jeunes, des demandes financières d'Aide Sociale à l'Enfance et autres formulaires d'accès à des droits administratifs
- Réalise ou participe à l'élaboration d'outils favorisant le fonctionnement d'équipe et de service
- Contribue à la coordination et à la collaboration avec les partenaires territoriaux
- Gère les moyens logistiques, véhicules de service, bâtiments, mobilier, bureautique, réservation et préparation de salle

**GESTION**:

- Gère les dispositifs tels que : AFASE, AED, TISF etc
- Etablit l'ordre du jour, le déroulé et le compte rendu des commissions d'attributions d'aide
- Complète les outils relatifs au suivi et à la gestion des budgets
- Gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux et du responsable d'équipe territoriale médico-sociale
- Participe à la mise à jour de la documentation et veille à la disponibilité des documents administratifs nécessaires à l'activité des UTAMS
- Peut renseigner et mettre à jour:

- différents documents de communication interne (site Intranet et plaquette d'information UTAMS)
- les outils relatifs à la gestion des ressources humaines de l'équipe territoriale médico-sociale et assurer un suivi des situations, en lien avec la secrétaire assistante référent Ressources Humaines
- les outils relatifs à la gestion des crédits déconcentrés

**COLLABORATION ET COORDINATION**:

- Contribue à l'accueil et à la formation des nouveaux agents accueillis à l'UTAMS (professionnels ou stagiaires)
- Collabore avec tous les partenaires de l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous

Profil recherché

**Savoir**:

- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook)
- Maîtrise des techniques de communication écrite et orale
- Maîtrise de l'orthographe et capacité rédactionnelle
- Bonne connaissance de la législation sociale et protection de l'enfance

**Savoir-faire**:

- Analyser la demande et évaluer l'urgence
- Contribue et partage les informations au sein du secrétariat
- Facultés d'adaptation rapide aux exigences du métier
- Sens de l'organisation
- Capacité d'initiative
- Rigueur et soin dans son travail
- Fiabilité et rapidité d'exécution
- Capacité à se situer dans l'institution

**Savoir-être**:

- Sens de l'accueil et des relations
- Ouverture d'esprit
- Souplesse et